Mengapa Anda ingin mengirim email profesional? Ada sejumlah alasan. Anda dapat mengirimkan surat lamaran Anda ke perusahaan yang potensial, surat terima kasih kepada rekan yang setuju untuk menjadi referensi, surat pengunduran diri kepada atasan Anda saat ini, atau permintaan untuk surat rekomendasi.
Anda mungkin memiliki alasan lain untuk mengirim email non-pribadi, dan pada kenyataannya, itu ide yang baik untuk memastikan semua email Anda terorganisir dan profesional. Inilah yang harus dimasukkan dalam pesan Anda, apa yang tidak termasuk, dan cara menutup, menandatangani dan mengirim pesan email Anda.
Pedoman Pesan Email Profesional
Tinjau langkah-langkah ini untuk menulis email profesional berkualitas tinggi, dan Anda akan selalu memberi kesan hebat pada penerima:
- Baris Subjek: Baris subjek harus secara ringkas menyampaikan tujuan Anda untuk menulis. Baris subjek Anda dapat sesederhana "Terima Kasih" atau "Permintaan untuk Rekomendasi."
- Ucapan: Bahkan jika Anda menulis email yang sangat singkat, sertakan ucapan. Jika Anda tahu nama orang itu, masukkan itu. Kecuali Anda menggunakan nama depan dengan orang tersebut, hubungi mereka dengan judul mereka.
- Panjang: Simpan email Anda sesederhana mungkin. Orang cenderung mengabaikan email panjang, jadi hanya sertakan informasi penting.
- Style Font: Hindari font yang berwajah, lucu, atau berwarna; ini hanya mengalihkan perhatian penerima dari pesan Anda yang sebenarnya. Hindari terlalu banyak menggunakan huruf tebal dan huruf miring juga, yang membuat email terlihat berantakan. Jangan menulis dalam huruf kapital semua juga; ini muncul sebagai marah atau terlalu bersemangat dalam email.
- Emotikon: Jangan menyertakan emotikon dalam email profesional; simpan ini untuk korespondensi pribadi.
- Ejaan dan Tata Bahasa: Hanya karena Anda menulis email tidak berarti Anda harus ceroboh tentang ejaan dan tata bahasa. Edit email Anda dengan hati-hati sebelum mengirimnya. Pesan bebas kesalahan memberi tahu penerima bahwa email Anda harus dianggap serius.
- Penutup: Tutup dengan singkat, "Terima kasih," "Terbaik," atau pengalihan sederhana lainnya, lalu nama Anda. Sebagian besar akun email memungkinkan Anda menanamkan tanda tangan dengan nama, judul, dan informasi kontak Anda ke setiap email. Ini adalah cara yang hebat untuk membuat setiap korespondensi menjadi lebih profesional.
Tips Pesan Email Profesional Tambahan
Setelah Anda menulis surel, ikuti semua langkah ini sebelum Anda mengklik tombol "kirim":
- Pastikan Pesan Anda Selesai: Periksa kembali untuk memastikan baris Subjek email Anda diisi, Anda telah menyertakan tanda tangan , Anda mengirim pesan ke orang yang tepat untuk dihubungi, dan Anda telah mengisi kolom Bcc untuk mengirim salin ke diri Anda sehingga Anda memiliki catatan pesan email.
- Bukti Pesan Email Anda: Sebelum Anda menekan kirim, pastikan Anda memeriksa ejaan dan memeriksa tata bahasa dan kapitalisasi Anda. Mereka sama pentingnya dalam korespondensi pencarian pekerjaan email karena mereka dalam surat kertas.
- Kirim Pesan Email Tes: Sebelum Anda benar-benar mengirim email Anda, kirim pesan ke diri Anda terlebih dahulu untuk memeriksa apakah pemformatan berfungsi dan tidak ada yang tampak tidak pada tempatnya. Jika semuanya terlihat baik, lanjutkan dan kirim email ke perusahaan atau individu yang Anda hubungi.
- Kirim Salinan Pesan Email ke Diri Anda: Gunakan kolom Bcc untuk mengirim salinan pesan email ke diri Anda sendiri sehingga Anda memiliki catatan ketika Anda mengirim pesan dan kepada siapa Anda mengirimnya. Anda juga dapat menemukan informasi ini di folder terkirim Anda.
- Mengarsipkan Salinan Anda: Dengan banyak program email, Anda dapat mengirim folder untuk mempermudah menemukan email-email lama yang penting. Siapkan folder untuk semua email pencarian kerja Anda dan kirimkan salinan pesan email yang Anda kirim ke folder pencarian kerja Anda.
Periksa Email Anda Secara Teratur
Waktu adalah esensi ketika Anda sedang mencari pekerjaan, jadi penting untuk memeriksa email Anda secara teratur dan sering sehingga Anda tidak kehilangan peluang penting apa pun. Paling tidak, periksa email Anda di pagi dan siang hari, sehingga Anda punya waktu untuk merespons secara tepat waktu ke pesan yang Anda terima.
Hari-hari ini, memiliki smartphone dapat mempermudah memeriksa email Anda ke mana pun Anda pergi dan kapan pun Anda mau - tidak lagi melayang di atas komputer Anda. Bahkan, Anda bisa mendapatkan notifikasi untuk pesan email baru, sehingga Anda dapat membacanya segera setelah mereka masuk ke kotak masuk Anda.