Yang Anda pilih tergantung pada siapa Anda berkomunikasi dengan, dan tujuan korespondensi Anda. Email lebih cepat dan mudah, tetapi beberapa pesan email tidak pernah dibuka dan, tergantung pada siapa Anda menulis dan mengapa Anda menulis, Anda mungkin diminta untuk mengirim surat yang diketik dan ditandatangani atau mengunggahnya secara online.
Surat Profesional dan Pedoman Penulisan Email
Terlepas dari cara Anda berkomunikasi, surat yang ditulis dengan baik mencakup beberapa bagian, apa yang Anda sertakan di setiap bagian dan bagaimana dokumen diformat akan bergantung pada apakah Anda mengirim surat yang diketik atau pesan email.
Berikut adalah panduan untuk menulis surat dan pesan email, termasuk cara menulis, memformat, dan mengoreksi surat Anda, dengan contoh berbagai jenis surat bisnis.
Apa yang Harus Disertakan dalam Surat atau Email
Panduan menulis surat ini mencakup apa yang harus dicantumkan di setiap bagian surat, cara mengalamatkan dan menandatangani komunikasi email, format surat dan tata letak yang diketik, serta contoh dan template.
Bagian dari Surat
- Kontak informasi
- Salutation (Ucapan)
- Tubuh Surat
- Penutupan
- Tanda tangan
Kontak informasi
Bagaimana Anda memasukkan informasi kontak Anda akan berbeda berdasarkan pada bagaimana Anda mengirim surat Anda. Saat Anda mengirim pesan email, informasi kontak Anda akan berada di bagian akhir pesan, bukan di bagian atas halaman.
Inilah yang harus disertakan dan contoh untuk huruf dan email yang diketik.
Contoh Penghormatan
Salam adalah bagian ucapan surat Anda. Berikut ini daftar contoh-contoh salam surat yang bekerja dengan baik untuk korespondensi profesional.
Tubuh Surat
Isi surat Anda akan mencakup beberapa paragraf.
Paragraf pertama harus mencakup pendahuluan dan penjelasan singkat tentang alasan Anda menulis. Paragraf kedua (dan setiap paragraf berikut) harus menjelaskan lebih lanjut alasan Anda untuk menulis. Paragraf terakhir harus meminta tindakan dari pembaca, jika Anda meminta sesuatu, atau menyatakan bagaimana Anda akan menindaklanjuti.
Pastikan bahwa tujuan surat Anda jelas. Pembaca perlu mengetahui apa yang Anda minta dan bagaimana mereka dapat membantu Anda. Atau, jika Anda menawarkan layanan atau bantuan apa yang dapat Anda berikan kepada pembaca.
Penutupan
Sebuah surat ditutup dengan istilah seperti "Hormat kami" atau "Hormat kami" yang diikuti dengan koma, kemudian tanda tangan Anda jika Anda mengirim surat yang diketik. Jika Anda mengirim pesan email, cukup ketik nama Anda setelah penutupan. Berikut adalah daftar contoh penutup surat yang sesuai untuk korespondensi bisnis dan pekerjaan terkait.
Tanda tangan
Sentuhan akhir pada surat Anda adalah tanda tangan Anda, yang, dalam pesan email, akan menyertakan informasi kontak Anda.
Cara Menanggapi Surat
Penting untuk berbicara kepada individu yang Anda tulis secara formal, kecuali Anda mengenal mereka dengan sangat baik. Berikut ini cara menyampaikan surat termasuk informasi umum yang dapat Anda gunakan jika Anda tidak memiliki orang penghubung di perusahaan.
Memformat Korespondensi Anda
Setelah Anda memiliki semua informasi yang perlu Anda sertakan, tinjau format standar yang digunakan untuk huruf dan pesan email:
Pedoman Menulis Surat
Langkah selanjutnya adalah memoles surat Anda, sehingga ada banyak ruang antara paragraf dan bagian atas dan bawah halaman. Anda juga akan ingin memilih gaya dan ukuran font yang dapat dibaca, profesional. Apa yang Anda katakan akan bergantung pada alasan Anda menulis, jadi pastikan untuk menyesuaikan surat Anda agar sesuai dengan situasi pribadi dan profesional Anda.
Berikut ini panduan langkah demi langkah untuk menulis berbagai jenis huruf berbeda, termasuk margin halaman, font, spasi, dan detail tentang apa yang harus disertakan, bersama dengan contoh masing-masing.
- Cara Menulis Surat Referensi
- Cara Menulis Surat Pengunduran Diri
- Cara Menulis Surat Terima Kasih
- Pesan LinkedIn dan Panduan Undangan
- Pedoman Pesan Email Profesional
Contoh dan Template
Menggunakan templat adalah cara yang bagus untuk memulai surat atau pesan email Anda sendiri karena Anda memulai dengan format dasar di tempat. Cukup isi informasi Anda di bagian surat yang sesuai.
Melihat contoh juga membantu, karena Anda akan mendapatkan ide tentang apa yang harus dikatakan dalam korespondensi Anda sendiri.
Contoh Surat
Contoh surat termasuk surat bisnis, surat pengantar, surat wawancara terima kasih, surat tindak lanjut, penerimaan pekerjaan dan surat penolakan, surat pengunduran diri, surat penghargaan, surat bisnis, dan lebih banyak contoh surat dan templat.
Contoh Pesan Email
Contoh pekerjaan, pencarian kerja dan email bisnis, ditambah template email, contoh pesan yang diformat, dan baris subjek, salam dan contoh tanda tangan.
Proofread dan Periksa Ejaan
Akhirnya, sebelum Anda mencetak atau mengunggah surat Anda atau mengirim pesan email Anda, periksa ejaan, pemeriksaan grammar, dan mengoreksinya. Sebuah petunjuk untuk memastikan tidak ada kesalahan adalah membacanya dengan keras. Anda mungkin memperhatikan kesalahan yang tidak Anda tinjau dengan melihatnya.
Artikel Terkait: Surat Penghormatan dan Salam