Baca di bawah ini untuk tips tentang cara menulis surat referensi, serta bahan apa yang diminta kandidat, dan kapan mengatakan tidak (dan bagaimana mengatakan tidak) menulis surat untuk seseorang.
Apa itu Surat Referensi?
Surat referensi, juga dikenal sebagai surat rekomendasi, adalah surat yang berbicara kepada pengalaman kerja, keterampilan, keahlian, kualitas pribadi, dan / atau kinerja akademik seseorang. Ini ditulis oleh mantan majikan, kolega, klien, guru, atau orang lain yang dapat berbicara positif tentang orang itu.
Kapan Anda Perlu Surat Referensi
Anda perlu surat referensi, biasanya sekitar tiga dari mereka, kapan Anda melamar pekerjaan, magang, posisi sukarelawan, perguruan tinggi, dan program sekolah pascasarjana. Surat referensi adalah dukungan positif dari keterampilan dan atribut Anda, yang ditulis oleh seseorang yang akrab dengan pekerjaan, karakter, dan pencapaian Anda.
Surat referensi menjelaskan mengapa pembaca harus memilih Anda, dan apa yang membuat Anda memenuhi syarat untuk kesempatan yang Anda lamar. Surat dapat diminta oleh organisasi yang mempertimbangkan individu untuk pekerjaan atau penerimaan di sebuah lembaga, atau mereka dapat ditawarkan oleh pencari kerja atau pelamar.
Apa yang Disertakan dalam Surat Referensi
Surat referensi adalah dukungan positif dari keterampilan dan atribut Anda. Ini menjelaskan mengapa pembaca harus memilih Anda dan apa yang membuat Anda memenuhi syarat untuk kesempatan yang Anda lamar.
Surat referensi profesional biasanya ditulis oleh pengawas, kolega, klien, guru, atau profesor yang kenal baik dengan pencapaian Anda dalam pengaturan jenis pekerjaan.
Biasanya mencakup deskripsi posisi dan tanggung jawab Anda, durasi waktu Anda di perusahaan, dan kemampuan, kualifikasi, dan kontribusi Anda kepada organisasi.
Karakter, atau surat referensi pribadi dapat ditulis oleh teman keluarga, mentor atau tetangga yang dapat membuktikan sifat-sifat yang akan menjadikan Anda kandidat yang baik untuk posisi yang Anda cari. Ini menjelaskan bagaimana penulis mengenal Anda dan mendiskusikan atribut pribadi Anda seperti yang akan mereka terapkan dalam pengaturan pekerjaan.
Apa yang Harus Dilakukan Sebelum Menulis Surat Referensi
Pikirkan sebelum mengatakan "Ya." Sebelum menyetujui untuk menulis surat, pastikan Anda merasa bahwa Anda dapat menulis surat referensi positif untuk orang ini. Jika Anda tidak mengenal orang itu dengan baik, atau tidak berpikir Anda dapat berbicara sangat banyak tentang keterampilan atau kemampuan seseorang, tidak masalah untuk menolak permintaan untuk rekomendasi . Bahkan, lebih baik mengatakan tidak menulis rekomendasi daripada menulis referensi negatif untuk orang tersebut. Anda bisa tidak jelas ketika Anda menolak permintaan, hanya dengan mengatakan "Saya tidak merasa saya akan menjadi orang terbaik untuk menulis rekomendasi kepada Anda." Jika memungkinkan, sarankan orang lain yang mungkin mereka tanyakan.
Minta informasi. Sebaiknya tanyakan kepada orang itu salinan resume atau CV mereka, bahkan jika Anda sudah mengenalnya sejak lama.
Mereka mungkin memiliki akreditasi atau prestasi baru, dan Anda ingin memberikan sebanyak mungkin informasi terkini. Ini juga akan membantu memberi Anda panduan untuk digunakan saat menulis surat.
Jika surat referensi untuk kesempatan kerja tertentu, juga minta salinan posting pekerjaan. Demikian pula, jika surat referensi untuk sekolah atau program tertentu, mintalah beberapa informasi di sekolah. Semakin banyak informasi yang Anda miliki, semakin mudah untuk menulis surat itu.
Dapatkan semua detailnya. Bersamaan dengan meminta informasi tentang kandidat, dapatkan semua informasi yang Anda butuhkan tentang cara mengirim surat. Tanyakan kepada siapa Anda harus mengirim surat itu, kapan tenggat waktunya, dan format apa surat itu harus masuk. Juga tanyakan apakah ada hal khusus yang sekolah atau majikan ingin Anda sertakan dalam surat Anda.
Apa yang Harus Disertakan dalam Surat Referensi
Kecuali kandidat memberi Anda formulir untuk menulis rekomendasi Anda, Anda harus menulis referensi sebagai surat resmi. Surat referensi harus dimulai dengan Anda dan informasi kontak majikan (nama, alamat, nomor telepon, email) diikuti oleh tanggal. Jika ini adalah email dan bukan surat yang sebenarnya, sertakan informasi kontak Anda di akhir surat, setelah tanda tangan Anda .
Informasi Kontak dan Ucapan: Jika Anda menulis surat kepada individu atau komite perekrutan, sertakan informasi kontak mereka di bagian atas surat dan dalam ucapan Anda. Jika Anda menulis surat umum, Anda dapat menulis surat ke " Kepada siapa pun yang berkepentingan " atau hanya memulai surat Anda dengan paragraf pertama.
Salutation: Mulailah surat Anda dengan "Dear Mr./Ms. Last Name." Jika Anda tidak tahu nama belakang pemberi kerja, cukup tulis, "Hai Manajer Perekrutan." Jika kandidat mendaftar ke program akademik, Anda dapat menulis "Dear Admissions Committee."
Pendahuluan: Jelaskan hubungan Anda dengan orang yang Anda ajukan surat itu. Anda dapat menyertakan berapa lama Anda mengenal orang tersebut. Kemudian jelaskan mengapa Anda menulis surat itu. Pastikan untuk memasukkan nama perusahaan, pekerjaan, sekolah, atau peluang yang diterapkan oleh orang tersebut. Misalnya, "Saya telah menjadi supervisor James Smith di Perusahaan XYZ selama lima tahun terakhir. Saya senang merekomendasikan dia untuk posisi kepala akuntan di Perusahaan ABC.
Gambaran Umum Tubuh: Dalam tubuh surat itu, sertakan informasi spesifik tentang karakteristik pribadi kandidat (kreativitas, kesabaran, kepercayaan diri, dll.), Keterampilan khusus (keterampilan komunikasi yang sangat baik, keterampilan organisasi , dll.). Harus sespesifik mungkin.
Paragraf Pertama: Paragraf pertama dari surat referensi menjelaskan hubungan Anda dengan orang yang Anda rekomendasikan, termasuk bagaimana Anda mengetahuinya, dan mengapa Anda memenuhi syarat untuk menulis surat referensi untuk merekomendasikan pekerjaan atau lulus sekolah. Sebutkan hubungan (pribadi atau profesional) yang Anda miliki dengan orang yang Anda rekomendasikan.
Paragraf Kedua (dan Ketiga, dan Keempat)
Paragraf tengah surat referensi berisi informasi tentang orang yang Anda tulis, termasuk mengapa mereka memenuhi syarat, dan apa yang dapat mereka sumbangkan. Jika perlu, gunakan lebih dari satu paragraf untuk memberikan detail. Jadilah spesifik dan bagikan contoh mengapa orang ini adalah kandidat yang memenuhi syarat. Jika Anda bisa, kaitkan contoh spesifik di mana Anda mengamati orang tersebut berhasil menggunakan keterampilan yang diperlukan untuk posisi tersebut.
Coba gambarkan kualitas dan keterampilan yang berhubungan dengan pekerjaan , sekolah, atau peluang tertentu. Misalnya, jika orang tersebut melamar pekerjaan sebagai manajer, fokuslah pada kepemimpinan dan keterampilan berkomunikasi seseorang .
Penutupan Surat
Pada paragraf penutup, tawarkan untuk memberikan lebih banyak informasi dan sertakan informasi kontak Anda (telepon dan email) sehingga Anda tersedia untuk memberikan rekomendasi lisan, atau menjawab pertanyaan lebih lanjut jika perlu. Anda mungkin juga mengulangi bahwa Anda merekomendasikan orang ini "sepenuh hati" atau "tanpa reservasi."
Tanda Tangan: Akhiri surat dengan tanda tangan Anda, tulisan tangan, diikuti dengan nama Anda yang diketik. Jika ini adalah email, cukup sertakan nama yang diketik Anda, diikuti dengan informasi kontak Anda. Beginilah cara mengakhiri surat dengan contoh penutupan bisnis.
Rekomendasi Panjang Surat, Format, dan Font
Sebelum Anda Mulai Menulis Surat: Minta kandidat untuk mengirimkan resume, transkrip, CV, atau materi lainnya yang akan membantu Anda mendeskripsikan orang tersebut secara akurat. Anda juga dapat meminta penjelasan tentang posisi yang dia terapkan, dan informasi tentang perusahaan. Semakin banyak informasi yang Anda miliki, semakin mudah untuk menulis rekomendasi yang kuat.
Panjang: Surat rekomendasi harus lebih dari satu atau dua paragraf; sepucuk surat pendek ini menunjukkan bahwa Anda tidak mengenal orang itu dengan baik atau tidak sepenuhnya mendukungnya. Namun, Anda ingin menjaga agar surat ringkas dan fokus pada beberapa poin utama, jadi hindari menulis lebih dari satu halaman. Tiga atau empat paragraf yang menjelaskan bagaimana Anda mengenal orang itu dan mengapa Anda merekomendasikannya adalah panjang yang sesuai.
Format: Surat rekomendasi harus spasi tunggal dengan spasi di antara setiap paragraf. Gunakan sekitar 1 "margin untuk bagian atas, bawah, kiri, dan kanan halaman, dan sejajarkan teks Anda ke kiri (penyelarasan untuk sebagian besar dokumen).
Font: Gunakan font tradisional seperti Times New Roman, Arial, atau Calibri. Ukuran font harus antara 10 dan 12 poin, sehingga mudah dibaca. Menyesuaikan ukuran font adalah cara yang baik untuk menyimpan surat Anda ke satu halaman.
Edit: Pastikan untuk membaca surat Anda sebelum mengirimnya. Anda dapat meminta orang lain mengedit surat itu, tetapi menyembunyikan nama kandidat untuk menjaga privasinya.
Tinjau Contoh
Dear Ibu Johnson,
Saya senang merekomendasikan Sarah Jones untuk posisi manajer pemasaran digital di Saber Marketing & PR. Sebagai direktur pemasaran di A & B Media, saya merasa senang bekerja sebagai pengawas Sarah ketika dia bekerja di sini sebagai rekan pemasaran. Bertanggung jawab, tepat waktu dan sangat cerdas, Sarah adalah salah satu talenta terbaik di A & B Media, dan saya benar-benar mendukung kualifikasi dan keahliannya.
Saya terus terkesan dengan pengetahuan yang dia bawa ke meja dan dedikasinya untuk tetap berada di atas yang terbaru di lapangan. Sarah menggabungkan keterampilan analisis yang tajam dengan intuisi yang kuat, dan saya selalu tahu saya dapat mengandalkannya untuk memenuhi tenggat waktu dan melampaui harapan kami. Selama dua tahun bersama kami, ia mencapai banyak pencapaian, dari meningkatkan keterlibatan media sosial kami hingga 20%, untuk menurunkan rasio pantul situs kami sebesar 10%, untuk meningkatkan ROI kami di kampanye digital sebesar 15%.
Sementara kecerdasan profesional Sarah sangat berharga bagi A & B Media, dia juga pemain tim yang luar biasa. Optimis, menarik, dan mudah bergaul dengan, Sarah benar-benar senang berada di kantor dan memupuk banyak hubungan positif di dalam departemen kami maupun di seluruh perusahaan.
Dengan yang mengatakan, saya sangat yakin dengan rekomendasi saya dan percaya bahwa Sarah akan sangat cocok untuk Saber Marketing & PR. Jika Anda ingin berbicara lebih lanjut tentang pengalaman saya bekerja dengan Sarah, silakan email saya di melissa@abmedia.com atau hubungi saya di 555-555-5555.
Hormat saya,
Melissa Bradley
Direktur Pemasaran
A & B Media
melissa@abmedia.com
555-555-5555
Memformat Surat Anda
Jika Anda mengirim surat ke majikan atau sekolah, pastikan untuk mengikuti format surat bisnis yang tepat. Ini termasuk daftar informasi kontak Anda, tanggal, dan informasi kontak untuk orang yang menerima surat Anda (biasanya, manajer perekrutan) di bagian atas surat. Sertakan juga tanda tangan Anda di bagian bawah surat fisik.
Namun, jika Anda mengirim surat ini melalui email, Anda tidak perlu menyertakan informasi kontak atau tanggal di bagian atas surat. Sebagai gantinya, daftarkan informasi kontak Anda setelah tanda tangan email Anda. Juga pastikan untuk memiliki baris subjek yang jelas dan ringkas yang berisi daftar nama kandidat, pekerjaan yang mereka lamar (jika ada), dan tujuan surat Anda. Misalnya, baris subjek mungkin membaca: "Rekomendasi untuk Nama Depan Nama belakang - Pekerjaan Asisten Sumberdaya Manusia."
Gunakan Template Surat Referensi
Jika Anda tidak yakin apa yang harus ditulis, gunakan kerangka surat referensi dan personalisasi itu untuk memasukkan informasi Anda. Template adalah cara yang berguna untuk melihat cara memformat surat Anda, dan apa yang harus dimasukkan dalam surat itu.
Anda juga dapat melihat contoh surat referensi untuk ide tentang apa yang harus dimasukkan dalam surat Anda sendiri. Namun, ingatlah untuk mengubah surat itu sehingga berlaku untuk orang tertentu yang Anda tuliskan suratnya.
Lebih Banyak Contoh: Contoh Surat Referensi