Template di bawah ini menunjukkan format surat referensi yang khas. Format ini sesuai untuk referensi pekerjaan , serta untuk rekomendasi sekolah pascasarjana . Kiat-kiat peninjauan juga disediakan, untuk apa yang harus dimasukkan dalam setiap bagian dari surat referensi.
Surat Referensi Template
Salam
Jika Anda menulis surat referensi pribadi di mana Anda tahu nama penerima, sertakan salam (Dear Mr. Marina, Dear Ms. Templeton, dll.). Jika Anda menulis surat umum, katakan "Kepada Siapa Mungkin Kepedulian " atau hanya tidak termasuk salam sama sekali.
Paragraf 1
Paragraf pertama dari template surat referensi menjelaskan koneksi Anda kepada orang yang Anda rekomendasikan, termasuk bagaimana Anda mengetahuinya, dan mengapa Anda memenuhi syarat untuk menulis surat referensi untuk merekomendasikan mereka untuk pekerjaan atau pendaftaran sekolah. Biasanya, bagian surat ini akan merinci berapa lama Anda mengenal orang itu, atau menyebutkan tahun-tahun Anda bekerja bersama, mengajari orang itu, berada di kelas yang sama, dll.
Paragraf 2
Paragraf kedua dari template surat referensi berisi informasi spesifik mengenai orang yang Anda tulis, termasuk mengapa mereka memenuhi syarat, apa yang dapat mereka sumbangkan, dan mengapa Anda memberikan surat referensi.
Anda dapat dan harus memasukkan anekdot atau rincian yang bermakna di sini. Contoh singkat semacam ini akan menciptakan konteks yang mudah diingat yang akan membantu orang yang Anda rekomendasikan agar menonjol dari pesaing mereka.
Jika perlu, gunakan lebih dari satu paragraf untuk memberikan detail.
Paragraf 3
Ketika menulis surat tertentu yang merujuk seorang kandidat untuk lowongan pekerjaan tertentu, surat referensi harus mencakup informasi tentang bagaimana keterampilan seseorang sesuai dengan posisi yang mereka lamar.
Ingat bahwa Anda, pada dasarnya, "memasarkan" keterampilan orang ini - dan semakin dekat keterampilan mereka mencerminkan deskripsi pekerjaan, semakin besar kemungkinan mereka akan dihubungi untuk wawancara.
Mintalah salinan posting pekerjaan dan salinan resume seseorang sehingga Anda dapat menargetkan surat referensi Anda sesuai. Kemudian, setelah Anda meninjau bahan-bahan ini, tanyakan kepada diri sendiri, "Mengapa saya berpikir bahwa [XXX] sangat cocok untuk pekerjaan ini?" Tuliskan daftar contoh bagaimana orang ini telah menunjukkan keterampilan yang diuraikan dalam deskripsi pekerjaan, dan kemudian gunakan ini untuk memperkuat paragraf ini dan membuatnya "pop."
Ringkasan
Bagian ini dari template surat referensi berisi ringkasan singkat tentang mengapa Anda merekomendasikan orang tersebut. Nyatakan bahwa Anda "sangat merekomendasikan" orang itu atau Anda "merekomendasikan tanpa reservasi" atau sesuatu yang serupa.
Kesimpulan
Paragraf penutup dari template surat referensi berisi tawaran untuk memberikan lebih banyak informasi. Anda dapat menyertakan nomor telepon dalam paragraf atau merujuk ke nomor telepon dan alamat email di bagian alamat pengembalian surat Anda ("Untuk informasi lebih lanjut, silakan hubungi saya di nomor telepon atau alamat email yang tercantum di atas"). Sertakan penutup sopan dan kemudian nama dan gelar Anda.
Hormat saya,
Nama Penulis
Judul
Apa yang Harus Anda Termasuk dalam Surat Referensi?
Jika Anda perlu menulis surat referensi untuk seseorang, Anda mungkin bertanya-tanya detail apa yang harus disertakan, dan apa yang harus ditinggalkan. Surat referensi harus memberikan konteks tentang siapa Anda dan apa hubungan Anda dengan orang yang Anda rekomendasikan.
Penting juga untuk memasukkan informasi tentang mengapa orang tersebut memenuhi syarat dan rincian tentang keterampilan khusus mereka . Juga, berikan informasi kontak Anda jika perusahaan atau sekolah memiliki pertanyaan tindak lanjut.
Jujurlah dalam surat referensi Anda, karena hal itu mencerminkan Anda serta kandidat - Anda tidak boleh menulis referensi yang cemerlang tentang seseorang yang tidak Anda kenal baik atau tidak percaya akan menjadi karyawan yang baik. Yang mengatakan, hindari bersikap negatif atau memunculkan kesalahan atau kelemahan.
Jika Anda memiliki keraguan yang kuat tentang pencalonan seseorang, jujurlah dan biarkan mereka tahu bahwa Anda tidak nyaman menulis referensi untuk mereka.
Sampel Surat Referensi
Akan sangat membantu untuk meninjau contoh surat referensi untuk melihat bagaimana penulis referensi lain telah memasukkan rekomendasi mereka ke dalam template surat referensi; silakan kunjungi tautan di atas untuk melihat beberapa contoh.