Tidak pernah ada kewajiban untuk memberi seseorang referensi. Jika Anda tidak dapat dengan jujur membuktikan kualifikasi dan keterampilan seseorang dengan cara yang positif dan antusias, lebih baik untuk tidak memberikan referensi bagi mereka.
Ada beberapa cara untuk secara sopan dan diplomatis menolak permintaan tanpa menyinggung orang yang bertanya pada Anda. Triknya adalah melakukannya tanpa membuat suara penolakan Anda seperti kritik pribadi atau penolakan profesional.
Cara Menolak Permintaan Referensi
Jika Anda diminta untuk menulis atau memberikan rekomendasi dan merasa tidak nyaman melakukannya, berikut beberapa cara untuk secara sopan tetapi langsung mengatakan tidak.
Apa yang Harus Dikatakan Ketika Anda Tidak Mengenal Si Orang dengan Baik
Jika seseorang meminta referensi, dan Anda tidak mengenal orang tersebut dengan sangat baik atau Anda merasa tidak nyaman merekomendasikannya, Anda dapat dengan mudah mengatakan, "Saya minta maaf, tetapi saya tidak merasa bahwa saya mengenal Anda dengan cukup baik (atau saya belum bekerja dengan Anda cukup lama) untuk memberi Anda rekomendasi yang akurat dan menyeluruh. "
Jika orang itu mengejar masalah itu, jelaskan bahwa integritas dan merek profesional Anda sejalan dengan setiap rekomendasi yang Anda buat, dan Anda tidak merasa nyaman menulis rekomendasi.
Apa yang Harus Dikatakan Ketika Anda Tidak Ingin Memberikan Referensi
Jika Anda mengenal orang tersebut dengan baik, tetapi tidak merasa Anda dapat memberi mereka rekomendasi positif, Anda dapat dengan mudah mengatakan, "Saya tidak merasa saya akan menjadi orang terbaik untuk menulis rekomendasi untuk Anda," dan mungkin memberikan saran untuk orang lain. mereka bisa bertanya.
Jangan merasa buruk tentang mengatakan tidak. Terkadang sulit untuk menemukan cara untuk menolak permintaan secara sopan, tetapi Anda akan menghargai keterusterangan jika seseorang yang Anda minta rekomendasi ditolak. Lebih baik tidak memberikan rekomendasi sama sekali daripada memberikan satu desas-desus atau bahkan referensi negatif , yang beberapa orang lakukan tanpa mempertimbangkan bagaimana hal itu akan berdampak pada individu, profesional atau psikologis, yang bertanya kepada mereka.
Apa yang Harus Dilakukan Ketika Kebijakan Sumber Daya Manusia Melarang Surat Referensi
Ini adalah fakta yang menyedihkan bahwa ada kecenderungan yang berkembang, dalam masyarakat sadar hukum kita, bagi perusahaan untuk menetapkan kebijakan yang melarang pemberian referensi dan rekomendasi kepada personel. Kebijakan tanpa referensi ini telah dikembangkan karena banyak kasus di mana karyawan telah menuntut majikan karena memberi mereka referensi negatif.
Periksa dengan departemen Sumber Daya Manusia organisasi Anda untuk melihat apakah kebijakan tersebut sebenarnya telah diberlakukan. Jika demikian, Anda dapat menjelaskan kepada orang yang meminta rekomendasi bahwa satu-satunya informasi yang akan diizinkan untuk Anda berikan adalah konfirmasi jabatan, tanggal kerja, dan riwayat gaji mereka. Dengan demikian, akan menjadi kepentingan terbaik mereka jika mereka dapat menemukan orang lain untuk memberikan referensi bagi mereka.
Contoh Surat Menolak Permintaan Rekomendasi
Berikut ini contoh surat dan pesan email yang dapat Anda gunakan sebagai model untuk menolak permintaan.
- Permintaan Referensi Email Penolakan
- Referensi LinkedIn Minta Penolakan
- Contoh Surat Pernyataan Permintaan Referensi
Seperti biasa ketika menggunakan contoh-contoh surat sampel ini, pastikan untuk menyesuaikan huruf untuk mencerminkan keadaan dan nada ekspresi Anda sendiri. Ingat, juga, untuk mempertimbangkan dan mengukur dalam bahasa yang Anda gunakan ketika menolak referensi - tidak boleh ada kritik tingkat terhadap orang yang mengajukan permintaan.
Selalu gunakan pernyataan “saya” daripada “pernyataan Anda”: “Saya merasa bahwa saya tidak mengenal Anda dengan cukup baik” daripada “Anda tidak membuat banyak kesan pada saya.” Mempertahankan dialog yang penuh hormat dan matang akan pergi jauh menuju penolakan yang sulit dari referensi yang kurang menyakitkan.