Jika Anda menulis surat sebagai perwakilan organisasi Anda, ketahuilah bahwa sementara beberapa perusahaan mengizinkan karyawan mereka untuk menulis surat referensi secara bebas, yang lain mungkin menyensor atau melarang mereka secara keseluruhan.
Jadi, pastikan untuk mengetahui apa kebijakan perusahaan Anda sebelum menyetujui.
Banyak organisasi juga memiliki referensi melalui sumber daya manusia (SDM). Periksa dengan kebijakan perusahaan Anda sebelum melanjutkan.
Jika Anda adalah pemilik bisnis dan kontraktor saat ini atau sebelumnya meminta surat rekomendasi dari Anda, baca panduan berikut untuk menggunakan kebijaksanaan Anda.
Kapan Anda Harus Menulis Surat Rekomendasi
Kandidat haruslah seseorang yang Anda kenal dengan cukup baik dan dengan siapa Anda baru saja bekerja. Misalnya, Anda mungkin tidak dapat memberikan rekomendasi untuk seseorang yang bekerja dengan Anda sepuluh tahun yang lalu atau dengan siapa Anda hanya bekerja selama satu bulan. Meskipun mungkin menggoda, Anda akan bergantung pada informasi lama atau tidak cukup, keduanya mungkin menyesatkan. Tidak ada cara untuk mengetahuinya. Jadi, kecuali Anda benar-benar dapat berbicara dengan keterampilan seseorang yang ada, dengan sopan tolak permintaan mereka.
Anda harus tahu kandidat dalam peran yang memungkinkan Anda menulis referensi yang bermakna. Misalnya, jika Anda telah bekerja dengan orang tersebut sebagai penulis lepas tetapi ia sekarang memulai bisnis berjalan anjing, Anda tidak dapat membuktikan keahliannya di bidang lain.
Dalam kasus seperti itu, sebaiknya ditolak dan mungkin menawarkan saran tentang siapa yang akan menjadi kandidat yang lebih baik. Jika dia ingin memulai bisnis berjalan anjing, dia seharusnya sudah memiliki pelanggan tetap yang dapat benar-benar menjamin kemampuannya.
Tulis surat hanya jika Anda dapat dengan jujur memberikan referensi positif. Jika Anda tidak memiliki hal positif untuk dikatakan tentang kinerja mereka, lakukan hal yang jujur dan katakan Anda tidak dapat berkontribusi.
Jika Anda merasa berkewajiban memberi alasan mengapa:
- Jujur sepenuhnya dan katakan Anda tidak merasa nyaman menulis atas nama mereka.
- Katakan bohong putih seperti, "Saya tidak dalam posisi untuk menulis surat rekomendasi."
Meskipun Anda mungkin merasa canggung atau bersalah, percayalah pada intuisi Anda. Selain itu, surat tidak resmi tidak akan melayani pemohon atau majikan potensial mereka dengan baik.
Tetaplah pada Fakta
Setelah Anda setuju untuk menulis surat itu, tetap fokus dan hanya sertakan informasi yang faktual dan jujur . Hindari mengatakan sesuatu yang benar-benar pendapat - mungkin bekerja melawan seseorang yang dipertimbangkan untuk pekerjaan di masa depan dan berpotensi mengakibatkan masalah hukum bagi Anda dan perusahaan Anda. Membuat klaim yang luhur seperti, "Louisa adalah seorang penulis yang brilian," dengan sendirinya berbahaya. Anda harus dapat mendukungnya dengan pengakuan luar atau penghargaan yang diterima karyanya. Jika Anda tidak bisa, Anda mungkin berkata, "Louisa secara konsisten menghasilkan konten yang bagus untuk kami."
Dalam nada yang sama, hindari pernyataan berlebihan dan terlalu positif. Jika Anda terlalu banyak membangun seseorang, surat itu mungkin tidak akan membebani klien atau pengusaha di masa depan.
Bagaimana Menyusun Surat Referensi
1. Perkenalkan diri Anda di paragraf pembuka untuk mengatur posisi Anda dan hubungan Anda dengan kandidat.
Biarkan pembaca tahu mengapa Anda memenuhi syarat untuk menyiapkan surat semacam itu.
2. Konfirmasikan fakta tentang kandidat dan di mana dia saat ini bekerja (jika dia):
- Judul pekerjaan dan perusahaan seseorang
- Berapa lama Anda bekerja dengan orang itu
- Ketika Anda bekerja dengan orang itu, jika Anda saat ini tidak
- Sifat hubungan bisnis Anda atau kapasitas di mana Anda bekerja dengan kandidat.
- Tawarkan penilaian Anda tentang keterampilan dan kualitas kandidat mengenai layanan profesional mereka. Tekankan ciri-ciri mereka yang paling berharga, seperti keterampilan menulis, pemecahan masalah atau manajemen waktu. Anda dapat menarik kemampuan luar biasa apa pun, menyatakan bahwa Anda akan dengan senang hati mempekerjakan mereka kembali, dan perhatikan secara spesifik bagaimana layanan profesional mereka menguntungkan Anda dan organisasi Anda.
4. Gunakan paragraf terakhir untuk menambahkan contoh atau anekdot tambahan sesuai keinginan Anda.
5. Terakhir, tutup dengan menawarkan untuk menjawab pertanyaan lebih lanjut atau memberikan informasi tindak lanjut.
Surat Referensi Bisnis Merekomendasikan Layanan Profesional
Tinjau surat referensi bisnis berikut yang menyarankan layanan profesional.
Contoh 1
Dear Mr. Eggleston,
Saya menulis untuk merekomendasikan layanan Daniel Lightheart, CPA. Daniel telah bekerja untuk firma hukum saya selama lima belas tahun terakhir sebagai akuntan dan pemegang buku kami. Pengetahuan dan perhatiannya terhadap detail telah membantu perusahaan kami di jalur selama resesi baru-baru ini dan melalui restrukturisasi besar.
Saya merasa yakin dalam merekomendasikan layanan akuntansi Daniel.
Dia tidak hanya menyeluruh, tetapi juga mudah untuk bekerja dan selalu bersedia meluangkan waktu untuk mendiskusikan kekhawatiran saya dan menanggapi pertanyaan.
Jika Anda memiliki pertanyaan lebih lanjut, silakan hubungi saya.
Salam,
Annabelle Sebastian
Mitra, Sebastian & Associates
Office: 866-123-4567
asebastian@sebastianlaw.com
Contoh # 2
Dear Ms. Kelly,
Saya Wakil Presiden ABC Watches menulis untuk merekomendasikan layanan pemasaran Michaela Brown. Michaela membuat dan menerapkan banyak kampanye sukses untuk kami dari Juli 2012 hingga Januari 2016.
Keahlian perangkat lunak desainnya yang dipadukan dengan semangatnya yang kolaboratif dan inovatif membuatnya menjadi ahli untuk proyek-proyek kami yang paling signifikan. Dia seorang diri mengambil Twitter kami dari 1.000 hingga lebih dari 52.000 hanya dalam tiga bulan dengan menggunakan strategi berpikiran maju. Dia berorientasi pada detail, terorganisir dan selalu terbuka untuk umpan balik yang konstruktif, membuat hubungan bisnis kami mudah dan menyenangkan.
Saya merekomendasikan Michaela untuk peran apa pun yang dengannya ia dapat menyumbangkan kreativitas dan dedikasinya yang luar biasa. Jika dipekerjakan, saya yakin bahwa dia akan mengambil upaya pemasaran Anda ke ketinggian baru.
Jika Anda memiliki pertanyaan lebih lanjut, silakan hubungi saya.
Salam,
Lisa Moore
Wakil Presiden, Jam Tangan ABC
Office: 800-212-4444
asebastian@abcwatches.com
Jawab Pertanyaan Tindak Lanjut
Mengirim surat rekomendasi sangat penting untuk calon pekerjaan potensial atau penyedia layanan dan dengan mengikuti format ini, Anda akan memberikan informasi bermanfaat kepada calon klien atau majikan. Anda mungkin menerima jawaban "terima kasih" yang sederhana, atau mereka mungkin mengajukan pertanyaan yang lebih rinci tentang pelamar. Dalam hal apapun, pastikan untuk segera merespons.