Jika Anda diminta menulis surat referensi, ingatlah bahwa tujuan Anda adalah untuk membuktikan bahwa orang tersebut adalah calon kuat untuk pekerjaan itu.
Cukup mengungkapkan kekaguman Anda tidak akan cukup; surat itu harus fokus pada contoh spesifik yang menunjukkan bahwa karyawan itu berkinerja tinggi. Surat itu juga harus profesional dalam penampilan, dan ditulis dalam format bisnis dan diedit dengan baik.
Untuk mempelajari lebih lanjut tentang cara menulis surat referensi untuk pekerjaan, lihat kiat dan contoh surat referensi di bawah ini.
Nasihat untuk Menulis Surat Referensi
- Pikirkan baik-baik sebelum mengatakan ya. Cukup ucapkan "ya" untuk menulis surat referensi jika Anda dapat menulis surat positif untuk orang tersebut. Jika Anda tidak mengenal orang itu dengan baik, atau tidak berpikir Anda dapat dengan yakin merekomendasikan orang itu untuk pekerjaan itu, Anda harus mengatakan tidak . Ingat bahwa Anda tidak pernah memiliki kewajiban untuk memberikan surat referensi, dan bahwa Anda memiliki pilihan untuk melakukannya dengan bijaksana. Anda mungkin mengatakan, misalnya, bahwa Anda tidak cukup akrab dengan pekerjaan orang tersebut untuk menawarkan referensi, atau mengutip kebijakan majikan tentang tidak memberikan referensi . (Jika, pada kenyataannya, ada seseorang. Jangan berbohong, atau Anda akan menghadapi risiko tertangkap dan dipermalukan di depan rekan kerja Anda.)
- Gunakan format surat bisnis. Ikuti format surat bisnis untuk surat Anda. Sertakan informasi kontak Anda, tanggal, dan informasi kontak majikan. Sampaikan tugas itu kepada pemberi kerja, atau, jika Anda tidak tahu kepada siapa surat itu ditujukan , Anda dapat mengatakan "Kepada siapa pun yang berkenan", atau cukup mulai dengan paragraf pertama Anda.
- Fokus pada deskripsi pekerjaan. Mintalah salinan deskripsi pekerjaan dari orang yang Anda rekomendasikan. Dengan cara ini, Anda dapat fokus pada persyaratan khusus dari posisi tersebut. Cobalah untuk memasukkan kata kunci dari deskripsi pekerjaan di surat Anda. Bahkan jika Anda menulis rekomendasi yang lebih umum, Anda masih dapat bertanya kepada karyawan tentang jenis pekerjaan yang akan mereka lamar.
- Sertakan contoh spesifik. Dalam surat lamaran, berikan contoh spesifik tentang waktu di mana karyawan menunjukkan berbagai sifat atau keterampilan yang diperlukan untuk pekerjaan itu. Jika memungkinkan, gunakan angka untuk mengukur keberhasilan mereka . Misalnya, Anda dapat menjelaskan berapa banyak uang yang dibuat orang untuk perusahaan Anda, atau berapa banyak pelanggan yang berinteraksi dengan orang tersebut setiap hari.
- Tetaplah positif. Nyatakan bahwa Anda menganggap orang ini adalah kandidat yang kuat. Anda mungkin mengatakan sesuatu seperti "Saya merekomendasikan orang ini tanpa reservasi," atau "Saya akan mempekerjakan orang ini lagi jika saya bisa." Ingat, Anda ingin membantu kandidat ini menonjol.
- Bagikan informasi kontak Anda. Berikan cara bagi pemberi kerja untuk menghubungi Anda jika mereka memiliki pertanyaan lebih lanjut. Sertakan alamat email Anda, nomor telepon, atau keduanya dalam surat itu.
- Ikuti panduan pengiriman. Tanyakan kepada karyawan cara mengirimkan surat. Pastikan Anda mengikuti persyaratan apa pun, terutama tentang tempat mengirim dan waktu, serta format (misalnya, PDF, surat fisik, dll.)
Cara Menggunakan Contoh Surat Referensi
Sebaiknya tinjau surat rekomendasi sampel dan surat rekomendasi template sebelum menulis surat Anda. Contoh dapat membantu Anda melihat jenis konten apa yang harus Anda sertakan dalam dokumen Anda, sementara template dapat membantu Anda mendapatkan rasa tata letak terbaik dan bagian apa yang digunakan (seperti perkenalan dan paragraf tubuh).
Saat memformat surat rekomendasi Anda , gunakan jenis spasi tunggal dengan spasi di antara setiap paragraf. Sejajarkan teks Anda ke kiri, dan gunakan margin 1 inci di sekelilingnya. Pilih font tradisional seperti Times New Roman atau Arial. Ambil setidaknya satu halaman panjangnya; jika surat Anda terlalu pendek, itu akan terlihat seperti Anda tidak cukup tahu tentang kandidat untuk membuat rekomendasi.
Sementara contoh, template, dan panduan adalah titik awal yang bagus untuk surat Anda, Anda harus selalu menyesuaikan contoh surat untuk menyesuaikan dengan riwayat pekerjaan kandidat, dan pekerjaan yang dia terapkan.
Surat Referensi untuk Contoh Ketenagakerjaan
Untuk Perhatian:
Saya ingin merekomendasikan Sharon Doe sebagai kandidat untuk posisi di organisasi Anda. Dalam posisinya sebagai Asisten Staf, Sharon dipekerjakan di kantor kami dari 20XX-20XX. Sharon melakukan pekerjaan yang sangat baik dalam posisi ini dan merupakan aset bagi organisasi kami selama masa jabatannya di kantor. Dia memiliki keterampilan komunikasi tertulis dan lisan yang sangat baik, sangat terorganisir, dapat bekerja secara mandiri, dan mampu menindaklanjuti untuk memastikan bahwa pekerjaan telah selesai.
Selama masa jabatannya di perusahaan kami, Sharon bertanggung jawab untuk mengawasi asisten kantor departemen. Para asisten ini, di bawah manajemen Sharon, bertanggung jawab atas banyak fungsi administratif dan administrasi dasar kantor.
Sharon secara efektif menjadwalkan dan mengelola beberapa asisten untuk mempertahankan operasi kantor yang efisien.
Dia mengembangkan program pelatihan untuk para asisten yang membuat mereka menjadi fasih dalam operasi kantor di separuh waktu mereka dulu.
Sharon selalu bersedia menawarkan bantuannya dan memiliki hubungan baik dengan banyak konstituen yang dilayani oleh kantor kami termasuk klien, pengusaha, dan organisasi profesional lainnya. Kemampuannya untuk berkomunikasi secara efektif dengan semua orang ini melalui email, di telepon, dan secara pribadi menjadikannya sebagai aset bagi kantor kami.
Dia akan menambah nilai pada perusahaan mana pun, dan saya merekomendasikannya untuk setiap usaha yang dia pilih untuk dikejar. Tolong beri tahu saya jika Anda memiliki pertanyaan lain.
Hormat kami,
Tanda tangan ( surat hard copy )
Jane Smith
Baca Lebih Lanjut: Cara Menulis Surat Referensi | Lebih banyak Contoh Surat Referensi