Pemformatan yang tepat sangat penting jika Anda mengirim hard copy ke penerima alih-alih email - surat tersebut harus sesuai dengan halaman dengan benar dan terlihat bagus.
Format surat sampel berikut termasuk informasi yang Anda perlu sertakan saat menulis surat , bersama dengan saran tentang font yang sesuai, salam, spasi, penutupan, dan tanda tangan untuk korespondensi bisnis.
Contoh Format Surat
Informasi Kontak ( Informasi kontak Anda. Jika Anda menulis di kop surat yang menyertakan informasi kontak Anda, Anda tidak perlu memasukkannya di awal surat.)
Namamu
Alamat Anda
Kota Anda, Negara Bagian, Kode Pos
Nomor telepon Anda
Alamat email anda
Tanggal
Informasi Kontak (Orang atau perusahaan tempat Anda menulis)
Nama
Judul
Perusahaan
Alamat
Kota (*): Negara (*): Kode pos
Ucapan ( Contoh Penghormatan )
Dear Mr./Ms. Last Name: (Gunakan sapaan formal, bukan nama depan, kecuali Anda mengenal orang tersebut dengan sangat baik. Jika Anda tidak mengetahui jenis kelamin seseorang, Anda dapat menuliskan nama lengkapnya. Misalnya, Anda dapat menulis "Dear Pat Crody" bukannya "Dear Mr. Crody" atau "Dear Ms. Crody." Perhatikan bahwa nama orang itu selalu diikuti oleh tanda titik dua (:) dalam surat bisnis, dan bukan koma. Jika Anda tidak tahu nama penerima, itu masih umum (dan aman) untuk menggunakan "To Whom It May Concern:" yang kuno.
Tubuh Surat
Paragraf pertama dari surat Anda harus memberikan pengantar tentang mengapa Anda menulis sehingga tujuan Anda jelas sejak awal.
Kemudian, di paragraf berikut, berikan lebih banyak informasi dan detail spesifik tentang permintaan Anda atau informasi yang Anda berikan.
Paragraf terakhir dari surat Anda harus mengulangi alasan Anda menulis dan berterima kasih kepada pembaca untuk meninjau permintaan Anda.
Jika perlu, Anda juga harus dengan sopan meminta tanggapan tertulis atau kesempatan untuk mengatur pertemuan untuk membahas lebih lanjut tentang permintaan Anda.
Penutupan
Salam Hormat, ( Contoh Penutupan )
Tanda tangan
Tanda Tangan Tulisan Tangan (untuk surat hard copy - gunakan tinta biru atau hitam untuk menandatangani surat)
Tanda Tangan Diketik
Jika Anda mengirim surat email, berikut ini yang harus disertakan dan cara memformat tanda tangan Anda .
Tips Memformat Surat Anda
- Saat menulis surat, surat Anda harus sederhana dan terfokus, sehingga tujuan surat Anda jelas.
- Satu spasi huruf Anda dan biarkan spasi di antara setiap paragraf . Kiri membenarkan surat Anda.
- Gunakan font polos seperti Arial, Times New Roman, Courier New, atau Verdana. Ukuran font harus 10 atau 12 poin.
- Tinggalkan baris kosong setelah salam dan sebelum penutupan.
- Surat-surat bisnis harus selalu dicetak pada kertas bond putih daripada di kertas berwarna atau alat tulis pribadi.
Periksa untuk Memformat Kesalahan dan Typos
Setelah Anda menulis surat bisnis Anda, periksa kembali (menggunakan periksa ejaan) di layar. Kemudian cetak dan baca setidaknya sekali lagi, periksa apakah ada kesalahan atau salah ketik. (Sering kali lebih mudah menemukan kesalahan pada salinan cetak.)
Waspadai kesalahan pemformatan juga, seperti dua paragraf yang tidak memiliki spasi di antaranya, atau garis yang salah indentasi.
Kemudian sebelum memasukkan surat Anda ke dalam amplop, jangan lupa untuk menandatangani di atas nama Anda yang diketik, menggunakan tinta biru atau hitam.
Jika Anda menggunakan Microsoft Word atau program pengolah kata lain untuk menulis surat Anda, ada templat yang tersedia yang dapat membantu Anda memformat surat Anda dengan benar. Berikut informasi selengkapnya tentang template surat Microsoft Word gratis .
Lebih Banyak Informasi Menulis Surat
Mengetahui cara menulis surat bisnis adalah keterampilan yang penting jadi di sini ada beberapa artikel lagi untuk Anda:
Mulailah dengan dasar-dasar tentang cara menulis surat bisnis menggunakan format umum dan tinjau berbagai template surat bisnis. Selain itu, Anda dapat melihat contoh surat bisnis terkait pekerjaan ini. Tinjau detail lebih lanjut tentang pemformatan dan lihat contoh lain tentang cara memformat surat bisnis .
Jika Anda suka belajar dengan melihat contoh, ada banyak jenis surat bisnis yang dapat dipilih, seperti surat pengantar, surat wawancara terima kasih, surat tindak lanjut, surat penerimaan dan penolakan pekerjaan, surat pengunduran diri, dan surat penghargaan.
Anda akan menemukan semua itu dan lebih banyak contoh surat bisnis dan ketenagakerjaan terkait dalam ulasan sampel surat ini .
Tidak semua surat bisnis dicetak dan dikirim, jadi penting untuk meninjau panduan ini untuk email profesional dan penulisan surat .