Di bawah ini adalah saran tentang cara menulis surat referensi, serta contoh surat referensi untuk mantan karyawan.
Untuk pelamar kerja, informasi akan menunjukkan kepada Anda apa yang diharapkan ketika pemberi kerja memberikan referensi tertulis untuk Anda.
Nasihat untuk Menulis Surat Referensi
Fokus pada deskripsi pekerjaan. Mintalah kepada mantan karyawan untuk salinan deskripsi pekerjaan. Tinjaulah, lalu tulis tentang cara mantan karyawan Anda cocok untuk tanggung jawab posisi. Atau, jika Anda menulis rekomendasi umum, tanyakan kepada karyawan untuk rincian tentang jenis posisi dan industri. Jika Anda tahu kandidat mengajukan permohonan untuk menjadi asisten medis atau tenaga penjualan, Anda dapat menyesuaikan surat Anda untuk menyebutkan keterampilan yang relevan dan pengalaman yang sesuai.
Kumpulkan informasi tentang mantan karyawan. Mintalah kepada mantan karyawan untuk salinan resume atau CV-nya , agar Anda dapat berbicara dengan pengalaman kerja khusus karyawan. Jika sudah cukup lama sejak Anda bekerja dengan karyawan, resume adalah cara yang bagus untuk menyegarkan ingatan Anda.
Anda juga dapat bertanya kepada orang itu apakah ada poin yang ingin Anda soroti.
Sertakan contoh spesifik. Dalam surat itu, berikan contoh-contoh spesifik tentang cara-cara di mana karyawan memperagakan berbagai keterampilan. Cobalah memikirkan contoh-contoh dari kapan orang itu bekerja untuk Anda. Jika Anda dapat menggunakan angka untuk mengukur keberhasilan mereka, bahkan lebih baik.
Tetaplah positif. Nyatakan bahwa Anda menganggap orang ini adalah kandidat yang kuat. Anda mungkin mengatakan sesuatu seperti Anda “merekomendasikan orang ini tanpa reservasi,” atau Anda “akan mempekerjakan orang ini lagi” jika Anda bisa. Tekankan ini terutama pada awal dan akhir dari surat itu. Ini akan membantu kandidat ini menonjol.
Bagikan informasi kontak Anda. Berikan cara bagi pemberi kerja untuk menghubungi Anda jika mereka memiliki pertanyaan lebih lanjut. Sertakan alamat email Anda, nomor telepon, atau keduanya di akhir surat.
Ikuti panduan pengiriman. Tanyakan kepada mantan karyawan Anda cara mengirim surat itu. Pastikan Anda mengikuti persyaratan apa pun, terutama tentang tempat mengirim dan waktu, serta format (misalnya, PDF, surat fisik, dll.).
Pikirkan baik-baik tentang mengatakan ya. Pastikan Anda hanya setuju untuk menulis surat jika Anda dapat menulis rekomendasi positif. Jika Anda tidak berpikir Anda bisa, beri tahu karyawan bahwa Anda tidak nyaman menulis rekomendasi. Berikut cara menolak permintaan rekomendasi .
Cara Menggunakan Contoh Surat Referensi
Sebaiknya tinjau surat rekomendasi sampel sebelum menulis surat Anda. Bersamaan dengan membantu tata letak Anda, contoh dapat membantu Anda melihat jenis konten apa yang harus Anda sertakan dalam dokumen Anda.
Anda mungkin juga melihat pada surat rekomendasi template untuk mendapatkan pemahaman tentang bagaimana tata letak rekomendasi Anda, dan apa yang harus dimasukkan (seperti perkenalan dan paragraf tubuh). Ada juga panduan yang berguna untuk memformat surat rekomendasi termasuk panjang, format, font, dan cara mengatur surat Anda.
Sementara contoh, template, dan pedoman adalah titik awal yang bagus untuk surat Anda, Anda harus selalu fleksibel. Anda harus menyesuaikan contoh surat agar sesuai dengan riwayat pekerjaan kandidat, dan pekerjaan yang dia terapkan.
Contoh Surat Referensi untuk Karyawan
Untuk Perhatian:
Saya ingin merekomendasikan Muriel MacKensie sebagai kandidat untuk posisi dengan organisasi Anda. Dalam posisinya sebagai Asisten Administrasi, Muriel dipekerjakan di kantor kami dari 20XX - 20XX.
Sepanjang waktu dengan organisasi kami, ia menunjukkan keterampilan penting yang akan membuatnya menjadi karyawan yang sangat baik di perusahaan Anda.
Muriel melakukan pekerjaan luar biasa di posisinya dan merupakan aset bagi organisasi kami selama masa jabatannya di kantor. Dia memiliki kemampuan komunikasi tertulis dan lisan yang sangat baik, sangat terorganisasi, dapat bekerja secara mandiri, dan mampu melakukan multi tugas secara efektif untuk memastikan bahwa semua proyek diselesaikan tepat waktu.
Karena keefektifannya, saya bahkan memberinya tanggung jawab tambahan, termasuk mengembangkan program pelatihan untuk anak magang kami. Muriel pergi di atas dan di luar dalam tugas itu, seperti yang dilakukannya dalam semua tugas.
Muriel selalu bersedia menawarkan bantuannya dan memiliki hubungan baik dengan banyak konstituen yang dilayani oleh kantor kami termasuk klien, pengusaha, dan organisasi profesional lainnya. Ini akan sangat berharga bagi perusahaan Anda, karena Anda menyatakan bahwa Anda mencari kandidat yang dapat berkomunikasi secara efektif dengan orang-orang lintas departemen.
Dia akan menjadi aset bagi majikan mana pun, dan saya dengan sepenuh hati merekomendasikan dia untuk setiap usaha yang dia pilih untuk dikejar. Tolong beri tahu saya jika Anda memiliki pertanyaan lebih lanjut.
Hormat saya,
John Doe
Judul pekerjaan
Perusahaan
Alamat
Telepon
E-mail