Apa Alternatif Pengusaha untuk Memantau Karyawan Online?
Karena sebagian besar penelitian bergantung pada data yang dilaporkan sendiri oleh karyawan, kerugian produktivitas ini, dikombinasikan dengan kekhawatiran yang dimiliki oleh majikan di mana karyawan mereka menjelajahi web di tempat kerja, menyebabkan lebih banyak perusahaan untuk memantau penggunaan internet oleh karyawan.
Karyawan berbelanja, melakukan perbankan, mengunjungi situs olahraga, membayar tagihan, mengobrol di Facebook, menge-tweet di Twitter, dan banyak lagi.
Dengan sebagian besar karyawan, ini adalah kegiatan sesekali yang mereka lakukan saat istirahat dan makan siang. Jika mereka menghabiskan beberapa menit waktu kerja, mereka mungkin akan mengganti email setelah anak-anak tidur.
Tapi, sebagian kecil karyawan menyalahgunakan hak istimewa. Di satu perusahaan, seorang supervisor yang tidak puas menghabiskan 6-7 jam sehari melakukan segala hal mulai dari mencari pekerjaan hingga mencari resep dan mengunduh kupon.
Di lain, perubahan posisi komputer karyawan, membuat tampilan layarnya tidak mungkin oleh siapa pun kecuali karyawan, membuat IT mencurigakan. Mereka menemukan bahwa karyawan itu mengunduh dan menonton film porno. Jadi, terkadang ketakutan terburuk majikan dapat dibenarkan.
Dalam contoh kedua ini, tidak mencari tahu tentang pornografi, majikan akan ditempatkan dalam posisi gugatan potensial untuk pelecehan seksual atau klaim lingkungan kerja yang tidak bersahabat . Tidak akan disambut baik, jadi majikan membiarkan karyawan pergi.
Pengawas Perusahaan Karyawan Berselancar di Web di Tempat Kerja
Pengusaha yang memblokir akses ke karyawan yang menjelajahi web di tempat kerja mengkhawatirkan karyawan yang mengunjungi situs dewasa dengan konten seksual, romantis, atau pornografi; situs permainan; situs jejaring sosial; situs hiburan; situs belanja / lelang; dan situs olahraga.
Selain itu, beberapa perusahaan menggunakan blok URL untuk menghentikan karyawan mengunjungi blog eksternal. Orang lain memblokir akses ke situs-situs seperti Facebook di tempat kerja.
Tergantung pada perusahaan, pemantauan komputer dilakukan dalam berbagai bentuk: beberapa perusahaan melacak konten, penekanan tombol, dan waktu yang dihabiskan di keyboard; beberapa menyimpan dan meninjau file komputer; yang lain memantau blogosphere untuk melihat apa yang sedang ditulis tentang perusahaan oleh karyawan, dan yang lain memantau situs jejaring sosial media .
Dari perusahaan yang memantau email, beberapa menggunakan alat teknologi untuk secara otomatis memantau email dan lainnya menetapkan karyawan untuk membaca dan meninjau email secara manual.
Mengapa Pengusaha Memantau Karyawan Berselancar di Web di Tempat Kerja
Pengusaha percaya pengawasan karyawan ini diperlukan untuk produktivitas karyawan, alasan hukum, keamanan informasi perusahaan, dan untuk mencegah lingkungan pelecehan .
Menurut Manny Avramidis, wakil presiden senior sumber daya manusia global untuk AMA:
"Ada alasan utama mengapa majikan memantau perilaku karyawan Internet di tempat kerja, tergantung pada organisasi dan karyawannya. Produktivitas karyawan adalah kunci. Beberapa perusahaan akan mengatakan bahwa masalah rahasia perdagangan adalah penting, bukan karena karyawan dengan sengaja membagikan informasi perusahaan, tetapi karyawan mungkin tidak menyadari pentingnya pesaing barang-barang seperti fitur produk baru dan bagan organisasi.
"Situs intranet berbagi informasi yang tidak ingin diketahui oleh orang luar karena persaingan dan kebutuhan untuk mengalahkan pesaing ke pasar. Perusahaan lain prihatin tentang penipuan sejauh keamanan data, memastikan informasi tidak dicuri.
"Beberapa perusahaan akan mengatakan keselamatan dan produktivitas adalah masalah utama mereka yang mungkin melibatkan pemantauan lokasi karyawan melalui GPS [satelit penentuan posisi global], kamera video di area kerja produksi, dan penjaga keamanan untuk memeriksa ID dan isi item yang dibawa ke tempat kerja. Dan, pengusaha lain akan mengutip potensi pertanggungjawaban karena mereka telah dibakar di pengadilan. Sebagian besar organisasi memiliki modal untuk dipantau dan itu cukup murah untuk melakukannya. Jadi mereka melakukannya. "
Lebih Banyak Kekhawatiran Perusahaan Tentang Berselancar di Web di Tempat Kerja
Selain kekhawatiran tentang jenis situs yang dikunjungi karyawan di tempat kerja karena alasan ini, sejumlah masalah tambahan memotivasi pengusaha untuk memantau karyawan yang menjelajahi web di tempat kerja.
Litigasi adalah masalah serius bagi pengusaha, kata Nancy Flynn, direktur eksekutif The ePolicy Institute dan penulis The ePolicy Handbook , 2nd Edition (AMACOM, 2008) dan buku-buku terkait internet lainnya.
Menurut SHRM (diakses 1-11-18 — Anda harus menjadi anggota), "Di era informasi digital, manajer bisnis, profesional SDM, profesional TI dan profesional hukum ini harus bekerja sama untuk mengembangkan kebijakan dan prosedur yang terkait dengan catatan pekerjaan -Pembelian Dalam hal litigasi terkait pekerjaan, pencarian menyeluruh kemungkinan akan dilakukan terhadap catatan elektronik majikan.
"Data elektronik termasuk e-mail, halaman web, file pengolah kata, database komputer dan informasi lainnya yang disimpan di komputer dan yang ada dalam media yang dapat dibaca hanya melalui penggunaan komputer. Ini juga dapat mencakup jejak elektronik tertinggal, seperti ketika seorang manajer menambahkan atau menghapus teks ke peninjauan kinerja, rumus yang digunakan karyawan untuk membuat perhitungan atau pengeditan spreadsheet ke memorandum dan data yang tidak sengaja disimpan lainnya.
"Data elektronik menjadi semakin penting dalam proses hukum. Konsultasi dengan penasihat hukum tentang penyimpanan data elektronik, retensi dan perusakan sangat penting karena Peraturan Federal Prosedur Perdata - Aturan 34 diubah secara khusus untuk mengatasi aturan penemuan untuk informasi yang disimpan secara elektronik."
Menurut Avramidis:
"Ada semakin banyak perusahaan menempatkan penggunaan komputer karyawan di bawah pengawasan karena teknologi menjadi lebih murah dan lebih murah. Tidak peduli bagaimana Anda merasa tentang hal itu, pengusaha yang tidak memantau akan menjadi semakin sedikit, tidak untuk memaku karyawan, tetapi karena pemantauan semakin masuk akal bisnis, hanya akan menjadi semakin signifikan di Amerika, karyawan benar-benar perlu membaca dan menyadari kebijakan.
"Pengusaha harus menetapkan kebijakan agar jelas dengan karyawan tentang hubungan kerja mereka. Kebijakan bertindak sebagai deterrent. Di Florida, sebagai contoh, tidak lazim untuk memarkir mobil polisi di jalan sepanjang malam sebagai pencegah pengendara kendaraan bermotor.
"Di mana pengusaha sering gagal adalah mereka memberitahu karyawan bahwa mereka akan dipantau tetapi mereka tidak menggambarkan perilaku yang diharapkan atau tidak diharapkan. Untuk menjelaskan apa harapan mereka tentang kebijakan itu penting. Mendidik karyawan dan menjelaskan definisi penggunaan internet dan email yang wajar dan dapat diterima setiap tahun dianjurkan. "
Sementara peningkatan jumlah negara bagian dan yurisdiksi mengharuskan pengusaha untuk memberi tahu karyawan pemantauan elektronik, mayoritas pengusaha melakukan pekerjaan yang baik untuk mengingatkan karyawan ketika mereka diawasi.
Kebanyakan pemberi kerja memberi tahu karyawan bahwa perusahaan memantau konten, penekanan tombol, dan waktu yang dihabiskan di papan ketik dan sebagian besar membiarkan karyawan mengetahui bahwa perusahaan meninjau penggunaan komputer mereka. Sebagian besar juga memperingatkan karyawan untuk memonitor email.
Haruskah Anda Memantau Karyawan?
Meskipun peningkatan ini, pemantauan waktu karyawan dan penggunaan online adalah sinyal ketidakpercayaan dan tidak selaras dengan budaya yang berorientasi pada karyawan yang menganggap karyawan sebagai aset utama perusahaan.
Jika kurang dari 1 persen karyawan, menurut beberapa laporan, menyalahgunakan hari kerja mereka dan kepercayaan majikan secara online, mengapa membuat 100 persen karyawan merasa tidak nyaman dan tidak dipercaya? Jadi, praktik pemantauan karyawan elektronik di tempat kerja memiliki pro dan kontra yang kuat.
Pengawasan elektronik terhadap karyawan di tempat kerja dapat menghasilkan hasil yang bermanfaat bagi pengusaha dalam mengendalikan penyalahgunaan. Mereka dapat melindungi kepentingan majikan dalam sebuah gugatan — atau tidak — bergantung.
Namun, ada alasan kuat mengapa perusahaan mungkin tidak ingin menggunakan pemantauan internet karyawan. Avramidis mengatakan bahwa keputusan ini tergantung pada perusahaan dan lingkungan kerja yang ingin dibuat oleh perusahaan :
"Tergantung pada tingkat kebebasan yang diizinkan di perusahaan atau jenis perusahaan, pengawasan elektronik terhadap karyawan mungkin tidak diinginkan. Perusahaan yang mempekerjakan lulusan perguruan tinggi baru, yang benar-benar mengaburkan garis, dan online sepanjang hari, adalah sebuah contoh.
"Faktanya, 99 persen populasi akan baik-baik saja tanpa pengawasan elektronik; kurang dari 1 persen karyawan menyebabkan kerusakan yang memungkinkan semua hal buruk bagi majikan untuk ditendang."
Pada hari-hari seperti Cyber Monday, Black Friday, kejuaraan NCAA, dan acara populer lainnya , para pengusaha mungkin tergoda untuk bereaksi berlebihan terhadap karyawan yang berbelanja dan menonton game online. Dan, karyawan mungkin merasa seolah-olah mereka perlu menyelinap dan menipu untuk melakukan aktivitas internet mereka. Namun, keseimbangan yang sehat menguntungkan semua pihak.
Pengusaha mungkin ingin berpikir dua kali tentang mengembangkan dan menerapkan kebijakan yang melarang semua penggunaan komputer online pribadi selama hari kerja dengan karyawan yang masih menjawab email pada jam 8 malam di malam hari.
Karyawan juga harus mempraktekkan penggunaan internet yang wajar untuk belanja pribadi dan sejenisnya di tempat kerja. Beberapa pengusaha akan berdalih selama beberapa menit untuk memesan, tetapi banyak yang sepatutnya keberatan dengan karyawan yang membandingkan harga secara online selama setengah hari kerja.
Ini akan membuat para karyawan, untuk memahami kebijakan, harapan, dan kebijakan internet, email, dan komputer mereka. Lebih dari separuh dari semua perusahaan yang disurvei telah memecat karyawan karena email dan penyalahgunaan Internet.
Pengusaha yang telah memecat pekerja karena penyalahgunaan email melakukannya karena alasan-alasan ini: pelanggaran terhadap kebijakan perusahaan; tidak pantas atau bahasa kasar; penggunaan pribadi yang berlebihan; atau pelanggaran aturan kerahasiaan perusahaan.
Ketahui kebijakan perusahaan Anda tentang penggunaan internet dan email. Karena persentase pengusaha yang memantau perilaku komputer meningkat setiap tahun, apa yang tidak Anda ketahui atau perhatikan dapat merusak kedudukan Anda dengan majikan Anda.
Sebagian besar perusahaan tidak mempermasalahkan beberapa atau sejumlah kecil penggunaan komputer untuk bisnis pribadi di tempat kerja. Anda perlu tahu bagaimana atasan Anda mendefinisikan beberapa.
Alternatif untuk Pemantauan Karyawan
Ini adalah pilihan yang harus dibuat oleh setiap perusahaan. Dan, semakin banyak perusahaan yang memilih untuk memantau karyawan dan penggunaan online mereka. Saya tidak merekomendasikan pemantauan internet karyawan. Saya merekomendasikan tindakan berikut untuk menciptakan lingkungan organisasi di mana karyawan tidak menyalahgunakan kepercayaan majikan mereka.
- Kembangkan kebijakan internet dan email yang solid yang memberikan harapan yang jelas kepada karyawan tentang sikap majikan pada waktu online pribadi di tempat kerja. Kebijakan ini dapat secara luas melarang aktivitas dan kunjungan situs tertentu tanpa membuat karyawan merasa seperti penjahat. Kebijakan tersebut dapat menekankan tanggung jawab, iman, dan kepercayaan.
- Komunikasikan kebijakan menggunakan banyak contoh sehingga karyawan tidak bingung tentang persyaratan mereka. Terus komunikasikan harapan Anda dan tujukan karyawan yang memanfaatkan waktu majikan mereka secara individual. Jika produktivitas atau slip kontribusi karyawan, komunikasikan dengan karyawan untuk menentukan apakah penggunaan online memengaruhi kinerja. Gunakan disiplin progresif dengan karyawan yang berulang kali melanggar harapan dan kepercayaan Anda.
- Latih manajer dan supervisor Anda tentang cara menetapkan dan mempertahankan harapan dan kebijakan di tempat kerja Anda. Latih mereka untuk mengenali kapan karyawan mungkin menyalahgunakan waktu atau situs internet di tempat kerja. Staf TI, dalam contoh di atas, telah diberi panduan dan pelatihan yang jelas tentang apa yang harus diperhatikan dalam kasus-kasus penyalahgunaan internet yang potensial. Daripada memantau semua aktivitas karyawan secara online, mereka secara selektif memantau ketika mereka berpikir masalah potensial mungkin ada.
- Kembangkan dan pertahankan budaya kepercayaan . Mengembangkan lingkungan di mana karyawan memantau sendiri waktu online pribadi di tempat kerja adalah pendekatan yang paling efektif. Berurusan dengan karyawan yang melampaui batas berdasarkan kasus per kasus. Jangan membebani mayoritas pekerja keras Anda dengan kebijakan yang terlalu memberatkan karena tindakan beberapa orang. Singkirkan beberapa orang.
Penyalahgunaan waktu online terjadi di tempat kerja. Tapi, pemantauan internet karyawan adalah reaksi berlebihan terhadap kegiatan sebagian kecil karyawan. Ini berkontribusi pada lingkungan di mana karyawan merasa tidak dipercaya. Ini mendorong perilaku licik di pihak karyawan.
Ini menyebabkan karyawan membuang-buang energi mengkhawatirkan apakah apa yang mereka lakukan baik-baik saja atau tidak, dan itu mendorong mentalitas 9 hingga 5. Seorang pengusaha pilihan menemukan alternatif untuk pemantauan internet karyawan.