Karyawan Anda berpartisipasi di media sosial
Gunakan media sosial untuk keuntungan perusahaan Anda. Shama (Hyder) Kabani, penulis Zen dari Social Media Marketing dan Presiden Click to Client, sebuah perusahaan pemasaran web layanan lengkap, bertanya, “Apa yang mereka katakan tentang Anda, perusahaan Anda, dan praktik Anda?
Lebih baik lagi - bagaimana Anda menanggapi?
Memiliki kebijakan media sosial di tempat tidak berarti Anda harus mendikte gambar Anda. Namun, Anda bisa berinteraksi secara bertanggung jawab dalam percakapan yang membentuk gambar Anda. Dan, Anda harus membantu karyawan Anda melakukan hal yang sama. "
Mengapa kebijakan media sosial dan praktik terbaik perusahaan diperlukan
Kabani berkata, “Dunia berubah dengan cepat, dan bagaimana kita berkomunikasi berubah lebih cepat. Bukan hanya Gen Y bahwa blog dan twitters - itu adalah fenomena yang berkembang yang dianut oleh semua generasi. Ada manfaat besar untuk teknologi saat ini dan penggunaannya secara luas, tetapi ada juga beberapa risiko seperti yang ditunjukkan oleh Raj Malik dari Network Solutions . ”
Ia menulis bahwa “komentar atau pos yang tidak sah atau tidak pantas dapat:
- "Dapatkan Perusahaan, dan Anda, dalam masalah hukum dengan AS dan lembaga pemerintah lainnya, perusahaan lain, pelanggan atau masyarakat umum.
- "Mengurangi nama merek Perusahaan dengan menciptakan publisitas negatif untuk Perusahaan, pemilik, dan mitra, serta diri Anda atau tim Anda.
- ”Menyebabkan kerusakan pada Perusahaan dengan merilis informasi non-publik atau informasi kepemilikan.
- ”Bebaskan kemampuan kami untuk mendapatkan paten atau merusak keunggulan kompetitif kami.
- "Bayar pekerjaan Anda di Perusahaan."
Dia menyarankan bahwa sebagian besar dari ini tidak akan mengganggu perusahaan jika karyawan menggunakan akal sehat dan penilaian yang baik dalam interaksi online mereka.
10 Langkah-langkah untuk Kebijakan Media Sosial
Kabani, yang dinobatkan sebagai salah satu dari 10 wanita paling berpengaruh dan berkuasa di media sosial, menyarankan sepuluh langkah ini untuk menciptakan panduan dan strategi media sosial perusahaan Anda.
Tentukan di mana perusahaan Anda berdiri sehubungan dengan hubungan yang mereka inginkan dengan media sosial. Anda juga perlu memutuskan di mana Anda berdiri relatif terhadap pemantauan penggunaan media sosial oleh karyawan. Anda perlu menentukan seberapa jauh perusahaan Anda ingin menggunakan media sosial untuk pengenalan merek, melibatkan pelanggan dan karyawan dalam percakapan, dan untuk mendorong penjualan.
Kabani bertanya, “Apakah Anda hanya memilih untuk berkomunikasi sebagai reaksi terhadap apa yang dikatakan orang lain? Apakah Anda akan proaktif dalam melibatkan masyarakat (konsumen dan blogger)? Tanpa cara berpikir menyeluruh tentang media sosial, bisa sangat sulit untuk membuat kebijakan. ”
Tentukan apa yang merupakan media sosial. Kabani mengatakan bahwa setiap organisasi perlu mendefinisikan untuk penggunaan mereka sendiri apa yang merupakan media sosial. “Sementara sebuah blog dan LinkedIn dapat dengan mudah dikategorikan sebagai media sosial - bagaimana dengan video online? Bagaimana dengan Twitter?
Apa yang sebenarnya merupakan media sosial? Anda harus memiliki definisi tertulis Anda sendiri (sebaiknya). Ini terutama benar karena situs web dan alat baru muncul setiap saat.
Definisi pribadi saya tentang media sosial adalah situs web atau media apa pun (termasuk video) yang memungkinkan komunikasi di tempat terbuka. ”
Seperti halnya konten offline atau online yang ditulis, digunakan, diterima, dikembangkan, atau disimpan dalam elektronik milik perusahaan yang diberikan kepada karyawan, klarifikasi siapa yang memiliki apa. Tidak ada pertanyaan, sebagai contoh, tentang blog pribadi, yang ditulis oleh seorang karyawan, pada waktunya. Jika dia meninggalkan pekerjaan Anda, blog dan konten miliknya.
Tapi, isi dari laptop dan ponsel milik perusahaannya, dan konten yang dia tulis untuk situs web perusahaan, mungkin milik, dengan kebijakan tertulis , kepada perusahaan.
Di media sosial, apakah perusahaan Anda memiliki akun Twitter atau halaman Facebook, sebagai contoh? Perusahaan perlu memastikan bahwa kepemilikan akun media sosial ini milik perusahaan, bukan karyawan yang tugas kerjanya saat ini termasuk memposting ke dan memantau akun-akun ini.
Kebijakan Anda harus mencakup siapa yang memiliki apa yang ada di ranah media sosial.
Jaga kerahasiaan dan informasi rahasia pribadi. Hormati hak privasi karyawan lain dan pelanggan Anda. Kebijakan media sosial harus mengatasi masalah menjaga kerahasiaan informasi pribadi dan hak milik.
Kabani berkata, “Karena sifat alami dari situs-situs ini, lebih mudah untuk memberikan informasi kunci tanpa menyadarinya. Bahkan pesan pribadi tidak selalu aman. Setiap situs memiliki fallibilities sendiri. Sebaiknya karyawan tidak pernah membagikan informasi rahasia atau kepemilikan apa pun menggunakan media sosial - baik secara publik maupun pribadi. ”
Tentukan siapa yang bertanggung jawab untuk mengelola dan berpartisipasi di media sosial. Adalah penting bahwa semua karyawan memahami dan mematuhi kebijakan media sosial perusahaan saat jaringan di media sosial online. Namun, satu karyawan atau tim harus mengasumsikan persona publik perusahaan dan mengelola upaya media sosial perusahaan.
Waspada untuk mengikuti dan menanggapi komentar publik, pujian, atau keluhan tentang perusahaan, karyawan atau tim memiliki tanggung jawab resmi untuk menanggapi media sosial. Meskipun semua karyawan harus didorong untuk berinteraksi dan mewakili merek perusahaan, di media sosial, karyawan ini juga harus menangani kueri secara proaktif.
Kabani mengatakan, “Cara terbaik untuk menemukan advokat media sosial dalam perusahaan adalah mencari orang atau tim yang paling bersemangat untuk berkomunikasi dengan pelanggan di media sosial. Mereka mungkin sudah melakukannya tanpa Anda sadari. Carilah orang-orang itu dan latih mereka dengan baik untuk mewakili merek Anda. ”
Menetapkan aturan dasar untuk partisipasi karyawan di media sosial. Anda berjalan dengan baik dengan karyawan. Anda perlu memberi kebebasan kepada karyawan untuk terlibat dalam media sosial, namun melindungi perusahaan pada saat yang bersamaan. Kabani menyarankan untuk melihat kebijakan media sosial Intel yang komprehensif. Departemen Teknologi Emerging di Angkatan Udara telah membuat diagram alur ini dari pedoman media sosial mereka sendiri dan David Meerman Scott menyoroti strategi media sosial mereka di posting blognya. Jadi, contoh memang ada secara online.
Meskipun karyawan Anda mungkin sudah menggunakan akal sehat saat berpartisipasi online, kebijakan media sosial Anda harus secara khusus membahas contoh topik tabu. Informasi perusahaan rahasia, eksklusif, dan tidak dirilis harus tetap berada di luar media sosial. Informasi pribadi dan pribadi tentang pekerjaan Anda dan rekan kerja serta pelanggan Anda tidak boleh muncul secara online.
Citra publik karyawan Anda di media sosial, jika mereka dapat dikaitkan dengan perusahaan Anda, itu penting. Nastiness, keterlaluan, komentar yang meremehkan, pernyataan tidak jujur, perilaku merendahkan, dan penggunaan zat ilegal, adalah contoh perilaku yang harus diperhatikan oleh kebijakan media sosial Anda.
Buat sistem untuk memantau lingkup media sosial. Kabani mengatakan, “Kebijakan media sosial tidak berguna jika Anda tidak benar-benar memantau ruang di mana percakapan itu terjadi. Ada banyak alat gratis dan berbayar untuk memantau media sosial. ”
Buat pelatihan mudah tersedia bagi karyawan Anda yang ingin berpartisipasi di media sosial. Kabani menyarankan, “Pikirkan menang-menang. Tidak ada yang suka diperintah - terutama ketika menyangkut jejaring sosial mereka sendiri. Namun, kebanyakan orang terbuka untuk belajar tentang cara memanfaatkan situs media sosial ini dengan lebih baik untuk meningkatkan karier dan merek mereka sendiri. Kebanyakan orang yang membuat kesalahan secara online tidak tahu apa yang lebih baik.
Jika Anda mengharapkan karyawan Anda menggunakan alat jejaring sosial dengan benar, Anda harus memberikan pelatihan. Apa yang mereka keluarkan tidak hanya merupakan cerminan dari perusahaan; ini juga merupakan cerminan dari mereka. Buatlah win-win untuk semua orang. ”
Media sosial berkembang dengan jutaan orang di seluruh dunia yang berinteraksi dengan cara-cara yang hanya bisa diimpikan beberapa orang beberapa waktu yang lalu. Karyawan Anda berinteraksi di media sosial. Perusahaan Anda juga harus berinteraksi di media sosial.
Dan, kebijakan dan strategi media sosial Anda membutuhkan pengembangan sekarang. Ambil kesempatan untuk memengaruhi percakapan yang terjadi di sekitar perusahaan Anda dan merek Anda.
Jangan percaya sejenak bahwa percakapan itu tidak terjadi. Langsung pada kesempatan untuk mempengaruhi arah - sekarang.