Penggantian Karyawan untuk Menggunakan Kendaraan Anda Sendiri
Penggantian karyawan untuk menggunakan mobil Anda sendiri akan bervariasi oleh perusahaan dan sektor, tetapi sebagian besar organisasi memberi kompensasi kepada karyawan sekitar Tarif Mileage Standar yang ditetapkan oleh IRS atau Biaya Penggantian Kendaraan Bermotor.
Tarif ditetapkan setiap tahun oleh General Services Administration (GSA) berdasarkan penelitian yang dilakukan oleh perusahaan konsultan independen mengenai biaya saat ini untuk menggunakan kendaraan.
Untuk 2018, tarif IRS ditetapkan pada 54,5 sen per mil perjalanan, naik dari 53,5 sen untuk 2017, dan turun dari 54 sen untuk 2016 dan 57,5 sen pada 2015. Tarif standar tetap ini menggabungkan biaya asuransi, pendaftaran, gas, minyak, dan pemeliharaan. Untuk seseorang yang banyak mendorong pekerjaan, ini dapat menghasilkan pengurangan yang cukup signifikan.
Sebagian besar pemberi kerja akan mengganti biaya IRS atau GSA karena mereka dapat mengurangi jumlah itu sebagai biaya ketika mereka mengajukan pengembalian pajak penghasilan badan mereka, meskipun ada rumus pajak kompleks lain yang dapat digunakan oleh perusahaan. Ketika pekerja yang memenuhi syarat sulit ditemukan selama ekspansi ekonomi, pengusaha lebih mungkin memberikan tingkat penggantian yang kompetitif.
Internal Revenue Service membutuhkan pembayaran penggantian untuk dibuat secara terpisah dari gaji tanpa pajak yang dikeluarkan.
Oleh karena itu, sebagian besar perusahaan akan memproses pembayaran biaya melalui sistem hutang piutang agar terpisah dari penggajian dan untuk menjaga kepatuhan terhadap undang-undang IRS.
Jika majikan Anda mengganti pada atau di dekat tingkat GSA atau IRS, maka Anda dapat merasa yakin bahwa Anda mendapatkan kesepakatan yang adil. Jika Anda menerima kurang dari tarif IRS, maka Anda mungkin dapat mengurangi sebagian dari biaya pada pajak penghasilan pribadi Anda.
Penggantian Karyawan Pegawai
Pegawai pemerintah akan selalu mendapat penggantian tepat pada tingkat GSA jika penggunaan mobil milik pribadi diotorisasi atau ketika tidak ada kendaraan pemerintah yang tersedia.
Persyaratan Penggantian Biaya Mobil
Anda harus memberikan catatan jarak tempuh, tanda terima gas, dan dokumentasi tanda pengeluaran biaya lainnya yang terkait dengan mobil Anda. Tanpa catatan terperinci, laporan pengeluaran Anda mungkin ditolak. Atau lebih buruk lagi, majikan Anda berpotensi mengambil tindakan disipliner jika menurutnya klaim Anda mungkin curang. Banyak perusahaan membutuhkan pencatatan kontemporer, seperti IRS. Jangan mencoba untuk memperkirakan jarak tempuh Anda karena itu mungkin melanggar kebijakan majikan Anda.
Menjaga pena dan kertas di mobil Anda adalah salah satu metode, meskipun yang menjemukan; pilihan yang lebih baik adalah aplikasi pelacakan jarak tempuh yang secara otomatis melacak perjalanan Anda dalam log serentak yang dapat Anda cetak atau unduh. Ini adalah cara yang efisien untuk melacak jarak tempuh, titik awal dan akhir dan tujuan bisnis untuk drive untuk disertakan dengan laporan pengeluaran Anda.
Konsekuensi Pajak
Pengembalian mileage dianggap bebas pajak oleh pemberi kerja selama mereka didokumentasikan dan tidak melebihi pengeluaran Anda yang sebenarnya.
Namun, majikan Anda tidak dapat langsung membayar biaya operasi seperti perbaikan atau perawatan untuk mobil Anda tanpa konsekuensi pajak. Biaya lain seperti tol yang terkait langsung dengan transportasi bisnis dapat diganti tanpa pajak jika Anda memiliki tanda terima.
Beberapa majikan memberikan tunjangan bulanan untuk biaya mobil. Jika karyawan diminta untuk menyediakan catatan biaya, mereka akan dikenakan pajak hanya untuk jumlah yang diterima melebihi biaya tercatat. Jika pemberi kerja tidak memerlukan dokumentasi, maka tunjangan tersebut dapat dikenakan pajak.
Mulai tahun pajak 2018, dengan penerapan Pemotongan Pajak dan Undang-Undang Pekerjaan, para pekerja tidak akan lagi dapat mengurangi biaya kendaraan yang tidak diganti. Pada tahun 2017 dan tahun-tahun sebelumnya, biaya-biaya ini dikurangkan jika mereka melebihi 2% dari pendapatan kotor yang disesuaikan.
Jadi pekerja yang akan mendorong secara ekstensif sebagai bagian dari melaksanakan tanggung jawab pekerjaan mereka, harus secara hati-hati mengevaluasi kebijakan penggantian biaya perusahaan saat mereka meninjau tawaran pekerjaan. Jika majikan biasanya tidak mengganti biaya mobil, maka Anda mungkin menawarkan untuk mengurangi gaji sebagai ganti penggantian karena penggantian akan dilindungi dari pajak jika pengeluaran didokumentasikan dengan tepat. Atau, Anda dapat menegosiasikan gaji yang lebih tinggi untuk memperhitungkan beban pajak tambahan di bawah undang-undang pajak baru.
Konsultasikan dengan atasan Anda atau akuntan pajak untuk meminta nasihat tentang bagaimana peraturan berlaku untuk situasi Anda.
Baca Lebih Lanjut: Cara Terbaik untuk Menggantikan Karyawan untuk Biaya Mileage