Komunikasi Tertulis
Surat instruksi (LOI) adalah pemberitahuan formal yang ditulis dalam format pesan militer yang memberi tahu pihak penerima masalah tertentu dan merinci bagaimana pengirim ingin mereka ditangani. Secara umum, surat instruksi digunakan dalam komunikasi bisnis dan dengan urusan pribadi; mereka dapat ditulis tentang hampir semua subjek oleh siapa pun.
Namun, di Militer AS mereka digunakan mungkin paling sering dalam dua cara.
Sebagai contoh, salah satu metode untuk LOI adalah sebagai petunjuk untuk penyelesaian real seseorang dalam hal kematian orang itu. Ini bukan kemauan, tetapi dapat digunakan sebagai lebih dari daftar orang yang harus dihubungi, dokumen untuk diperoleh, dan pengaturan akhir untuk pemakaman. Ini juga dapat mencantumkan aset dan alokasi khusus.
Jenis surat instruksi kedua - seperti yang ditunjukkan di bawah ini - digunakan sebagai alat koreksi atau perbaikan di militer. Pertimbangkan LOI yang paling umum sebagai sesi konseling formal dari pejabat atasan atau personil tamtama senior kepada anggota militer junior yang telah menunjukkan kinerja di bawah standar. LOI yang khas ini tidak hanya akan meninjau standar yang harus dipenuhi oleh anggota, tetapi menawarkan solusi untuk mengejar kinerja yang lebih baik di bidang defisiensi. Mungkin rencana tindakan untuk diikuti dapat ditambahkan untuk sepenuhnya meminta pihak yang dimaksudkan untuk memahami konsekuensi dari tidak melakukan pada tingkat yang diminta.
Surat Contoh Instruksi
Dalam contoh di bawah ini, surat instruksi telah ditulis sebagai cara untuk membantu penerima meningkatkan kinerja kerjanya, yang telah dianggap "tidak memuaskan."
Surat itu melanjutkan dengan daftar sejumlah kegagalan di pihak penerima, dan menyarankan dia untuk menjadi lebih giat, menulis: "Anda harus secara pribadi menetapkan tujuan divisi Anda dan secara pribadi memverifikasi bahwa mereka dipenuhi."
Kemudian daftar langkah-langkah yang diperlukan untuk meningkatkan kinerja dan ditutup dengan kata-kata dorongan, menawarkan bantuan berkelanjutan dan mencatat: "Kami ingin dan membutuhkan kesuksesan Anda."
Contoh Surat Perintah
Dari: Commanding Officer, USS NEVERSAIL (CV 11)
Kepada: LCDR Mike Rowmanage, USN, 987-65-4321 / 1300
Staf Penerbangan Fuels, USS NEVERSAIL (CV 11)
Subj: SURAT INSTRUKSI
Ref: (a) MILPERSMAN 1611-080
1. Surat Instruksi ini dikeluarkan berdasarkan referensi untuk membahas langkah-langkah spesifik yang diperlukan untuk meningkatkan kinerja yang tidak memuaskan dari Divisi Penerbangan Fuels di papan NEVERSAIL.
2. Karena asumsi tugas Anda sebagai petugas bahan bakar penerbangan di atas kapal NEVERSAIL, Anda telah mengizinkan prosedur tidak sah untuk berada di Divisi Penerbangan Fuels yang mengakibatkan kerusakan struktural pada tangki penyimpanan JP-5 8-39-02J selama pengisian berlangsung pada 18 Juli CY. Anda gagal membiasakan diri dengan arahan bahan bakar penerbangan yang tepat dan dengan demikian Anda tidak dapat memverifikasi proses di divisi Anda. Anda juga gagal memastikan semua arahan dipertahankan mutakhir. Secara umum, Anda mengandalkan sepenuhnya kepada asisten Anda sebagai petugas bahan bakar penerbangan untuk operasi divisi Anda sehari-hari.
3. Untuk berfungsi secara efektif sebagai petugas bahan bakar penerbangan, Anda harus menjadi lebih terlibat dalam aspek sehari-hari divisi Anda.
Anda tidak dapat mengelola dari kantor Anda, menerima nasihat dari asisten Anda tanpa mengembangkan pengetahuan pribadi yang memadai tentang prosedur tertentu. Anda harus secara pribadi menetapkan gol divisi Anda dan secara pribadi memverifikasi bahwa mereka dipenuhi.
Sebuah. Anda harus meninjau setiap petunjuk bahan bakar penerbangan yang berlaku untuk USS NEVERSAIL. Anda akan memastikan bahwa Anda terbiasa dengan prosedur yang diarahkan. Sebagai soal rutinitas, Anda akan secara pribadi memverifikasi bahwa divisi Anda tidak menyimpang dari prosedur yang diarahkan kecuali diizinkan oleh otoritas yang lebih tinggi.
b. Anda akan mengajukan permintaan kuota untuk diri sendiri dan CWO2 JS Ragmann untuk menghadiri kursus petugas bahan bakar penerbangan setelah menyelesaikan penyebaran ini.
4. Surat ini dirancang untuk membantu Anda memperbaiki kekurangan dalam kinerja Anda sebagai petugas divisi. Seluruh rantai komando tersedia untuk membantu Anda dengan cara apa pun yang memungkinkan.
Kami menginginkan dan membutuhkan kesuksesan Anda.
DR LADA
Contoh Surat Perintah ini memberikan petugas junior dengan umpan balik langsung tanpa area abu-abu dalam nada atau makna. Ini juga merupakan versi tertulis dari sesi konseling yang didokumentasikan yang menawarkan bantuan langsung oleh anggota senior dan yang lebih berpengalaman lainnya dalam komando. Ini adalah alat yang sempurna untuk menciptakan perwira junior yang lebih baik dalam komando dan mencegah potensi kehilangan kemampuan misi di masa depan.