Ketika Anda tidak masuk kerja karena Anda sakit, Anda harus mengikuti prosedur yang ditentukan oleh manajer Anda, atau diuraikan oleh departemen sumber daya manusia dan buku pegangan karyawan Anda. Biasanya, seorang majikan akan meminta Anda untuk mengingatkan atasan Anda melalui surat, email, atau panggilan telepon.
Bahkan jika itu tidak diperlukan, itu adalah ide yang baik untuk memberi tahu atasan Anda tentang ketidakhadiran Anda sesegera mungkin. Menempatkan pesan ini ke dalam tulisan (baik melalui surat atau email) adalah yang terbaik. Baca di bawah ini untuk saran tentang cara memberi tahu atasan Anda tentang ketidakhadiran Anda, dan baca contoh surat alasan ketidakhadiran sakit dan email.
Memahami Kebijakan Perusahaan dan Preferensi Boss Anda
Meskipun perusahaan Anda mungkin memiliki kebijakannya sendiri mengenai hari sakit Anda, manajer Anda mungkin memiliki pandangan yang berbeda. Biasanya, perusahaan meminta karyawan untuk mengingatkan manajer mereka tentang hari yang sakit. Untuk waktu istirahat yang panjang (lebih dari empat hari) karena sakit, beberapa perusahaan juga akan membutuhkan catatan dokter .
Atasan Anda mungkin memiliki preferensi apakah Anda mengirim email atau menelepon untuk memberi tahu mereka bahwa Anda sedang menjalani hari yang sakit. Beberapa manajer - dan perusahaan - juga lebih suka bahwa catatan tentang ketidakhadiran Anda dikirimkan ke tim Anda, dan bukan hanya atasan langsung Anda sehingga semua rekan Anda sadar bahwa Anda tidak tersedia.
Cara Memberi Tahu Bos Anda
Apakah itu diperlukan atau tidak, ada baiknya untuk menempatkan alasan ketidakhadiran sakit Anda secara tertulis. Dengan cara itu Anda memiliki catatan tentang apa yang terjadi, dan manajer Anda dapat dengan mudah mendokumentasikan ketidakhadiran tersebut.
Tentu saja, jika Anda harus absen karena sakit mendadak, Anda harus berusaha untuk memberitahu atasan secepatnya.
Panggilan telepon cepat, teks, atau email untuk memberi tahu mereka bahwa Anda tidak dapat berada di pekerjaan Anda hari itu adalah prioritas mutlak, jika memungkinkan. Gunakan metode apa pun yang lebih disukai di kantor Anda (misalnya, beberapa perusahaan lebih menyukai pesan teks, sementara yang lain tidak menyarankan teks).
Ketika Anda kembali bekerja, Anda harus menyediakan surat atau email alasan ketidakhadiran resmi, bersama dengan dokumen pendukung (catatan dokter, evaluasi ER, dll.).
Apa yang Harus Disertakan dalam Surat atau Email
Saat menulis surat, ikuti format surat bisnis . Sertakan informasi kontak Anda, tanggal, dan informasi kontak dari perusahaan Anda. Kemudian, mulailah isi surat Anda dengan salam yang pantas.
Selanjutnya, jelaskan secara singkat mengapa Anda menulis. Sertakan alasan ketidakhadiran Anda, dan sebutkan jika Anda memiliki dokumentasi apa pun. Cantumkan tanggal ketidakhadiran Anda juga. Namun, pertahankan bagian ini dari surat singkat Anda. Anda tidak perlu masuk ke semua rincian gejala Anda. Jernih tapi ringkas. Kemudian, akhiri dengan penutupan profesional dan tanda tangan Anda.
Saat menulis email, simpan pesan Anda sama profesionalnya dengan korespondensi bisnis apa pun. Namun, Anda dapat meninggalkan tanggal dan informasi kontak dari bagian atas pesan.
Sertakan konten yang sama, tetapi di bawah tanda tangan Anda, sertakan informasi kontak Anda.
Isi baris subjek dengan nama Anda dan alasan Anda untuk menulis. Misalnya, baris subjek Anda mungkin hanya "Nama depan Nama belakang - Ketidakhadiran."
Baik Anda menulis email atau surat, pastikan untuk mengoreksi pesan Anda. Ya, Anda sakit, tetapi ini masih merupakan pesan profesional. Anda ingin tulisan Anda jelas dan halus.
Contoh Surat Sickness Excuse
Berikut adalah beberapa contoh surat alasan ketidakhadiran untuk digunakan sebagai panduan ketika Anda perlu memberikan alasan tertulis karena tidak ada pekerjaan karena sakit. Gunakan contoh ini sebagai template untuk surat Anda sendiri. Namun, ingatlah untuk mengubah huruf itu sehingga pertama-tama keadaan khusus Anda.
Contoh 1
Nama belakang Nama depan Anda
Judul
Organisasi
Alamat
Kota (*): Negara (*): Kode posTanggal
Nama Depan Majulah Nama belakang Majikan
Judul
Organisasi
Alamat
Kota (*): Negara (*): Kode pos
Dear Ms. Nama belakang:
Harap terima surat ini sebagai pemberitahuan tertulis bahwa saya tidak dapat menghadiri pekerjaan pada hari Senin, 2 Agustus, 20XX karena sakit. Saya sakit dan tidak dapat melapor untuk bekerja pada tanggal tersebut.
Tolong beri tahu saya jika saya dapat memberikan informasi lebih lanjut.
Hormat saya,
Tanda tangan Anda
Nama Diketik Anda
Contoh # 2
Nama belakang Nama depan Anda
Judul
Organisasi
Alamat
Kota (*): Negara (*): Kode posTanggal
Nama Depan Majulah Nama belakang Majikan
Judul
Organisasi
Alamat
Kota (*): Negara (*): Kode pos
Dear Mr. Lastname,
Harap terima surat ini sebagai dokumentasi ketidakhadiran saya mulai 2 Maret hingga 6 Maret, 20XX karena sakit. Saya telah memasukkan catatan dokter saya yang merinci rekomendasinya untuk perawatan di rumah sakit karena komplikasi dari flu. Saya juga menyertakan instruksi pembuangan rumah sakit.
Jika saya bisa memberikan informasi tambahan, tolong beri tahu saya. Terima kasih atas pengertian Anda.
Hormat saya,
Tanda tangan Anda
Nama Diketik Anda
Contoh Email Sickness Excuse
Berikut adalah beberapa contoh email alasan ketidakhadiran untuk digunakan sebagai panduan ketika Anda tidak masuk kerja karena sakit.
Contoh 1
Subjek: Ketidakhadiran Maria Putih
Dear Mr. Grey
Harap terima pemberitahuan tertulis tentang ketidakhadiran saya pada 16 November, 20XX. Saya tidak dapat menghadiri pekerjaan karena sakit.
Jika Anda membutuhkan informasi tambahan, tolong beri tahu saya.
Hormat saya,
Mary White
marywhite2345@email.com
123-456-7890
Contoh # 2
Subjek: Joe Brown- Ketidakhadiran June X, 20XX
Steve yang terhormat,
Saya menulis untuk mendokumentasikan ketidakhadiran saya karena sakit pada Juni X, 20XX. Saya tidak dapat melapor ke tempat kerja karena serangan akut keracunan makanan. Silakan lihat laporan terlampir tentang perawatan saya di Urgent Care.
Salam,
Joe
joe.brown765@email.com
555-555-5555
Pemberitahuan Advance Absen Excuse Email
Subjek: Jane Doe - Absen Dari Kerja
Nama Pengawas yang terhormat:
Saya sudah terkena flu dan tidak akan datang pada hari Selasa, 2 Maret, jadi saya dapat beristirahat dan memulihkan diri. Saya telah meminta Patricia untuk memeriksa klien saya untuk memastikan semua kebutuhan mereka terpenuhi dan Tom akan menyiapkan laporan untuk pertemuan kami hari Jumat. Saya akan mencoba dan memeriksa email jika Anda membutuhkan sesuatu yang mendesak.
Terima kasih,
Jane