Karyawan sering juga harus menulis surat alasan untuk cuti yang lebih lama atau waktu istirahat tambahan.
Surat izin formal juga digunakan dalam situasi lain, seperti absen dari tugas juri atau absen dari sekolah.
Baca di bawah ini untuk tips menulis surat alasan resmi, serta dua surat sampel: satu sampel untuk mengirim majikan sebelum Anda kehilangan pekerjaan dan satu lagi setelahnya.
Tips Menulis Surat Permohonan Formal
- Ikuti format surat bisnis. Gunakan format surat bisnis resmi saat menulis surat Anda. Anda ingin surat ini menjadi profesional.
- Pahami kebijakan majikan Anda. Sebelum Anda ketinggalan kerja, pastikan Anda tahu kebijakan untuk memberi tahu atasan Anda bahwa Anda tidak akan hadir. Ketahui apakah Anda perlu memberi tahu atasan Anda, dan bagaimana Anda harus memberikan informasi itu kepadanya (misalnya panggilan telepon, surat, email). Juga lihat seberapa jauh sebelumnya Anda perlu memberi tahu majikan Anda.
- Kirim surat itu secepat mungkin. Jika memungkinkan, kirim surat alasan Anda sebelum Anda kehilangan pekerjaan. Anda ingin memberi waktu kepada atasan Anda untuk menetapkan kembali tugas Anda. Jika Anda meminta cuti yang lebih lama, kirim surat ini sedini mungkin. Jika Anda tidak punya waktu untuk mengirim surat resmi, pertimbangkan untuk mengirim email alasan .
- Singkat saja. Jangan terinci tentang mengapa Anda kehilangan pekerjaan (seperti daftar panjang gejala Anda jika Anda sakit atau cerita mendetail tentang masalah pribadi). Sebaliknya, cukup sebutkan hari atau hari-hari Anda tidak hadir, dan jelaskan (secara singkat) mengapa.
- Tawarkan bantuan. Anda mungkin mempertimbangkan membantu menebus ketidakhadiran Anda dalam beberapa cara. Misalnya, Anda mungkin mengatakan bahwa Anda akan tetap berada di email selama ketidakhadiran Anda, atau Anda mungkin menawarkan untuk bekerja satu atau dua jam tambahan untuk menyelesaikan beberapa proyek yang terlewatkan. Jika Anda dapat mempersiapkan ketidakhadiran Anda sebelumnya, tanyakan satu atau dua kolega atau karyawan Anda untuk membantu menyelesaikan tugas yang akan Anda lewatkan. Ini akan sangat penting ketika Anda meminta cuti yang lebih lama.
Contoh Surat Formal Excuse (Sebelum Hilang Kerja)
Tanggal
Nama Majikan
Judul Pengusaha
Organisasi
Alamat
Kota (*): Negara (*): Kode pos
Dear Mr./Ms. Nama keluarga:
Harap setujui surat ini sebagai pemberitahuan resmi bahwa saya tidak akan dapat menghadiri pekerjaan mulai tanggal 1 September, 20XX hingga 5 September, 20XX. Saya akan menghadiri konferensi pengembangan profesional yang saya bicarakan dengan Anda pada awal pekan ini.
Saya telah mengatur untuk berada di email selama jam kerja, dan saya akan menelepon dan check in dengan kantor satu kali sehari untuk melihat apa yang saya lewatkan.
Tolong beri tahu saya jika saya dapat memberikan informasi lebih lanjut, atau jika Anda membutuhkan hal lain dari saya untuk membuat ketidakhadiran saya berjalan dengan lancar. Terima kasih telah mengizinkan saya untuk mengambil peluang hebat ini.
Hormat saya,
Tanda Tangan Anda (surat hard copy)
Nama Diketik Anda
Contoh Surat Formal Excuse (Setelah Hilang Kerja)
Tanggal
Nama Majikan
Judul Pengusaha
Organisasi
Alamat
Kota (*): Negara (*): Kode pos
Dear Mr./Ms. Nama keluarga:
Harap setujui surat ini sebagai pemberitahuan resmi bahwa saya tidak dapat menghadiri pekerjaan pada tanggal 1 September, 20XX karena sakit. Saya sudah menyelesaikan tugas untuk minggu ini yang saya lewatkan selama ketidakhadiran saya.
Tolong beri tahu saya jika saya dapat memberikan informasi lebih lanjut. Terima kasih atas pengertian.
Hormat saya,
Tanda Tangan Anda (surat hard copy)
Nama Diketik Anda
Mengirim Pesan Email
Terkadang lebih masuk akal untuk mengirim pesan email yang menjelaskan ketidakhadiran Anda. Misalnya, jika Anda ingin memberi tahu atasan Anda sesegera mungkin bahwa Anda tidak akan bekerja, email adalah cara tercepat untuk membagikan informasi ini. Beberapa majikan bahkan meminta agar karyawan memberi tahu mereka tentang ketidakhadiran melalui email.
Jika Anda mengirim pesan email alasan untuk ketidakhadiran Anda, pastikan untuk menyimpan email singkat, cukup cantumkan tanggal Anda tidak akan hadir, dan berikan penjelasan singkat mengapa Anda akan pergi.
Juga pastikan untuk menyertakan baris subjek yang jelas. Anda mungkin hanya menulis "Ketidakhadiran dari Kerja" di baris subjek. Ini jelas menjelaskan tujuan email Anda kepada atasan Anda.
Jika Anda lebih suka mengirim email alasan Anda, berikut ini cara mengirim pesan email profesional .
informasi tambahan
Alasan untuk Hilang Kerja
Lebih Banyak Surat Kesopanan Absen