Cara Menulis RFP

Buat RFP yang Akan Mendapat Hasil

Permintaan untuk proposal

, kadang-kadang disebut RFP atau RFQ untuk "permintaan untuk kutipan," adalah dokumen masalah perusahaan ketika ingin membeli produk dan ingin membuat spesifikasinya tersedia untuk umum. Ini biasanya terjadi ketika beberapa perusahaan akan menawar pekerjaan atau pekerjaan dan mengundang harga yang lebih kompetitif. Tetapi upaya Anda mungkin menghasilkan tawaran yang membuang-buang waktu Anda, atau lebih buruk lagi, tidak ada tawaran sama sekali, jika Anda tidak mempersiapkan RFP dengan benar.

Inilah cara untuk meraih kesuksesan terbaik.

Kesulitan: Rata-rata

Waktu yang Dibutuhkan: Sering membutuhkan waktu beberapa hari

Begini Cara:

1. Kerjakan pekerjaan rumah Anda: Cari tahu apa yang Anda butuhkan, apa yang Anda inginkan, dan apa yang mungkin sebelum Anda mulai menulis RFP Anda. Jangan mengeluarkan RFP untuk mesin yang dapat menghasilkan 1.500 widget per jam jika Anda belum pernah menjual lebih dari 25 per bulan. Tidak ada gunanya mengeluarkan RFP untuk mobil terbang ketika utusan bisa melewati lalu lintas sama cepatnya dengan sepeda.
2. Bedakan antara kebutuhan dan keinginan Anda: Jika Anda ingin membeli aplikasi yang dapat mengirimkan gambar antara kantor pusat dan van Anda di lokasi kerja, Anda dapat menentukan jumlah gambar yang Anda butuhkan per detik, ukuran maksimum gambar yang Anda butuhkan, dan resolusi yang diperlukan. Tentu, mungkin bagus untuk memiliki gambar-gambar berwarna, tetapi apakah itu benar-benar diperlukan? Jika Anda benar-benar memerlukan kata tertentu, gunakan kata-kata seperti "akan," "harus," dan "harus." Ini menunjukkan bahwa ini adalah persyaratan. Spesifikasi yang hanya "keinginan" harus diidentifikasi dengan kata-kata seperti "boleh," "bisa," dan "opsional."

1. Tentukan apa yang akan menjadi pemenang : Proposal yang Anda dapatkan sebagai tanggapan terhadap RFP Anda akan berbeda. Setiap perusahaan yang menanggapi akan memiliki kekuatan dan kelemahan yang berbeda. Beberapa akan fokus pada biaya terendah. Orang lain akan bersiap dengan kualitas terbaik . Namun, yang lain akan menawarkan satu set fitur lengkap. Tentukan di depan apa yang Anda cari - biaya terendah, pengiriman tercepat atau kombinasi keduanya.

1. Atur dokumen : Apa pun yang Anda tulis untuk bisnis harus diberi banyak pemikiran dan harus diatur. Garis besar adalah tempat yang baik untuk memulai. Minimal, Anda akan membutuhkan bagian untuk pengenalan, persyaratan, kriteria pemilihan, garis waktu dan proses. Banyak dari bagian ini akan memiliki subbagian.
2. Tulis pendahuluan : Di sinilah Anda akan menjelaskan kepada penawar potensial mengapa Anda menerbitkan RFP dan apa yang ingin Anda capai dengan melakukannya. Pengantar juga dapat mencakup ringkasan poin-poin penting dari bagian lain, termasuk tanggal jatuh tempo. Pengenalan RFP untuk sistem transmisi gambar mungkin membaca sesuatu seperti ini: "Perusahaan XYZ meminta proposal untuk sistem yang sangat andal dan mudah digunakan yang mampu mentransmisikan gambar dari kantor utama ke van di mana saja di area metropolitan. Tawaran responsif harus diterima pada hari Senin, 5 Maret 2007, pukul 8AM PST. "
3. Jelaskan persyaratan : Bagian ini adalah salah satu yang paling penting dan biasanya membutuhkan waktu paling lama. Anda harus menentukan ukuran dan kejelasan gambar yang akan dikirim dan kecepatan yang diperlukan. Harus spesifik, tetapi jangan beri tahu penawar bagaimana Anda ingin pekerjaan itu diselesaikan kecuali itu penting. Anda mungkin ingin memecah bagian ini menjadi subbagian berdasarkan sistem. Misalnya: a) ukuran dan kualitas gambar b) transmisi (yang dapat mencakup kecepatan yang diinginkan dan persyaratan apa pun yang membuat transmisi aman) dan c) opsi yang diinginkan (di mana Anda dapat mendaftarkan warna sebagai opsi yang diinginkan).

1. Kriteria pemilihan : Di sinilah Anda memberi tahu penawar bagaimana Anda akan memilih tawaran yang menang. Anda dapat membocorkan sebanyak atau sesedikit yang Anda suka. Ada baiknya untuk menyertakan kalimat seperti, "Penawar yang menang, jika ada, akan dipilih semata-mata oleh keputusan Perusahaan XYZ." Beberapa RFP pemerintah sangat spesifik tentang kriteria pemilihan, tetapi sebagian besar RFP komersial kurang tepat. Anda mungkin ingin membuat spreadsheet yang memberikan setiap penawaran berbagai poin dalam setiap kategori, kemudian minta tim memilih tawaran "terbaik" dari yang dengan tiga skor teratas.
2. Garis waktu : Bagian ini memberi tahu perusahaan yang ingin menawar RFP Anda seberapa cepat mereka harus bertindak dan berapa lama proses itu diharapkan akan terjadi. Wajar ketika Anda menetapkan tenggat waktu Anda. Jangan meminta proposal untuk sistem yang rumit kemudian berikan bidder hanya beberapa hari untuk merespons. Berikan waktu lebih lama untuk menyiapkan tawaran jika RFP Anda besar, jika pembelian yang Anda inginkan rumit, atau jika Anda memerlukan respons yang lebih detail. Ini juga di mana Anda dapat memberi tahu peserta lelang berapa lama proses evaluasi akan mengambil, kapan mereka akan diberitahu jika mereka berhasil, dan seberapa cepat mereka harus memberikan.

1. Proses: Gunakan bagian ini untuk menjelaskan bagaimana proses akan berjalan, dari mengirim RFP ke pemberian kontrak dan memulai pekerjaan. Bagian ini mungkin mengatakan, "Penawaran jatuh tempo pada tanggal yang ditentukan pada Langkah 8 di atas. Semua tawaran akan ditinjau untuk memastikan mereka memenuhi semua persyaratan dan responsif. Semua tawaran responsif akan dinilai dalam kategori X (Anda dapat menamai kategori jika yang Anda inginkan) dan tiga tawaran teratas akan dievaluasi oleh tim proposal untuk memilih pemenang lelang dan alternatif. Negosiasi dengan pemenang tender diharapkan menghasilkan penghargaan kontrak dalam dua minggu. "
2. Tentukan cara mengirim RFP : Kebanyakan RFP dikirim keluar, tetapi tidak harus. Anda dapat mengirim RFP melalui email, atau Anda dapat mempostingnya di situs web perusahaan Anda. Pastikan untuk menentukan nama atau nomor yang harus digunakan penawar untuk mengidentifikasi RFP yang mereka tanggapi.
3. Tentukan siapa yang akan menerima RFP: Anda mungkin sudah mengidentifikasi pemasok dari siapa Anda ingin membeli. Perusahaan Anda bahkan mungkin memiliki daftar vendor yang dapat diterima. Jika tidak, Anda dapat menemukan vendor yang mungkin melalui jaringan profesional Anda, dengan mencari online, atau dengan meminta vendor tepercaya dari materi lain untuk rekomendasi mereka. Jangan batasi daftar Anda yang menerima RFP Anda hanya kepada perusahaan "besar" atau vendor "mapan". Anda mungkin menemukan ide yang lebih baik dan bahkan harga yang lebih baik dari vendor yang lebih kecil yang sering lebih tertarik untuk memenangkan bisnis Anda.
4. Kirim RFP.