atau yang miskin. Berikut beberapa kiat yang harus Anda ikuti saat menggunakan telepon di kantor:
- Telan Pertama
Dengan kata lain, mulut Anda harus kosong ketika membuat panggilan atau menjawab telepon. Anda ingin dapat berbicara dengan jelas dan itu tidak mungkin jika Anda mengunyah atau menelan. - Nama dan Peringkat
Ketika Anda menerima panggilan di tempat kerja Anda harus mengidentifikasi diri Anda dan perusahaan dan departemen Anda jika berlaku. Jika pemanggil telah ditransfer kepada Anda dari jalur utama perusahaan, Anda dapat menyebutkan nama dan departemen Anda saja. Orang yang awalnya menjawab panggilan itu kemungkinan besar memberi nama perusahaan. Ketika Anda adalah si penelepon, identifikasi diri Anda dengan cara yang sama sebelum meminta orang yang Anda coba hubungi. - Tata Krama Sungguh Berarti
Selalu sopan tanpa memperhatikan siapa yang berada di ujung baris. Apakah Anda berbicara dengan resepsionis atau presiden perusahaan tidak pernah lupa untuk mengatakan tolong dan terima kasih. Selain dari fakta bahwa setiap orang berhak mendapatkan rasa hormat , orang yang menjawab panggilan Anda dapat memastikannya ditangani dengan tepat.
- Fokus: Sementara kita semua suka melakukan banyak tugas (atau berusaha) menahan diri dari merawat hal-hal lain saat Anda sedang menelepon. Anda harus memberi orang yang Anda ajak bicara kepada perhatian Anda yang tak terbagi. Email, media sosial, dan game Anda bisa menunggu.
- Sekarang Tahan
Pertama-tama, Anda harus menghindari semua percakapan lain saat Anda sedang berbicara di telepon. Realitas terkadang menghalangi. Anda mungkin harus berbicara dengan seseorang yang datang ke kantor atau bilik Anda atau mengambil panggilan lain. Maafkan diri Anda dan kemudian batasi percakapan Anda yang lain hanya dalam beberapa detik. Jangan biarkan seseorang menunggu terus tanpa batas. Jika Anda tidak dapat menangani masalah lain dengan cepat, tetapi harus segera ditangani, alih-alih menempatkan orang yang Anda ajak bicara, tanyakan apakah Anda dapat menelepon kembali pada waktu yang sesuai baginya.
- Jangan Biarkan Penelepon Anda Tersesat di Sistem
Ada saat-saat ketika Anda tidak akan dapat membantu orang di ujung baris dan harus memindahkannya ke seseorang yang bisa. Ketika Anda melakukannya, pastikan dia tahu kepada siapa Anda mentransfer panggilan dan mengapa. Biarkan dia tahu apa yang harus dilakukan jika panggilan tidak berhasil atau jika orang yang Anda kirimi dia tidak ada atau tidak bisa membantu. - Pertahankan Pesan Singkat dan Manis
Ketika Anda meninggalkan pesan voicemail untuk seseorang, bicaralah dengan perlahan dan jelas terutama ketika Anda menyebutkan nama dan nomor telepon Anda. Terlalu banyak orang meninggalkan pesan yang panjang dan bertele-tele hanya untuk dengan cepat menggumamkan nama dan angka mereka di bagian akhir yang membuat penerima tidak dapat membalas panggilan. - Sekali Cukup
Jika Anda meninggalkan pesan dan orang yang Anda tinggalkan itu tidak segera kembali kepada Anda mungkin itu karena dia tidak dapat saat ini. Tidak perlu menelepon lagi dan lagi. Jika ini masalah mendesak, Anda dapat mencoba menelepon lagi keesokan harinya atau menindaklanjuti dengan email yang menyatakan bahwa Anda juga meninggalkan pesan suara. - Dengarkan Pertama
Dengarkan pesan suara yang Anda terima secara keseluruhan sebelum mengembalikan panggilan telepon. Anda dapat belajar bahwa tidak perlu menelepon balik (wow, apa yang menghemat waktu) atau Anda harus mengurus sesuatu terlebih dahulu. Misalnya, penelepon mungkin memerlukan informasi yang dapat Anda siapkan saat Anda kembali padanya.