Sebelum Anda menulis - atau menyelesaikan - surat bisnis Anda berikutnya, luangkan waktu untuk meninjau cara memformat surat, dari pilihan font ke gaya, bersama dengan yang salam dan tanda-tanda yang sesuai untuk digunakan.
Format berbeda untuk Surat Bisnis
Catatan tentang format untuk surat bisnis. Ada tiga gaya dasar surat bisnis:
- Format blok: Dalam gaya ini, semua teks dibenarkan. Lewati satu baris di antara setiap bagian.
- Format blok yang dimodifikasi: Sebagian besar konten dibiarkan dalam gaya ini, sama seperti dalam format huruf blok. Berikut adalah pengecualian: untuk informasi kontak Anda dan tutup gratis, tab ke pusat halaman, dan tulis informasi di sana.
- Format semi-blok: Juga kadang-kadang disebut sebagai format blok indentasi, gaya ini sama dengan format blok yang dimodifikasi, kecuali bahwa ia memiliki masing-masing indentasi paragraf.
Setiap gaya ini dapat diterima untuk digunakan dalam surat bisnis, tetapi karena aturan untuk format blok sangat jelas, ini mungkin pilihan yang lebih mudah untuk dipilih.
Banyak program pengolah kata akan memiliki templat yang tersedia untuk membantu Anda memformat surat Anda dengan tepat. Format mana pun yang Anda pilih, pastikan untuk melebarkan spasi huruf, dan lompati spasi di antara setiap paragraf dan bagian.
Penampilan Profesional
Penampilan penting! Surat bisnis adalah korespondensi profesional, tetapi tidak akan dirasakan seperti itu jika Anda memilih font aneh atau memiliki banyak kesalahan ketik.
Berikut beberapa panduan untuk diikuti:
- Pilih ukuran font dan font yang sesuai.
- Hindari bahasa santai atau bahasa gaul.
- Mencegah kesalahan ketik dan kesalahan tata bahasa dengan mengoreksi secara seksama.
- Jika Anda mencetak surat itu, pertimbangkan untuk memilih kertas berkualitas tinggi. Apa pun kertas yang Anda pilih, lipatlah surat itu dengan hati-hati sebelum memasukkannya ke dalam amplop. Jika Anda bisa, ketik alamat penerima di amplop; jika itu tidak mungkin, gunakan tulisan tangan Anda yang paling rapi.
Template surat bisnis berikut mencantumkan informasi yang perlu Anda sertakan dalam surat bisnis.
Template Surat Bisnis
Informasi Kontak: Sertakan informasi kontak Anda dalam urutan berikut.
Jika Anda menggunakan kop surat pribadi yang menyertakan informasi ini, tinggalkan bagian ini.
Namamu
Alamat Anda
Kota Anda, Negara Bagian, Kode Pos
Nomor telepon Anda
Alamat email anda
Tanggal: Di Amerika Serikat, format untuk menulis tanggal adalah bulan, tanggal, dan tahun. Misalnya, 3 September 2017 . Jangan menyingkat bulan.
Informasi Kontak: Sertakan informasi kontak untuk orang yang Anda kirimi. Jika Anda tidak memiliki nama tertentu, tinggalkan itu.
Nama
Judul
Perusahaan
Alamat
Kota (*): Negara (*): Kode pos
Salutation: Mulailah surat dengan salam, seperti "Dear" diikuti dengan judul dan nama.
Lihat lebih banyak contoh salam yang pantas untuk digunakan dalam surat bisnis , serta saran tentang apa yang harus dilakukan jika Anda tidak memiliki orang penghubung tertentu. Ikuti nama orang itu dengan tanda titik dua.
Dear Mr./Ms. Nama keluarga:
Surat Body of Business
Pertahankan agar surat Anda sederhana dan terfokus, sehingga tujuan surat Anda jelas.
Paragraf pertama dari surat bisnis Anda harus memberikan pengantar mengapa Anda menulis. Kemudian, di paragraf berikut, berikan informasi dan detail lebih lanjut tentang permintaan Anda. Paragraf terakhir harus mengulangi alasan Anda menulis dan berterima kasih kepada pembaca untuk meninjau permintaan Anda.
Satu spasi surat Anda dan membenarkan surat Anda ke kiri. Biarkan garis kosong di antara setiap paragraf.
Hormat Anda,
Tanda tangan:
Tanda Tangan Tulisan Tangan (untuk surat yang dikirim)
Tanda Tangan Diketik
Jika Anda tidak yakin apa yang harus dituliskan di badan surat bisnis, tinjaulah contoh pencarian pekerjaan ini dan surat - surat pekerjaan untuk mendapatkan inspirasi.
Pertimbangkan Menggunakan Template
Kewalahan dengan semua langkah yang terlibat dalam memformat korespondensi surat bisnis? Template dapat membantu. Template surat Microsoft tersedia sebagai unduhan gratis untuk pengguna Microsoft Word atau tersedia dalam program Word Anda, yang digunakan untuk membuat berbagai surat bisnis dan pekerjaan.