Satu dari Satu Pertemuan Memastikan Pencapaian Sasaran Bisnis Anda
Berikut adalah tujuh cara untuk memanfaatkan pertemuan satu-satu Anda dengan karyawan.
1. Goal Progress
Selain pertemuan satu-satu, Anda harus memiliki sasaran kinerja tahunan . Perencanaan pengembangan kinerja tidak hanya untuk membahas keberhasilan dan kegagalan tahun lalu; itu untuk menetapkan tujuan dan sasaran untuk tahun ini. Anda akan mengacu pada sasaran-sasaran ini sepanjang tahun.
Setiap kali Anda bertemu dengan karyawan Anda, Anda akan melihat tujuan-tujuan ini dan melihat bagaimana mereka maju untuk mencapainya. Karyawan Anda akan selalu tahu apa yang diharapkan dari mereka dan Anda akan selalu tahu di mana mereka berdiri relatif terhadap kemajuan yang dibutuhkan.
2. Ubah Tujuan
Ini mungkin tampak seperti kebalikan dari poin di atas, tetapi tujuan yang ditetapkan pada bulan Desember tidak selalu masuk akal pada bulan Juli. Perusahaan melakukan reorganisasi, klien meninggalkan organisasi Anda, dan klien baru bergabung. Karyawan berhenti, dan pengganti dipekerjakan. Proyek-proyek terbunuh, dan proyek-proyek baru ditambahkan. Dengan kata lain, jangan ragu untuk membuat perubahan pada rencana awal.
Ketika Anda duduk bersama karyawan dan melihat tujuan dan satu tujuan tidak masuk akal, buanglah. Tidak ada rasa bersalah. Singkirkan itu dan tambahkan yang baru, jika perlu. Sekarang, jika tujuan tidak lagi masuk akal karena karyawan Anda mencapai tujuan, berikan selamat kepadanya dan keluarkan dari daftar.
3. Tanyakan tentang Dukungan yang Dibutuhkan
Pertemuan satu lawan satu adalah waktu yang ideal untuk bertanya kepada karyawan di mana dia membutuhkan bantuan .
Proyek yang rumit mungkin membutuhkan lebih banyak tenaga kerja. Dia mungkin bekerja dengan rekan kerja yang merupakan pengganggu dan brengsek. Dia baru tahu bahwa dia hamil dan akan butuh waktu untuk janji dokter. Tapi, hati-hati — jangan tanya tentang kebutuhan jika Anda akan mengabaikannya begitu mereka sudah diidentifikasi.
Jangan meminta bantuan sebagai tanda bahwa karyawan Anda tidak mampu melakukan pekerjaannya. Setiap orang membutuhkan bantuan, dan lebih baik Anda menciptakan lingkungan yang terbuka dan mendukung daripada menunggu sampai ada bencana yang harus Anda habiskan untuk menyelesaikan akhir pekan Anda.
4. Perencanaan Karir
Sementara fokus Anda adalah menyelesaikan pekerjaan hari ini, karyawan Anda khawatir tentang masa depan mereka. Meskipun ini bukan fokus dari setiap pertemuan satu per satu, perencanaan karier adalah bagian yang berharga dari pertemuan rutin. Ini untuk keuntungan Anda dan juga bagi karyawan Anda.
Anda ingin tahu ke mana dia ingin pergi , dan Anda akan ingin membantunya di sepanjang jalan itu. Mengapa? Karena hal terbaik yang dapat Anda lakukan untuk perusahaan Anda adalah membantu mempertahankan karyawan terbaik . Itu termasuk pertumbuhan karier — sangat sedikit orang yang ingin tetap di pekerjaan yang sama selamanya.
Jadi, bicarakan tentang apa yang perlu dilakukan oleh karyawan Anda dan belajar untuk mendapatkan promosi atau bersiap untuk transfer ke jenis pekerjaan yang berbeda.
5. Memuji
Semua orang ingin mendengar ketika mereka berhasil . Sementara waktu terbaik untuk memuji seorang karyawan adalah pada saat itu, ("Hei, presentasi yang luar biasa!" Atau "Saya baru saja melihat Anda menangani pelanggan yang sangat menjengkelkan itu dengan sempurna. Pekerjaan yang luar biasa!") Para manajer tidak ada di mana-mana sekaligus.
Pastikan Anda memuji karyawan Anda untuk pencapaian mereka. Jauhkan mata dan telinga Anda terbuka untuk laporan pekerjaan yang baik. Jika orang lain berkata, "Hei, Jane melakukan pekerjaan yang luar biasa kemarin," tulis dan bawalah dengannya di satu lawan satu. (Ini juga dokumentasi bagus untuk penyesuaian gaji berdasarkan kinerja Anda.)
6. Memperbaiki
Seiring dengan pujian, koreksi perlu terjadi . Seperti pujian, sebagian besar umpan balik ini lebih efektif ketika diberikan pada saat itu — jika sesuai. Kecuali situasi mendesak dan berbahaya, Anda perlu menawarkan koreksi secara pribadi.
(Tidak apa-apa untuk berteriak pada karyawan untuk mendapatkan alat pemadam api untuk memadamkan api kasir, tapi tidak boleh berteriak kepada karyawan di depan pelanggan dan karyawan lain karena laci kasnya pendek.)
Pertemuan satu-satu adalah waktu untuk duduk dan menawarkan koreksi dan saran.
Koreksi yang Anda tawarkan dapat berkisar dari persyaratan pemilih (“kami memiliki standar perusahaan menggunakan Times New Roman untuk laporan, silakan ubah laporan Anda”), hingga ciri-ciri kepribadian yang menyebabkan masalah ( “Saya perhatikan Anda mengkritik rekan kerja Anda . Jika Anda memiliki kekhawatiran tentang seorang rekan kerja, tolong bawa mereka kepada saya, dan saya akan menangani mereka. Tugas Anda adalah melakukan X, Y, dan Z. Jangan menyibukkan diri dengan pekerjaan Jane.)
Kritik harus selalu membantu daripada memberikan hukuman — setidaknya di awal. Tidak ada manajer yang mengharapkan kesempurnaan. Namun, ada beberapa tindakan yang mungkin membutuhkan “hukuman.” Jika karyawan terlambat secara kronis, Anda mungkin perlu membuat rencana peningkatan kinerja . Jika seorang karyawan mem-bully karyawan lain, Anda mungkin perlu membuat laporan di file personelnya dan menyertai tindakan disipliner ini dengan konseling intensif .
Regular one-on-ones memungkinkan Anda untuk mengikuti situasi ini sehingga tidak ada yang lepas kendali. Misalnya, Anda tidak akan pernah mendapatkan penindasan di tempat kerja karena Anda akan memperbaiki masalah pada tanda pertama mereka, dan jika koreksi tidak berhasil, Anda mendokumentasikan kasus yang kuat untuk pemutusan hubungan kerja.
7. Tugas Baru
Meskipun Anda tidak menunggu pertemuan satu-satu untuk menetapkan tugas atau sasaran baru bagi karyawan , sering kali ini adalah tempat terbaik untuk membahas proyek baru. Ini memberi Anda waktu untuk mempresentasikan keseluruhan proyek dan agar karyawan Anda mengajukan pertanyaan sehingga ketika dia meninggalkan kantor Anda, dia siap untuk pergi.
Dia juga dapat mengemukakan kekhawatiran dan ide yang dapat membuat proyek berjalan lebih lancar. Dia juga perlu memahami jumlah otoritas dan otonomi yang dapat dia lakukan dalam pengambilan keputusannya. Akhirnya, karyawan perlu membuat dengan Anda jalur kritis yang menentukan waktu ketika Anda akan membutuhkan umpan balik tentang kemajuannya selama satu-satu pertemuan Anda.
Seberapa Sering Anda Harus Mengadakan Pertemuan Satu-Satu?
Tidak ada jawaban tunggal yang mencakup semua kemungkinan. Itu tergantung pada berapa banyak karyawan yang Anda miliki , jenis pekerjaan apa yang Anda lakukan, berapa banyak dukungan yang dibutuhkan karyawan Anda, dan jadwal Anda. Kadang-kadang, 15 menit dari waktu satu-satu, sebulan sekali, cukup untuk tetap di atas segalanya.
Terkadang Anda mungkin membutuhkan satu jam per minggu untuk menyelesaikan tujuh tujuan yang diuraikan di atas. Jika Anda baru dalam pertemuan satu-satu, mulailah dengan setiap minggu lainnya selama setengah jam dan sesuaikan ke atas atau ke bawah sesuai kebutuhan. Anda tidak perlu menjadwalkan jumlah waktu yang sama untuk setiap karyawan, meskipun Anda akan ingin memastikan bahwa Anda tidak mendukung satu karyawan dari yang lain .
Ketika Anda terbiasa dengan janji rutin dengan laporan langsung Anda, Anda akan menemukan bahwa departemen Anda berjalan lebih lancar. Karyawan Anda akan tahu apa yang harus mereka lakukan dan Anda akan tahu apa yang perlu Anda lakukan untuk membantu mereka.
Dan, jika Anda belum memegangnya — jadwalkan pertemuan satu-satu dengan atasan Anda secara berkala. Anda akan mendapat keuntungan dari waktu bersama dengan atasan Anda, sama seperti karyawan Anda mendapat manfaat dari waktu mereka membelanjakan satu-satu dengan Anda.