Dapatkan Pekerjaan Dilakukan Tepat Waktu
Mendapatkan pekerjaan mereka selesai tepat waktu adalah lebih mudah dari dua untuk memantau. Itu karena waktu lebih mudah diukur daripada kualitas. Anda memang perlu menetapkan persyaratan yang jelas, termasuk tonggak dan tenggat waktu, tetapi Anda juga perlu memungkinkan beberapa fleksibilitas.
Rencanakan jadwal mereka, atau minta mereka merencanakan jadwal mereka, untuk memasukkan beberapa waktu kelonggaran. Selalu akan ada beberapa kejadian yang tidak terduga sehingga sangat bijaksana untuk membangun setidaknya sedikit kelonggaran dalam jadwal. Jumlah kelonggaran yang Anda izinkan dalam jadwal mereka akan bervariasi dari individu ke individu dengan individu yang lebih senior dan berbakat yang membutuhkan lebih sedikit kendur.
Menggunakan Laporan Kemajuan untuk Melacak Jadwal
Metode paling umum untuk melacak apakah pekerjaan dilakukan tepat waktu adalah laporan berkala, biasanya dilakukan setiap minggu untuk proyek-proyek kecil dan setiap bulan untuk proyek yang lebih besar. Ketika Anda harus bawahan Anda menyerahkan laporan kemajuan tertulis , salah satu item yang akan mereka laporkan adalah kepatuhan mereka terhadap jadwal. Salah satu metode umum yang digunakan untuk menunjukkan status dengan cepat adalah warna stoplight. Jika proyek sesuai jadwal, mereka akan menunjukkan simbol hijau. Jika proyek terlambat mereka akan menunjukkan itu sebagai simbol merah.
Kadang-kadang kuning juga digunakan untuk menunjukkan ketika ada masalah kecil yang tidak cukup parah untuk menjamin warna merah.
Anda juga ingin mereka melaporkan apa pun yang menghalangi kemajuan mereka. Bagian ini harus mencakup apa yang telah mereka coba untuk membersihkan pemblokir dan hasil dari upaya tersebut. Jika mereka meminta bantuan dari Anda, atau dari seseorang di luar lingkungan mereka, itu harus ditunjukkan dengan jelas.
Jangan lupa untuk memilikinya juga termasuk prestasi mereka. Jika mereka telah melakukan sesuatu yang telah menghapus pemblokir, mencegah masalah, atau dengan cara lain membantu menjaga jadwal utuh yang harus dicatat dalam laporan kemajuan mereka.
Akhirnya, laporan kemajuan harus menunjukkan persen lengkap, rencana versus aktual. Sebagian besar proyek membuat sedikit kemajuan di awal, lalu mereka menanjak tajam, dan di akhir proyek itu kembali membuat kemajuan yang lambat. Jadwal proyek yang Anda dan karyawan Anda telah kembangkan harus memperhitungkan hal ini. Apakah Anda telah memperhitungkan ini dalam jadwal yang Anda butuhkan untuk mengevaluasi kemajuan yang dilaporkan oleh karyawan. Persentas yang direncanakan harus mencerminkan, secara umum, berapa banyak waktu yang dialokasikan untuk proyek telah berlalu. Dalam proyek dengan jadwal tiga bulan, karyawan harus melaporkan persentase lengkap yang direncanakan sekitar 1/3 pada akhir bulan pertama. Jika mereka melaporkan jumlah yang jauh lebih kecil atau lebih besar, akan lebih bijaksana bagi Anda untuk melihat lebih dalam. Juga, Anda perlu membuat penilaian tentang keakuratan dari apa yang mereka laporkan untuk persen sebenarnya lengkap. Berdasarkan pengetahuan Anda tentang proyek dan statusnya secara keseluruhan Anda harus dapat menilai, kira-kira, apakah persen lengkap yang dilaporkan oleh karyawan itu akurat atau tidak.
Misalnya, jika mereka melaporkan angka lengkap yang direncanakan sebesar 60% dan persentase lengkap yang sebenarnya sebesar 65%, tetapi Anda tahu bahwa proyek telah dilanda kesulitan, Anda harus menyelidiki laporan secara lebih terperinci.
Dapatkan Pekerjaan Dilakukan dengan Benar
Lebih sulit mengukur dan memantau apakah karyawan Anda menyelesaikan pekerjaan dengan benar. Itu karena lebih sulit untuk mendefinisikan dan mengukur apa yang "dilakukan dengan benar" artinya. Di sini sekali lagi, seperti jadwal, Anda perlu menetapkan harapan dan tujuan yang jelas dan spesifik. Dan sementara dengan jadwal Anda memungkinkan fleksibilitas dan kelonggaran Anda harus kurang fleksibel dalam hal kualitas. Bagus itu bagus.
Jangan melupakan target Anda. Ketika kita berbicara tentang "dilakukan dengan benar", ingat Anda akan "luar biasa" bukan "sempurna". Dan jangan lupa untuk fokus pada hasil daripada proses .
Melacak Kemajuan Saat Mendapatkan Ini Dilakukan dengan Benar
Cara terbaik untuk melacak kemajuan karyawan Anda sehubungan dengan mendapatkan pekerjaan yang dilakukan dengan benar adalah seringnya mengadakan pertemuan dan menggunakan "pertunjukan dan beri tahu" secara liberal. Ketika seorang karyawan melaporkan telah membuat kemajuan yang cukup berarti, minta mereka menunjukkan apa yang telah mereka lakukan. Pada awal proyek, pekerjaan mungkin sedikit kasar dan hanya sebagian selesai. Ini yang diharapkan. Namun, seiring berjalannya waktu, demonstrasi karyawan harus menunjukkan kemajuan dengan pekerjaan menjadi lebih lancar dan lebih lengkap.
Kunci selama tinjauan kualitas ini adalah untuk memastikan perkiraan karyawan tentang kualitas pekerjaan yang dilakukan sejauh ini sesuai milik Anda. Misalnya, jika Anda meninjau proyek yang kira-kira setengahnya, dan karyawan tersebut menunjukkan kualitas pekerjaan pada tingkat itu, Anda perlu memastikan bahwa Anda setuju. Jika tampak bagi Anda bahwa kualitas pekerjaan yang dilakukan sampai saat ini masih kasar dan awal, Anda perlu mendiskusikan perbedaan dengan karyawan dan mengatur ulang harapan mereka. Jika Anda tidak melakukannya, ketika mereka berpikir bahwa mereka telah mencapai kualitas akhir, Anda mungkin menilai pekerjaan ini hanya selesai secara moderat.
Intinya
Saat meninjau pekerjaan yang telah Anda delegasikan kepada bawahan, ingatlah bahwa Anda masih bertanggung jawab atas pekerjaan mereka. Jadi pastikan pekerjaan dilakukan tepat waktu dan dilakukan dengan benar seperti yang dibahas di atas. Pada tanda kesulitan pertama, Anda perlu masuk dan menyesuaikan standar karyawan untuk menyesuaikan diri dengan Anda.