Meskipun demikian, terkadang kita harus bertemu. Dan ya, ada beberapa saran bagus yang tersedia dari para ahli tentang manajemen waktu, kontrol agenda dan aturan pesanan.
Fokus di sini sedikit berbeda, menawarkan beberapa panduan yang benar dan terarah yang akan membantu manajer mengubah lima jenis rapat umum menjadi peristiwa yang tidak menimbulkan rasa sakit dan produktif.
Lima Solusi Rapat Umum
1. Hilangkan Kematian dengan pembaruan “Sekitar Meja” . Anda tahu pertemuan ini. Cram delapan belas orang di sebuah ruangan dan kemudian meminta setiap orang untuk berbagi pembaruan yang biasanya terdengar seperti upaya untuk membenarkan keberadaan mereka dan membuat kasus untuk percandian mereka di aula karyawan ketenaran yang hebat. CEO dan pemimpin senior terkenal menjalankan rapat-rapat ini, secara naif percaya bahwa ini adalah cara yang bagus bagi semua orang untuk mendengar apa yang terjadi di seluruh perusahaan. Pada kenyataannya, sebagian besar orang tidak fokus dan fokus pada perencanaan pembaruan mereka sendiri yang tidak akan didengarkan oleh siapa pun.
Sebagai gantinya: Dengan segala cara, berkumpullah dengan rekan-rekan Anda, anggota tim atau kolega utama, tetapi jangan menyerah pada pendekatan "di sekitar meja". Menawarkan informasi berdasarkan pengecualian.
Bagikan berita yang relevan, termasuk hasil keuangan, kemenangan pelanggan besar atau pembaruan tentang inisiatif organisasi. Juga, perpanjang tawaran bagi individu untuk mengangkat isu-isu penting. Jika sesuatu yang patut dicatat dan tidak diketahui secara luas telah terjadi, seseorang harus membagikannya. Jika satu kelompok membutuhkan bantuan dari kelompok lain, naikkan permintaan.
Jika tidak, jangan memaksa semua peserta untuk berbagi.
2. Pertemuan status secara umum. Ini bisa menjadi pembunuh waktu yang brutal, terutama ketika mereka terkunci sebagai kejadian berulang dan tidak dikelola dengan baik.
Sebagai gantinya : Jangan pernah menelepon rapat untuk sesuatu yang dapat Anda cari. Manfaatkan alat teknologi hari ini untuk memastikan tim kerja Anda mempertahankan pembaruan status saat ini dan terlihat di mana semua orang dapat melihatnya dengan mengklik mouse. Jika Anda harus memenuhi memotong waktu rapat yang direncanakan dalam setengah atau, gunakan pendekatan gesit dan jalankan sesi "stand-up" singkat. Menjadi kejam tentang penyimpangan dan gangguan yang memanjang sesi ini. Fokus pada status berbagi dan meminta orang untuk mengatasi masalah di luar forum ini.
3. Pertemuan brainstorming tidak terstruktur. Kebanyakan pertemuan brainstorming sangat kurang difasilitasi sehingga kami akhirnya menekan ide, mendukung ide bos atau menghasilkan daftar besar hal-hal keren di post-nya yang tidak pernah terdengar atau terlihat lagi.
Sebagai gantinya: Berusahalah untuk menentukan topik brainstorming dan bagikan dengan para undangan menjelang sesi. Kumpulkan masukan mereka dan gabungkan dan poskan atau bagikan tanpa atribusi ke ide. Gunakan sesi langsung untuk melompat dan membangun ide yang dikirimkan, menambah daftar.
Tahan dorongan untuk mengevaluasi ide dalam sesi ini. Gabungkan teknik lain yang meminimalkan tekanan sosialisasi, seperti menulis otak. Dan di atas segalanya, mengkonsolidasikan ide dan membuat proses untuk mengevaluasi mereka serta mengarsipkannya untuk referensi kelompok yang mudah dalam sesi dan situasi di masa depan.
4. Tinjauan operasi yang membuat Inkuisisi terlihat jinak. Jika Anda pernah menderita melalui sesi di mana pemimpin rapat — biasanya seorang eksekutif — berfokus pada salah satu fungsi yang berjuang atau mencari titik lemah dalam presentasi semua orang dan kemudian memanggang para kurir tanpa ampun, Anda tahu betapa merusaknya format ini. Jangan mengabadikan proses ini.
Sebagai gantinya: jaga penyelaman fungsional yang mendalam dan ujian proctologi perusahaan pribadi dan fokuskan untuk berbagi indikator operasi utama, masalah dan peluang.
Pertemuan kelompok bukanlah waktu atau tempat untuk mengoyak area atau individu yang tidak berkinerja baik. Siapkan pertemuan tindak lanjut di tempat, tetapi jangan arahkan orang lain ke pemeriksaan silang yang terlihat pada masalah ini. Jangan mundur dari tanggung jawab untuk perbaikan, tetapi hilangkan kekejaman dan apa yang membuat malu publik dari repertoar manajemen pertemuan Anda.
5. Pertemuan yang mengangkat masalah menuntut keputusan spontan. Anehnya, ironisnya, ruang pertemuan adalah salah satu tempat terburuk untuk keputusan cepat . Mengemukakan masalah untuk pertama kalinya dan menyerukan keputusan menempatkan orang-orang di tempat, dan mereka akan membenci Anda karena menggunakan pendekatan ini.
Sebagai gantinya: Bekerjalah tanpa henti menjelang pertemuan kelompok untuk melibatkan para pemangku kepentingan utama pada isu dan opsi. Mengumpulkan masukan mereka, menawarkan perspektif Anda dan bekerja untuk broker kepentingan bersama. Gunakan forum pertemuan untuk memvalidasi kepentingan para pemangku kepentingan dan mengidentifikasi rekomendasi mereka. Meskipun Anda mungkin masih belum mendapatkan keputusan langsung tanpa satu atau dua langkah, Anda akan memperkuat hubungan kerja Anda dengan pekerjaan pra-sesi Anda.
The Bottom-Line untuk Sekarang:
Kami adalah makhluk komunal secara alami dan bahkan dengan berbagai alat teknologi yang memungkinkan kami untuk terhubung tanpa berada di tempat yang sama, kadang-kadang, itu hanya membantu untuk bertatap muka. Manfaatkan waktu ini dengan bijaksana dan tunjukkan rasa hormat Anda kepada peserta dengan membuat pertemuan yang meminimalkan investasi waktu dan memaksimalkan pembagian informasi berkualitas tinggi dalam lingkungan yang tidak mengancam.