Pengawas dan manajer yang efektif bekerja keras untuk mengembangkan keterampilan mereka dalam memberikan arahan kepada anggota tim mereka. Posting ini menawarkan panduan untuk arah dan delegasi yang efektif dalam pengaturan pengawasan.
7 Praktik Komunikasi Positif untuk Menawarkan Arah Tugas
- Selalu berikan konteks untuk tugas yang harus diselesaikan. Orang melakukan pekerjaan terbaik mereka ketika mereka memahami pentingnya tugas untuk operasi yang lebih besar. Ketika Anda meluangkan waktu untuk menjelaskan pentingnya bisnis dari tugas yang Anda minta untuk diselesaikan, Anda sedang mengajar dan Anda menunjukkan rasa hormat terhadap individu yang Anda minta untuk menyelesaikan pekerjaan.
- Harus spesifik, menguraikan kapan tugas harus diselesaikan dan berbagi standar kualitas apa pun.
- Bertanya dengan hormat versus mengeluarkan perintah tegas. Pilih nada suara yang sopan, kata-kata sopan dan sampaikan pesan dengan volume yang sesuai. Kontras: "Hei, Anda harus membongkar truk itu," kata dengan nada keras, "John, pengiriman truk itu diperlukan di jalur produksi. Bisakah Anda membantu dan menurunkan truk sebelum tengah hari." Ada sedikit keraguan bahwa pendekatan yang terakhir akan dianggap sebagai positif dan yang pertama sebagai negatif.
- Tawarkan kepada individu yang diminta untuk menyelesaikan tugas, kesempatan untuk mengajukan pertanyaan klarifikasi. Langkah ini membantu memperkuat komunikasi antara karyawan dan supervisor dan meningkatkan kemungkinan hasil yang sukses. Karyawan memiliki kesempatan untuk memastikan bahwa dia benar-benar memahami apa yang ditanyakan kepada mereka.
- Tolak dorongan untuk mengawasi atau mikro mengelola penyelesaian tugas yang diminta oleh karyawan. Bagian dari belajar memberikan arahan secara efektif adalah belajar untuk mempercayai individu yang Anda minta bantuan.
- Menawarkan ucapan terima kasih dan umpan balik positif untuk pekerjaan yang diselesaikan dengan benar.
- Menawarkan umpan balik yang jelas, perilaku, dan terfokus untuk setiap tugas yang diselesaikan dengan tidak semestinya.
Tekankan Pengajaran Bersama dengan Memberikan Arah
Pada suatu musim panas, saya bekerja sebagai asisten untuk seorang pedagang yang berpengalaman. Saya belajar banyak dengan memperhatikannya, namun, ketika dia memberi saya tugas untuk menyelesaikan yang tidak saya kenal, dia akan melihat saya berjuang selama beberapa detik dan kemudian menyelesaikan tugas itu sendiri. Ini membuat saya frustasi. Meskipun menarik untuk mengawasinya, setelah saya diberi kesempatan untuk menyelesaikan tugas itu, saya benar-benar ingin belajar cara melakukannya.
Jika dia akan meluangkan waktu untuk memberikan beberapa pelatihan dasar dan sedikit bimbingan beberapa kali pertama saya menyelesaikan tugas, saya akan dapat dengan mudah menyelesaikan pekerjaan ini baginya selama sisa musim panas. Pendekatan micromanaging-nya gagal untuk mengajar dan mendorong saya. Ini menciptakan lebih banyak pekerjaan untuknya dan mengurangi efisiensi keseluruhannya.
- Menilai apakah tugas itu baru atau rumit dan perlu pelatihan.
- Berikan instruksi dan kemudian tawarkan kesempatan bagi individu untuk mempraktekkan tugas dengan pengawasan Anda yang membantu.
- Setelah individu telah mengembangkan keyakinan untuk tugas itu, izinkan mereka menyelesaikan pekerjaan tanpa pengawasan Anda. Periksa kembali di lain waktu untuk memvalidasi penyelesaian, ketepatan waktu, dan kualitas.
- Tawarkan umpan balik positif untuk pekerjaan yang diselesaikan dengan benar.
- Menawarkan pelatihan perbaikan ketika individu berjuang untuk menyelesaikan tugas tepat waktu atau pada tingkat kualitas yang tepat.
Waspadai Perangkap Ini Saat Memberikan Petunjuk
- Menerbitkan perintah dengan nada agresif. Meskipun keadaan tertentu, termasuk keadaan darurat atau keadaan hidup dan mati, dapat menerima perintah, kecuali Anda berada di militer, tahan dorongan ini.
- Menanggapi, "Kenapa?" dengan "Karena aku bilang begitu." Ini adalah pendekatan yang buruk untuk mengasuh anak dan pendekatan yang lebih buruk di tempat kerja.
- Meminta dengan cara yang tidak jelas.
- Meminta banyak orang untuk menyelesaikan tugas yang sama.
- Gagal mengenali kapan instruksi diperlukan sebelum individu menyelesaikan tugas.
- Gagal mengenali bahwa individu mungkin memiliki prioritas dan tenggat waktu yang bertentangan.
- Gagal untuk menawarkan terima kasih dan umpan balik positif untuk pekerjaan yang dilakukan dengan baik.
Diperbarui oleh Art Petty