- Umpan balik positif berfokus pada mengidentifikasi dan memperkuat perilaku yang mempromosikan kinerja tinggi.
- Umpan balik yang konstruktif - sering dirujuk sebagai umpan balik negatif - difokuskan untuk mengidentifikasi dan mempromosikan perubahan dalam perilaku yang mengurangi kinerja tinggi.
Umpan balik yang efektif adalah khusus untuk perilaku (baik negatif atau positif) dan disampaikan sedekat mungkin dengan kejadian.
Sementara para profesional yang termotivasi menghargai umpan balik positif dan konstruktif, manajer sering tidak nyaman dalam menyampaikannya, terutama apa pun yang dianggap negatif. Dalam survei dan penelitian, manajer yang berjuang dengan memberikan umpan balik yang membangun prihatin bahwa mereka tidak akan disukai atau, mereka takut menciptakan insiden dengan menawarkan kritik.
Dengan mengikuti dan mempraktikkan saran-saran yang diuraikan di artikel ini, manajer dapat mengambil ketakutan dari memberikan umpan balik negatif dan mengubah percakapan menjadi peristiwa yang konstruktif.
10 Kiat untuk Membantu Anda Memberikan Umpan Balik Negatif:
Dapatkan emosi Anda di bawah kendali. Anda tidak ingin mengkritik tindakan orang lain ketika Anda marah atau kesal. Jika emosi panas, luangkan waktu untuk membiarkan semuanya menjadi dingin. Meskipun umpan balik konstruktif yang efektif disampaikan sedekat mungkin dengan insiden yang diamati, jika situasinya memanas, tidak masalah untuk menjadwalkan pertemuan untuk hari berikutnya.
Jangan pernah mengirimkan umpan balik negatif di depan anggota tim . Temukan tempat pribadi. Lakukan pertemuan di kantor Anda atau jadwalkan ruang konferensi untuk diskusi umpan balik Anda.
- Fokus pada perilaku yang diamati, bukan orangnya. Ingat, tujuan dari umpan balik yang konstruktif adalah untuk menghilangkan perilaku yang mengurangi kinerja tinggi. Jika individu merasa dia diserang secara pribadi, mereka akan dengan cepat berubah menjadi defensif dan kesempatan untuk diskusi yang berarti akan hilang.
- Harus spesifik . Umpan balik yang efektif adalah spesifik. Menyarankan, "John, Anda yakin melakukan kesalahan itu," mungkin benar, tetapi itu tidak memberi tahu John apa yang dia lakukan salah. Hal yang sama berlaku untuk memberitahu Mary bahwa dia terlambat untuk bekerja terlalu sering. Sebaliknya, gambarkan perilaku yang sangat spesifik dan identifikasi implikasi bisnis dari perilaku tersebut. Sebagai contoh: "Mary, ketika Anda terlambat untuk shift Anda, itu mengharuskan kita untuk menahan seseorang dari pergeseran sebelumnya. Ini mengharuskan kita membayar lembur; itu tidak nyaman rekan Anda, dan itu dapat mengurangi kualitas jika mereka tidak mengerti spesifik Anda. pekerjaan. Apakah Anda mengerti? "
- Tepat waktu . Jika Anda pernah menerima daftar panjang komentar umpan balik negatif pada tinjauan kinerja tahunan, Anda memahami betapa tidak berharganya input ini jauh setelah fakta. Umpan balik dari semua jenis harus diberikan sesegera mungkin setelah acara.
- Tetap tenang . Terlepas dari seberapa kesal Anda, itu tidak pernah membayar untuk kehilangan kendali atas emosi Anda. Seperti yang disebutkan di atas, jika Anda perlu waktu untuk mengumpulkan emosi Anda, tunda diskusi selama beberapa jam atau paling banyak sehari. Ingatkan diri Anda bahwa maksud umpan balik adalah untuk meningkatkan perbaikan dan mendekati diskusi dengan sikap positif ini.
- Tegaskan kembali keyakinan Anda pada orang tersebut . Ini memperkuat langkah ketiga, tetapi di sini Anda memberi tahu mereka bahwa Anda masih memiliki keyakinan pada mereka sebagai pribadi dan dalam kemampuan mereka; itu hanya kinerja mereka yang Anda ingin mereka ubah. Katakan sesuatu seperti "Anda adalah perwakilan layanan pelanggan yang baik, jadi saya yakin Anda melihat perlunya lebih sabar dengan pelanggan".
- Berhenti berbicara dan undang pihak lain untuk terlibat . Setelah Anda memberi tahu orang itu, tindakan terbaru apa yang tidak pantas, dan mengapa, berhenti bicara. Berikan kesempatan kepada orang lain untuk menanggapi pernyataan Anda dan ajukan pertanyaan klarifikasi.
- Definisikan dan sepakati rencana aksi yang dapat diterima bersama. Sepakati apa kinerja masa depan yang sesuai untuk karyawan. Jika ada hal-hal spesifik yang dibutuhkan karyawan untuk mulai melakukan atau perlu berhenti bekerja, pastikan mereka teridentifikasi dengan jelas. Jika ada sesuatu yang perlu Anda lakukan, mungkin pelatihan tambahan untuk karyawan, menyetujuinya juga.
- Tetapkan waktu untuk menindaklanjuti. Menetapkan tanggal dan waktu yang jelas untuk meninjau tindakan dan peningkatan adalah bagian penting dari proses umpan balik. Ini menetapkan akuntabilitas dan meningkatkan kemungkinan peningkatan kinerja.
Dan ingat, setelah Anda menyampaikan umpan balik yang konstruktif dan menyepakati resolusi dan rencana tindak lanjut, lanjutkan pekerjaan. Jangan memendam niat buruk terhadap karyawan karena mereka melakukan kesalahan. Jangan biarkan mereka takut karena mereka mungkin membuat kesalahan lain. Pantau kinerja mereka seperti yang Anda lakukan semua karyawan, tetapi jangan terobsesi.