Anda Dapat Meningkatkan Keterampilan Komunikasi di Tempat Kerja Anda dengan Kiat-kiat Ini
Anda akan menciptakan lebih banyak peluang untuk menyelesaikan misi kerja Anda. Anda akan membangun hubungan yang lebih baik dan lebih bermanfaat dengan rekan kerja dan manajer Anda. Anda akan mencapai lebih banyak gol dengan lebih sedikit energi dan mengurangi peluang untuk kesalahpahaman dan tujuan-tujuan silang.
Komunikator yang hebat dipandang sebagai individu yang sukses oleh rekan kerja. Mereka menjadi orang-orang di dalam organisasi karena orang menyamakan keampuhan dengan komunikasi yang efektif. Komunikator yang hebat berkontribusi lebih banyak kepada organisasi mereka dan menerima lebih banyak kesempatan untuk promosi dan pengakuan dalam karir mereka. Apakah Anda termotivasi dan bersemangat untuk mempelajari rahasia para komunikator yang hebat? Berikut ini sepuluh dari mereka.
Bangun Hubungan Pertama — Selalu
Ketika seorang komunikator yang hebat mendekati rekan kerja, dia meluangkan waktu untuk mengatakan, "selamat pagi" dan "bagaimana harimu?" "Apakah Anda memiliki akhir pekan yang hebat?" Efek dari membangun hubungan adalah tak terhitung. Dia mengirimkan pesan, setiap kali dia berkomunikasi, bahwa dia peduli tentang penerima pesan. Dia menunjukkan bahwa, tidak peduli seberapa sibuk atau terlalu berlebihan dia, dia punya waktu untuk peduli padamu.
Ketika saya bekerja di General Motors, saya teringat rahasia ini — keras.
Suatu pagi, saya menjawab panggilan telepon internal, “Susan Heathfield, bagaimana saya bisa membantu Anda?” Tanggapan penelepon saya adalah jeda diam, dan kemudian dia berkata, “Hai Susan, bagaimana harimu? Apakah ini minggu yang baik sejak kita bertemu hari Senin? ”Sesuatu tentang cara dia dengan sengaja memperlambat masuknya kami ke dalam diskusi bisnis menarik perhatian saya.
Mempraktekkan perilaku ini pada awalnya sulit bagi saya karena kecenderungan saya adalah terjun langsung ke dalam diskusi bisnis, tetapi saya tidak pernah menyesali bahwa saya meluangkan waktu untuk mengingatkan diri saya sendiri. Sambutan panggilan internal saya menjadi, "Hai, ini Susan."
Bangun hubungan pertama untuk komunikasi yang sukses. Untuk komunikasi yang lebih sukses, terus membangun hubungan dalam semua interaksi dalam pengaturan apa pun dari waktu ke waktu. Goodwill memiliki efek akumulatif.
Ketahuilah apa yang Anda bicarakan
Dapatkan pengetahuan, wawasan, dan kemampuan berpikir ke depan yang diperlukan untuk mendapatkan rasa hormat dari kolega Anda untuk keahlian bidang industri atau subjek Anda. Rekan kerja Anda tidak akan mendengarkan jika mereka tidak percaya bahwa Anda membawa keahlian ke meja. Rekan kerja yang sukses menghabiskan waktu bersama Anda karena mereka menghargai pengetahuan Anda dan nilai yang Anda bawa ke percakapan.
Mereka tidak akan menghormati atau mendengarkan, apalagi dipengaruhi oleh, individu yang tidak tahu apa yang mereka bicarakan. Jadi, ketika Anda berpikir tentang rahasia komunikator yang hebat, keahlian pokok mungkin akan memimpin daftar.
Dengarkan Lebih dari Anda Berbicara
Saya baru-baru ini menerima umpan balik bahwa seorang manajer mengadakan rapat perencanaan pengembangan kinerja dengan seorang karyawan dan berbicara selama 55 menit setiap jam.
Ini adalah contoh manajer yang mendominasi diskusi, tetapi berfungsi sebagai pengingat.
Komunikator hebat mendengarkan lebih dari yang mereka ucapkan . Ketika mereka berbicara, mereka sering mengajukan pertanyaan untuk menarik pengetahuan dan pendapat rekan kerja mereka.
Ketika Anda membiarkan diri Anda mendengarkan, Anda sering mendengar apa yang tidak dikatakan. Anda dapat membaca antara kalimat yang diucapkan untuk memahami seluruh konteks pemikiran dan kebutuhan orang lain.
Ini tidak berarti bahwa mereka tidak pernah berbicara, tetapi menempatkan penekanan pada penggunaan pengetahuan tim. Ini menegaskan bagi anggota tim bahwa pendapat mereka penting dan mereka dihargai. Ini menandai Anda sebagai komunikator hebat yang peduli dengan apa yang dipikirkan orang lain.
Fokus pada Memahami Apa yang dikatakan oleh Orang Lain
Ketika seorang rekan berbicara, jangan menghabiskan waktu mempersiapkan tanggapan Anda dalam pikiran Anda.
Sebagai gantinya, ajukan pertanyaan untuk klarifikasi dan pastikan Anda benar-benar memahami apa yang dikomunikasikan orang lain. Fokuskan pikiran Anda pada mendengarkan dan memahami.
Jika Anda menemukan diri Anda (dan suara kecil di kepala Anda) berdebat, mempersiapkan jawaban Anda, atau menyanggah apa yang dikatakan rekan Anda, Anda tidak terfokus untuk sepenuhnya memahami komunikasinya. Anda telah berhenti mendengarkan dan memfokuskan kembali diskusi tentang kebutuhan Anda.
Gunakan Loop Masukan
Katakan, "di sini adalah apa yang saya dengar Anda katakan" dan ulangi inti isi pesan yang Anda terima dari komunikasi orang lain. Jangan menganggap berarti komunikasi rekan kerja Anda. Anda menggunakan umpan balik untuk memeriksa pemahaman Anda dan memastikan Anda berbagi makna .
Ketika Anda memeriksa pemahaman Anda, Anda menghindari miskomunikasi dan kesalahpahaman. Anda menghindari perasaan-perasaan yang keras dan penjelasan yang berlarut-larut tentang apa yang dimaksudkan rekan kerja Anda.
Dengarkan Komunikasi Nonverbal yang Dipamerkan oleh Orang Lain
Komunikasi nonverbal adalah suara yang kuat dalam setiap interaksi. Nada suara, bahasa tubuh, dan ekspresi wajah berbicara lebih keras daripada komunikasi verbal (mengirim) atau kata-kata yang sebenarnya dalam banyak pertukaran komunikasi. Sikap rekan kerja Anda, bagaimana ia memegang spidol papan tulis, dan jaraknya dari Anda ketika ia berbicara semuanya adalah pembawa pesan yang kuat.
Inilah sebabnya mengapa Anda menemukan bahwa komunikator yang hebat mencari interaksi pribadi. Mereka tahu jumlah informasi yang mereka kehilangan ketika mereka berkomunikasi melalui email, telepon, IM, atau SMS. Generasi termuda di tempat kerja mungkin tidak menyadari pentingnya berbicara dengan rekan kerja secara pribadi.
Mereka diarulturasi untuk menggunakan metode elektronik, dan ini harus berubah. Untuk fakta, metode ini bekerja. Jika Anda menginginkan informasi yang lebih kaya dan lebih dalam, dan untuk diskusi dan pertukaran, Anda mencari rekan kerja Anda. Para komunikator hebat mendengarkan dengan mata mereka .
Perhatikan Pola, Inkonsistensi, dan Konsistensi
Dalam komunikasi apa pun, kesempatan untuk kesalahpahaman selalu ada. Indikator kunci bahwa rekan kerja Anda tidak menyatakan perasaannya yang sebenarnya atau bahwa ia akan bersama dengan kelompok tersebut, daripada menyetujui keputusan, adalah kombinasi faktor-faktor yang dapat Anda amati.
Anda ingin memperhatikan pola (seperti ini bagaimana rekan kerja Anda biasanya bereaksi) dan tidak konsisten (apakah ini konsisten dengan apa yang Anda harapkan dari orang ini).
Anda juga ingin menonton kata-kata yang cocok, pesan, nada suara, dan bahasa tubuh. Jika salah satu dari faktor komunikasi verbal dan nonverbal ini tidak konsisten atau mengirim pesan yang berbeda, kegagalan komunikasi akan segera terjadi.
Rekan kerja cenderung mendengarkan komunikasi nonverbal melalui verbal. Jika Anda melatih seorang karyawan yang mengirim pesan yang bertentangan, ini adalah faktor kuat dalam kesalahpahaman yang dapat terjadi dengan rekan kerja. Ini sederhana, dapat dicegah, dan sering diabaikan sebagai faktor kunci.
Jika Sesuatu yang Karyawan Lain Lakukan atau Mengatakan Bothers Anda, Ini Masalah Anda
Anda adalah orang yang terganggu oleh tindakan atau komunikasi rekan kerja Anda. Tindakan atau komunikasinya mungkin telah memicu reaksi Anda, tetapi respons itu milik Anda. Anda tidak akan pernah berkomunikasi secara efektif jika Anda menunjuk jari Anda dan mencoba untuk menjadikannya masalah rekan kerja Anda. Dia hanya mencoba berkomunikasi.
Anda harus bertanggung jawab untuk memiliki reaksi emosional Anda sendiri. Gunakan pesan "Saya" untuk menunjukkan bahwa Anda tahu bahwa Anda bertanggung jawab atas reaksi tersebut. Misalnya: "Anda benar-benar mengacaukan interaksi pelanggan" jauh kurang efektif dan jujur daripada, "Saya kesal melihat Anda berinteraksi dengan pelanggan itu karena alasan ini ..."
Memberi rekan kerja adalah komunikasi yang jarang efektif . Anda kemungkinan besar akan menerima tanggapan defensif yang membuat komunikasi gagal. Menyampaikan pesan yang jujur saya malah kuat.
Tunggu Berikan Umpan Balik Kritis atau Kontroversial
Jika Anda akan mengatakan sesuatu yang kritis atau kontroversial, atau jika Anda marah atau emosional, tunggu 24 jam sebelum Anda mengatakannya, kirimkan, atau poskan untuk melihat apakah Anda masih merasa seperti itu. Berhenti sebelum berkomunikasi adalah keterampilan yang tidak dihargai dari komunikator yang hebat. Anda tidak perlu mengkomunikasikan apa yang Anda pikirkan atau rasakan dengan segera. Bahkan, komunikasi Anda akan lebih kuat dan bijaksana jika Anda membiarkan keadaannya mereda untuk jangka waktu tertentu.
Di era komunikasi langsung dan konstan ini, komunikasi yang bijaksana berjalan di pinggir jalan. Reaksi seketika dipromosikan dan diperkuat. Seringkali tidak efektif dan merendahkan. Komunikator hebat mengumpulkan pikiran mereka dan mengembangkan “pesan-pesan saya” yang signifikan.
Buka Pikiran Anda untuk Gagasan Baru
Ide-ide baru hidup atau mati dalam komunikasi pertama mereka kepada seseorang yang memiliki kekuatan dalam suatu organisasi . Dengan menggunakan keterampilan komunikasi lain yang disajikan di sini, Anda dapat membuat ide baru berkembang atau gagal dalam sekejap.
Daripada segera menolak ide baru, pendekatan, atau cara berpikir, jeda dan pertimbangkan kemungkinannya. Pertimbangkan apa yang mungkin berhasil di organisasi Anda daripada apa yang akan gagal. Pikirkan tentang kemungkinan daripada kemustahilan.
Jangan bersalah karena dosa mematikan menolak, meletakkan, atau mengurangi ide sebelum diartikulasikan dan dieksplorasi. Tidak, Anda belum mencoba ide itu dan gagal. Keadaan berubah. Anda tidak pernah dapat mengulangi keadaan yang tepat dari percobaan pertama. Komunikator yang hebat mendengarkan peluang dan mengejar mereka.
Semua Komunikasi Akan Lebih Baik jika Rekan Kerja Anda Memercayai Anda
Tidak cukup menjadi pendengar yang baik dan menarik pendapat orang lain. Mereka tidak akan sejajar dengan Anda atau berbagi pemikiran nyata mereka jika mereka tidak mempercayai Anda.
Anda mendapatkan kepercayaan dalam interaksi sehari-hari Anda dengan orang-orang ketika Anda mengatakan yang sebenarnya — bahkan ketika itu sulit. Ketika Anda secara konsisten menunjukkan integritas dan kepercayaan dalam percakapan dan tindakan interpersonal harian Anda, Anda membangun kemampuan Anda untuk menjadi komunikator yang luar biasa.
Rekan kerja yang berinteraksi dengan Anda akan terbuka untuk Anda. Mereka akan lebih mungkin menyelesaikan masalah dengan Anda tanpa khawatir kehilangan, dan mereka tidak akan takut untuk terlihat buruk, bodoh, atau tidak tahu jika mereka mempercayai Anda. Apakah Anda melihat kekuatan berkomunikasi ketika Anda memiliki kepercayaan pihak lain? Sungguh menakjubkan.
Jika Anda bekerja untuk meningkatkan komunikasi Anda sendiri dengan mempraktikkan keterampilan ini dan mengambil tindakan ini, Anda dapat menjadi komunikator yang hebat. Menjadi komunikator yang hebat akan meningkatkan karier Anda, membuat hari-hari Anda bekerja dengan bermanfaat dan memuaskan, dan memperkuat hubungan positif dengan rekan kerja yang senang bekerja dengan Anda. Bisakah itu lebih baik dari itu?