Jangan tinggalkan pesan Anda di tangan orang lain
Berikut ini lebih banyak penjelasan untuk membantu Anda memahami pentingnya pesan "di luar kantor" dan mengapa Anda harus menjadwalkan waktu untuk mengerjakannya.
Ini Menetapkan Ekspektasi ... Untuk Semua Orang
(Semoga) Anda akan mengambil cuti hamil setelah bayi Anda lahir. Kali ini jauh dari kantor bersifat pribadi dan sangat istimewa. Anda tidak akan pernah mendapatkan waktu ini kembali dengan bayi Anda yang baru lahir. Pernah. Jadi penting untuk melindungi periode ini dalam hidup Anda.
Anda tahu bagaimana rasanya mendapatkan email kerja saat berlibur, kan? Anda merasa terdorong untuk mengirim balasan cepat! Tetapi ketika Anda sedang cuti, Anda tidak benar-benar punya waktu untuk jawaban "cepat".
Anda dan keluarga Anda menyambut anggota lain di dunia. Saat ikatan ini akan dipenuhi dengan malam-malam tanpa tidur, jadwal yang tidak dapat diprediksi, fluktuasi hormon, janji dokter, pengunjung, dan siapa yang tahu apa lagi. Juga, akan ada banyak perubahan dalam diri Anda dan semua orang di sekitar Anda yang ingin Anda kelola.
Menulis email dalam kondisi ini tidak akan menghasilkan karya terbaik Anda. Pesan "di luar kantor" Anda akan melindungi Anda dari interupsi kerja serta email yang dipikirkan dengan buruk.
Menetapkan batasan adalah suatu keharusan selama waktu ini. Untuk membantu membuat kehidupan kerja Anda tertahan, tentukan prioritas baru bahwa bayi Anda dan segala sesuatu yang datang bersamanya lebih dulu.
Ketika Anda membuat pesan di luar kantor, klien Anda, rekan kerja, dan siapa pun yang berusaha mencapai Anda memahami apa prioritas baru Anda dan mudah-mudahan tidak akan melewatinya.
Jadi bagaimana Anda membuat pesan "jangan diganggu" yang luar biasa untuk membantu melindungi waktu khusus seperti itu?
Berikan Pesan "Di Luar Kantor" Anda Beberapa Gagasan
Ketika Anda sekitar 26 minggu hamil mulai bekerja pada pesan "Di luar Kantor" Anda. Jika diberi opsi untuk menyimpan judul untuk pesan ini, beri judul "Cuti Bersalin - Tidak Ada di Kantor".
Mempersiapkan pesan sebelumnya memberi Anda kontrol lebih besar atas apa yang akan dikatakan pesan Anda. Anda adalah orang yang mengetahui pekerjaan Anda, siapa yang akan mengambil alih tanggung jawab Anda, dan kapan Anda dapat kembali ke kantor. Putuskan apakah Anda ingin mengatakan bahwa Anda akan kembali pada hari tertentu, selama minggu tertentu, atau tidak menyebutkan tanggal sama sekali. Jika Anda tidak memberi orang tertentu yang dapat dihubungi pengirimnya, putuskan apakah Anda ingin menyebutkan email manajer Anda atau nomor telepon yang dapat mereka hubungi.
Ketika membuat pesan ini sebelumnya, Anda akan menyelamatkan semua orang, termasuk diri Anda, waktu dan energi. Anda mungkin perlu meninggalkan kantor secara tidak terduga (Anda tahu, untuk memberikan bayi Anda) sehingga menyiapkan pesan memberi admin TI atau manajer Anda pesan yang siap untuk digunakan.
Apakah Anda ingin TI atau manajer Anda mengatur nada pesan ini? Heck no!
Setelah pesan "di luar kantor" Anda disimpan, beri tahu manajer Anda. Mereka akan senang mendengar bahwa Anda siap untuk keluar dan ada satu hal lagi yang harus mereka lakukan untuk mendukung Anda.
Hal-hal untuk Disertakan dalam Pesan Anda
Di bawah ini adalah contoh pesan "di luar kantor" yang dapat Anda gunakan. Setelah Anda mengaktifkan pesan di perangkat lunak email Anda, secara otomatis akan menanggapi setiap email yang dikirimkan kepada Anda selama waktu tertentu yang Anda tetapkan.
Terserah Anda jika Anda ingin memberi tahu penerima di mana Anda berada. Anda cukup mengatakan bahwa Anda "keluar dari kantor" atau Anda dapat memberi tahu mereka bahwa Anda sedang cuti hamil. Jika Anda memilih untuk tidak memberitahu semua orang bahwa Anda sedang cuti hamil , cukup hapus tiga kata "untuk cuti hamil". Anda dapat menggunakan varian pesan email ini untuk liburan yang diperpanjang atau perjalanan bisnis juga!
Di mana Anda melihat (tanda kurung), masukkan kata atau frasa yang tepat untuk keadaan Anda.
Terima kasih atas email Anda. Saya keluar dari kantor karena cuti melahirkan sampai (tanggal yang Anda harapkan untuk kembali).
Jika Anda membutuhkan bantuan segera, silakan hubungi (nama rekan yang mencakup untuk Anda, dengan rincian kontak, email manajer Anda, atau nomor telepon).
(Jika Anda memiliki proyek-proyek tertentu, Anda menutup daftar nama proyek dan orang yang meliput Anda).
Jika masalah Anda tidak mendesak, saya akan membalas email Anda setelah saya kembali.
Salam,
(Namamu)