Praktik Terbaik untuk Komunikasi Email Manfaat Karyawan OE
Setiap tahun, pendaftaran terbuka memungkinkan pengusaha untuk menawarkan manfaat kelompok kepada karyawan mereka untuk waktu yang singkat, biasanya sekitar 30 hingga 45 hari. Selama jendela kritis ini, karyawan harus diberitahu tentang manfaat karyawan yang mereka dapat mendaftar, kapan harus melakukan ini, dan di mana untuk mendaftar. Sayangnya, banyak tim sumber daya manusia berjuang untuk mengkomunikasikan informasi yang diperlukan kepada karyawan, sehingga mereka mungkin kehilangan.
Email dapat menjadi alat komunikasi yang kuat untuk mendidik karyawan selama periode pendaftaran terbuka, ketika digunakan dengan benar. Karena itu diterima secara luas dan dapat diakses sebagai alat komunikasi, ini dapat menjadi cara yang baik untuk menjangkau semua karyawan. Pelajari 10 kiat ahli untuk mengkomunikasikan manfaat selama pendaftaran terbuka sehingga karyawan Anda memanfaatkan sepenuhnya penawaran manfaat grup Anda tahun ini.
Tip # 1 - Memiliki rencana untuk mengkomunikasikan manfaat sebelum, selama, dan setelah pendaftaran terbuka
Berbulan-bulan sebelum tanggal pendaftaran terbuka, penting untuk memiliki rencana komunikasi yang solid untuk menyampaikan informasi terkait kepada karyawan sebelum pendaftaran, selama pendaftaran aktif, dan setelah pendaftaran berakhir. Ini dapat berupa serangkaian email yang mendorong karyawan untuk mengambil tindakan tertentu, dengan tautan ke situs pendaftaran dan informasi manfaat .
Tip # 2 - Menetapkan perwakilan komunikasi manfaat pusat
Respon sangat penting selama pendaftaran terbuka karena karyawan akan memiliki banyak pertanyaan selama ini.
Pastikan untuk menetapkan setidaknya satu orang yang akan berfungsi sebagai titik kontak untuk semua email masuk dari karyawan yang memiliki pertanyaan dan kekhawatiran. Ini seharusnya seseorang yang sangat paham dengan detail rencana, tarif, dan tenggat waktu.
Tip # 3 - Gunakan sistem internal untuk mengumpulkan informasi dan analitik terkait manfaat
Apakah perusahaan Anda secara aktif melacak pendaftaran, pendaftaran sebagian, dan aspek lain dari proses pendaftaran?
Jika tidak, maka sistem internal dapat membantu untuk tetap berada di atas manajemen pendaftaran di seluruh organisasi. Gunakan server email gratis seperti Outlook untuk mengatur pemberitahuan email untuk perubahan data.
Tip # 4 - Buat serangkaian pesan untuk titik kontak mingguan dengan karyawan
Pendaftaran terbuka dapat dibuat lebih mudah dan lebih produktif ketika ada pertukaran konstan antara tim SDM dan karyawan. Sebagai bagian dari strategi komunikasi email Anda, buat serangkaian pesan yang berbicara tentang topik kesehatan dan kebugaran, fitur program manfaat, dan hal-hal terkait lainnya. Kirim dalam email titik sentuh mingguan ke semua.
Tip # 5 - Beri manajer laporan mingguan tentang upaya pendaftaran manfaat
Itu selalu merupakan hal yang baik untuk mendapatkan dukungan penuh dari manajer selama upaya pendaftaran manfaat. Mengapa? Manajer dapat membantu karyawan untuk memprioritaskan mendapatkan terdaftar dalam manfaat mereka untuk tahun rencana yang akan datang, dan mereka dapat berbagi bagaimana manfaat mendukung tujuan karyawan. Gunakan kampanye email terfokus untuk para manajer selama periode OE untuk tetap mengikuti tugas dan tanggal penting.
Tip # 6 - Buatlah manfaat email menyenangkan
Periode pendaftaran terbuka tidak harus membuat stres. Bahkan, itu bisa menjadi peluang untuk bersenang-senang sedikit.
Kembangkan email yang menyertakan beberapa permainan menyenangkan seperti pertanyaan-pertanyaan sepele, fakta menarik tentang perusahaan, dan hadiah camilan sehat gratis.
Tip # 7 - Pastikan grammar dan ejaan yang benar dalam email
Sebelum mengirim email manfaat apa pun, pastikan grammar dan ejaan diperiksa secara menyeluruh. Ini dapat memastikan bahwa tidak ada kesalahan ketik membuat jalan mereka ke pembaca dan bahwa email masuk akal. Typos dapat membingungkan karyawan dan mereka terlihat tidak profesional.
Tip # 8 - Gunakan template email standar dan tinggalkan HTML
Saat mengembangkan email untuk komunikasi manfaat, para ahli mengatakan bahwa sebaiknya tetap menggunakan template email standar dan membuatnya tetap sederhana. HTML nyasar dapat mengganggu beberapa program membaca email, terutama di perangkat seluler.
Tip # 9 - Tulis baris subjek yang kuat
Email hanya akan dibaca begitu dibuka.
Dan ini tidak akan terjadi jika baris subjek tidak memaksa penerima. Saat menulis email, fokuslah pada pembuatan baris subjek email yang akan membuat intrik penerima untuk membuka email dengan kata-kata kekuatan seperti "mendesak", "waktu sensitif", dan "perhatian" dapat membantu mencapai tujuan ini.
Tip # 10 - Gunakan pernyataan pahala total dalam email musiman
Untuk membantu karyawan memahami nilai penuh dari manfaat karyawan mereka, gunakan pernyataan penghargaan total setidaknya sekali selama kuartal ini. Ini dapat dilampirkan sebagai PDF ke email individu atau hyperlink dapat dimasukkan dalam email untuk menjalankan pernyataan hadiah total pada kenyamanan karyawan.