Aplikasi konferensi video online seperti Zoom, WebEx, Skype, dan GoToMeeting adalah alat hebat yang memungkinkan mereka yang bekerja di rumah untuk secara virtual bertemu dengan kolaborator dan kolega. Hal ini memungkinkan pengambilan keputusan secara real time dan membangun hubungan pribadi dengan rekan kerja pada saat yang bersamaan. Dan semua kolaborasi profesional ini mempermudah bagi kita yang mencari keseimbangan kehidupan kerja untuk menemukannya.
Ya, alat online ini benar-benar hebat, pada kenyataannya, hingga tidak.
Sementara pertemuan dengan alat-alat ini dapat menjadi cara yang efektif dan efisien bagi orang-orang untuk berkumpul, ada beberapa kisah peringatan. Ambil, misalnya, wanita yang mengawat kukunya saat rapat ... sementara tanpa sepengetahuannya dia sedang diproyeksikan pada layar ukuran dinding di lokasi perusahaan lain di seluruh dunia. Dan kemudian ada orang yang bekerja dari rumah dan terlihat dalam pertemuan hanya dari dada ke atas. Dia mengenakan kemeja Oxford yang bagus. Hilaritas memastikan, ketika dia bangkit dari kursinya untuk mengambil buku. Dia hanya mengenakan boxer di bawah Oxford.
Terlepas dari snafus ini, pertemuan virtual sedang terjadi di dunia korporat — sesuatu yang bagi kita yang bekerja di rumah benar-benar menghargai. Kemajuan teknologi, ditambah dengan kesediaan oleh lebih banyak perusahaan untuk memungkinkan karyawan untuk bekerja setidaknya sebagian dari waktu dari rumah, telah membuat video online conferencing berharga, cara sadar biaya bagi pekerja untuk berkolaborasi.
Tapi ada perut gelap yang terkait dengan jenis pertemuan ini, juga, yang dapat berkisar dari benar-benar histeris hingga memalukan untuk pemecatan yang cepat dari perusahaan. Jika Anda perlu berpartisipasi dalam pertemuan ini, berikut adalah beberapa hal yang perlu diingat.
01 Video dan Video Gaffes
Anda mungkin berpikir ini tidak perlu dikatakan, tetapi jika Anda berada di ruangan penuh orang, dan Anda terlibat dalam konferensi video dengan orang-orang yang berjauhan lainnya, dan Anda berada di bagian paling depan grup Anda, demikian di pusat bidikan kamera, ini bukan bukan waktu yang baik untuk manikur. Jangan lupa dimana kamu berada. Anda sedang rapat kerja. Miliki rasa hormat untuk kolega dan perusahaan Anda.
Di suatu tempat di semua aplikasi videoconference ada cara untuk mematikan audio Anda sehingga Anda tidak dapat didengar. Menjadi sangat sadar akan lokasi tombol ini dan dapat mengkliknya dengan kecepatan cahaya.
Suatu kali dalam rapat konferensi video yang diadakan belum lama ini di mana wakil presiden perusahaan menggelar strategis ini dan itu, jelas sebagai lonceng, seorang wanita yang menelepon mengatakan, "Orang ini tidak tahu apa yang @@ ## dia bicarakan. Dia seperti @ ** # @ %%. ”Dengan hampir 200 orang yang menelepon, keheningan memekakkan telinga. Tidak lama kemudian, wanita itu dipisahkan dari perusahaan. Pelajaran hari ini: Tombol mute adalah teman Anda.
02 Masalah Keluarga
Tentu saja, bayi yang menangis yang terdengar dalam panggilan konferensi adalah masalah. Itu sudah jelas. Tapi bagaimana dengan pasangan sumpah yang terdengar di latar belakang atau balita telanjang melesat melalui kantor Anda selama obrolan video. Jika Anda mencoba untuk memproyeksikan profesionalisme saat Anda bekerja di rumah, ini akan melemahkan Anda dalam cara yang besar! Pastikan keluarga Anda tahu (dan patuhi) aturan kerja di rumah Anda.
03 Masalah Pet
Siapa yang tidak suka Rover? Orang-orang dengan siapa Anda mengadakan konferensi video yang harus mendengarkan dia menggonggong. Sama berlaku untuk Kitty yang berguling di keyboard saat Anda mengetik dalam obrolan!
Kecuali ada kelompok yang sangat kecil dalam pertemuan itu dan Anda merasa bahwa Anda telah mencapai tingkat kepercayaan diri yang tinggi dan percaya dengan orang-orang ini, bukanlah ide yang baik untuk menempatkan Shih tzu Anda pada Anda dalam sebuah rapat kerja!
Kantor rumah harus selalu memiliki pintu sehingga Anda dapat menutup hewan peliharaan dan gangguan potensial lainnya selama rapat video dan rapat telepon mode lama. Ini juga berguna jika pertemuan Anda bertepatan dengan momen paling bahagia dari hari itu ... kedatangan pembawa surat.
04 Snafus Berbagi Layar
Banyak sistem konferensi video memungkinkan Anda berbagi layar dengan orang lain dalam rapat. Ini memungkinkan Anda untuk membuka spreadsheet yang telah Anda kerjakan sepanjang minggu dan membaginya dengan anggota tim Anda sehingga mereka dapat melihat (a) Anda benar-benar tahu apa yang Anda bicarakan ketika datang ke proyek ini dan (b) Anda adalah pencapaian yang tinggi karena Anda sudah menguasai kemampuan untuk berbagi layar.
Tapi jangan terlalu terburu-buru. Jika Anda memiliki perasaan sebelum rapat video yang mungkin harus Anda bagikan layar Anda, ingatlah bahwa layar Anda akan terlihat oleh semua orang sebelum Anda membuka spreadsheet itu. Ini tidak akan optimal, misalnya, jika Anda mulai membagikan layar Anda dan semua orang, termasuk atasan Anda, melihat bahwa Anda baru saja memeriksa penjualan online terbaru di Bed Bath & Beyond atau lebih buruk menulis surat lamaran untuk pekerjaan baru!
05 Etika Obrolan
Chatting online cepat dan cepat dan menyenangkan. Apa yang mungkin salah? Yah ... ketika datang ke konferensi video, mengobrol bisa menjadi lubang kelinci, gang digital yang menyita perhatian dari rapat yang tepat. Zoom, solusi pertemuan virtual yang populer, memiliki fungsi obrolan yang bagus yang dapat membantu. Pesan obrolan seperti "Saya telah kehilangan audio," atau "Apakah ada tautan ke presentasi?" Adalah pertanyaan yang bagus karena mereka dapat mengingatkan penyelenggara pertemuan bahwa mungkin ada masalah teknis atau bahwa ada kebutuhan untuk membagikan informasi lebih lanjut secara luas.
Namun, jenis sidebar ini mengobrol saat rapat — terutama ketika ada belasan orang di rapat — dapat mengalihkan perhatian dengan sangat cepat. Ingat semua orang melihat obrolan di luar topik seperti "Apa yang kamu lakukan untuk makan siang hari ini, aku kelaparan" atau "Kamu anjing adalah TERCEPAT!"
06 The Upshot: Gunakan Common Sense Anda
Seperti kebanyakan teknologi, konferensi video online adalah alat luar biasa yang mendorong keterlibatan bisnis dan memungkinkan orang yang bekerja di luar kantor tradisional menjadi kontributor penting bagi tim tempat kerja.
Tetapi juga seperti kebanyakan teknologi, pengguna membutuhkan pengertian yang kuat, pengertian umum tentang apa dan apa yang tidak layak dalam pertemuan konferensi video. Banyak bulan yang lalu, bos pertama saya memiliki sedikit nasihat tentang email : "Jika Anda tidak akan menulis pesan Anda di sebuah kartu pos ke rumah Anda ibu, Anda mungkin tidak harus mengirimkannya melalui surel." Di dunia konferensi video, semacam akal sehat ini masih merupakan nasihat yang sangat bagus juga.