9 aturan untuk menulis email yang mudah dijawab
Banyak dari kita tidak belajar menulis email di sekolah, tetapi mengetahui cara menulis email adalah keterampilan yang tak ternilai di tempat kerja. Ini terutama berlaku bagi mereka yang bekerja di (atau mencari) pekerjaan telecommuting. Selain etiket telepon yang bagus , mungkin tidak ada keterampilan yang sama pentingnya untuk mendapatkan - dan menjaga - pekerjaan di rumah.
Email yang ditulis dengan baik memudahkan penerima untuk memahami dan menindaklanjuti pesannya. Dalam pencarian pekerjaan, email mungkin mendahului atau bahkan menggantikan kesan pertama tatap muka, jadi tanda baca yang tepat dan pesan yang koheren adalah kuncinya. Dan di tempat kerja, email yang tidak jelas menyebabkan kebingungan dan penundaan. Ikuti kiat-kiat ini untuk menulis email yang efektif kepada rekan kerja, klien, klien potensial, manajer perekrutan dan bahkan teman dan keluarga.
01 Pertama, Pertimbangkan Pesan dan Penerima
Selanjutnya, perhatikan sudut pandang penerima. Informasi apa yang dia perlukan untuk mengambil tindakan atau memahami pesan Anda? Berikan informasi latar belakang yang diperlukan (tetapi tidak berlebihan). Juga, ingatlah etika yang tepat untuk penerima khusus ini. Emotikon dan singkatan, seperti OMG atau LOL, tidak sesuai untuk aplikasi pekerjaan dan sebagian besar email bisnis.
02 Tulis Baris Subjek Email Deskriptif
Ketika Anda menulis email, jangan tulis sesuatu yang tidak jelas di baris subjek seperti "hi" atau "pekerjaan di rumah" atau biarkan kosong. Email dengan baris subjek semacam ini memiliki peluang bagus untuk berakhir di kotak spam penerima atau diabaikan begitu saja. Jika Anda melamar pekerjaan, masukkan nama posisi di baris subjek. Jika surelnya adalah kolega, buat baris subjek Anda frasa singkat yang merangkum tujuan dari pesan tersebut. Manfaat lain untuk menulis baris subjek deskriptif adalah bahwa akan lebih mudah bagi Anda untuk menemukan di kotak masuk Anda jika Anda perlu mencari tahu nanti. Sesuatu dengan baris email seperti "Pertanyaan" tidak akan membantu.
03 Sapa Penerima dengan Benar
Jika Anda tahu nama penerima tetapi tidak mengenalnya secara pribadi, beri salam dengan menggunakan judul, mis. Dear Ms. Brunelli. (Gunakan "Ms." untuk wanita ketika tidak yakin apakah "Mrs." atau "Miss" sesuai.) Jika Anda tidak yakin tentang gender, cukup gunakan nama depan dan belakang, yaitu Dear Chris Smith. Jika Anda tidak tahu nama orang itu, mulailah email Anda tanpa sapaan atau gunakan sapaan sederhana, misalnya. Halo, Salam, Manajer Yang Terhormat, dll.
Jika surelnya adalah kolega atau orang lain yang Anda kenal, gunakan nama yang akan Anda gunakan secara langsung atau di telepon.
04 Gunakan Tata Bahasa dan Tanda Baca yang Benar
Sangat penting untuk menggunakan tata bahasa yang benar dalam email. Secara sadar atau tidak sadar, pembaca menghukum pengirim untuk kesalahan tata bahasa.
- Kalimat Run-On - Ketika Anda menulis email, jangan luangkan waktu. Jeda kecil itu memberi pembaca waktu untuk memahami arti kata-kata. Kalimat pendek memungkinkan lebih banyak jeda kecil ini. Pisahkan kalimat-kalimat panjang bahkan ketika kalimat-kalimat itu tidak dijalankan secara teknis.
- Koma - Terlalu sedikit atau terlalu banyak koma dapat membingungkan. Belajar menggunakan koma dengan benar.
- Perjanjian Subjek-Verba - Kalimat dengan jenis kesalahan ini adalah tanda merah untuk pengusaha yang mencari kandidat dengan kemampuan komunikasi yang baik. Tinjau aturan untuk perjanjian subjek-kata kerja.
05 Periksa Ejaan dan Kapitalisasi
Gunakan pemeriksa ejaan, tetapi jangan mengandalkannya. Pemeriksa ejaan tidak akan menangkap "mereka" untuk "the" atau "there" untuk "their," dan jenis kesalahan ini menunjukkan kecerobohan. Jangan gunakan singkatan texting seperti "u" untuk "you" atau "tho" untuk "though."
Gunakan kapitalisasi yang benar. Kebanyakan orang tahu untuk mengkapitalisasi awal kalimat dan kata benda yang tepat, tetapi banyak yang gagal melakukannya dalam email. Tunjukkan bahwa Anda tidak keberatan mengambil fraksi tambahan satu detik untuk menekan tombol shift. Di sisi lain, terlalu banyak huruf besar dapat mengalihkan perhatian pembaca. Hindari menulis frasa dalam huruf besar (yang banyak ditafsirkan sebagai setara dengan berteriak secara langsung) serta kapitalisasi, hanya untuk penekanan, huruf pertama dari kata-kata yang tidak ada di awal kalimat atau kata benda yang tepat.
06 Gunakan Pemformatan Sederhana dalam Email
Ingat bahwa semua program email ditampilkan berbeda. Apa yang terlihat selaras pada layar Anda dapat berjalan bersama pada orang lain. Untuk alasan ini, hindari menempelkan dokumen pengolah kata yang diformat tinggi, seperti resume atau surat lamaran, dalam email. Gunakan dokumen yang ditulis dalam format teks biasa.
Buat paragraf singkat. Seperti periode, paragraf istirahat memberi mata pembaca beristirahat. Seseorang yang membaca email di ponsel akan mendapat manfaat dari paragraf pendek. Namun berhati-hatilah untuk tetap mengikuti aturan dasar terkait paragraf.
07 Ringkas
Meandering email yang mengubur poin diatasi dan akhirnya dilupakan. Atau lebih buruk lagi, mereka mungkin disalahpahami. Buatlah tujuan Anda jelas, menggunakan bahasa ringkas.
- Hilangkan Wordiness - Tulis dengan verba aktif. "Jack mengirimi saya formulir" menggunakan kata kerja aktif. "Formulir-formulir itu dikirimkan kepada saya oleh Jack" adalah pasif. Bentuk pasif hanya menggunakan beberapa kata lagi, tetapi itu bertambah. Lebih dari itu, membutuhkan pembaca untuk mengatur ulang ide-ide di kepala mereka.
- Stick to the Point - Tahan godaan untuk menambahkan informasi atau ide-ide asing. Simpan ini untuk email lain.
- Gunakan Poin Peluru - Ini memungkinkan pembaca Anda menggunakan petunjuk visual untuk mengetahui apa yang penting. Tetapi jika ragu tentang bagaimana peluru akan ditampilkan, gunakan tanda bintang atau tanda hubung untuk membuat peluru.
08 Sign Email Tepat
Jika email Anda default ke tanda tangan standar, pastikan itu sesuai untuk email tertentu yang Anda kirim. Tanda tangan dengan pernyataan politik atau nama dan usia anak-anak Anda baik-baik saja untuk email pribadi, tetapi untuk pekerjaan menggunakan tanda tangan yang kurang pribadi. Tergantung pada pekerjaan Anda dan perusahaan Anda, Anda masih dapat mempersonalisasi tanda tangan email Anda dengan kutipan. Pilih sesuatu yang tidak kontroversial. Jika Anda bertanya tentang pekerjaan, gunakan tanda tangan Anda untuk memberikan informasi kontak yang tepat tanpa tanda kutip atau personalisasi tambahan.
09 Baca ulang / Pikir ulang Sebelum Mengirim Kirim
Periksa kesalahan ejaan dan tanda baca sebelum Anda menekan kirim. Jika Anda menemukan kesalahan dalam email untuk aplikasi pekerjaan, perbaiki kemudian baca lagi sebelum Anda menekan kirim. Tetapi juga membaca ulang untuk konten. Jika email Anda panjang, pikirkan cara untuk membuatnya lebih ringkas. Dan jika email Anda kontroversial atau ditulis dalam kemarahan, tekan save not send. Kembalilah ke sana beberapa jam atau sehari kemudian dan lihat apakah Anda masih ingin mengirimnya.
Ini mungkin terdengar seperti banyak hal yang harus dilakukan sebelum mengirim email, tetapi jika Anda mengirim email yang efektif dan lebih efisien mengatur email Anda, Anda akan menemukan Anda benar-benar memiliki lebih banyak waktu tidak kurang.