Strategi Bertemu Untuk Menangani Pertanyaan Karyawan
Tetapi sebaliknya juga bisa benar: memulai percakapan yang positif dan mengundang orang lain untuk bergabung dan hasilnya dapat menjadi pertemuan produktif dengan semua orang yang pergi dengan perasaan bahwa pertemuan itu sepadan dengan waktu mereka.
Salah satu keluhan terbesar tentang pertemuan bisnis adalah bahwa mereka sering kali tidak perlu dan membuang waktu kerja yang berharga. Pastikan Anda dengan jelas menyatakan tujuan pertemuan Anda , tentukan terlebih dahulu jumlah waktu yang akan Anda curahkan untuk rapat (serta untuk setiap diskusi terbuka) dan kemudian berpegang pada topik rapat dan durasi yang direncanakan. Anda mungkin juga ingin membuat pertemuan lebih menarik dengan pertemuan pemecah es atau aktivitas pemanasan .
Berikut adalah strategi untuk menangani karyawan yang mengajukan pertanyaan selama rapat yang tidak ingin Anda jawab segera, atau bahwa Anda tidak ingin mengalaminya kapan pun selama rapat.
Kapan Bertindak Suatu Pertanyaan Segera
Jika sebuah pertanyaan tepat waktu dan sesuai dengan tugas dan Anda merasa bahwa pertanyaan itu harus dijawab, jawablah dengan segera — tetapi secara singkat — dan kemudian tindak lanjuti dengan menyatakan Anda akan mengajukan lebih banyak pertanyaan di akhir pertemuan jika Anda punya waktu.
Dukung pernyataan Anda bahwa Anda melanjutkan dengan bahasa tubuh. Lihat catatan Anda atau putar menghadap papan tulis, dll. Dengan memecahkan kontak mata sejenak, Anda menunjukkan bahwa Anda sedang bergerak. Jika Anda melihat keluar ke penonton (terutama dengan alis terangkat) Anda mungkin mengirim sinyal Anda meninggalkan pembukaan untuk pertanyaan lebih lanjut.
Jika penonton negatif atau bermusuhan, jangan mengakui kekhawatiran mereka tetapi hanya secara tidak langsung. Luangkan waktu sejenak untuk menjelaskan bahwa Anda memahami dan berbagi kekhawatiran mereka, tetapi jika Anda terlalu jauh dari topik, tidak akan ada yang tercapai. Sarankan agar orang-orang menuliskan pertanyaan mereka untuk nanti, atau mengatur pertemuan dengan Anda secara pribadi di mana Anda dapat mendiskusikan kekhawatiran mereka secara lebih terperinci.
Menjawab satu pertanyaan saja sangat berguna karena:
- Mengizinkan pemegang rapat untuk mengatasi sesuatu yang mungkin tidak mereka pikirkan;
- Ini mengirimkan pesan bahwa Anda sedang mendengarkan audiens Anda;
- Dengan hanya mengambil satu pertanyaan, Anda juga mengirim pesan bahwa Anda masih mengendalikan rapat tetapi peduli dengan apa yang dipikirkan peserta.
Cara Tactfully Menunda Pertanyaan
Jika pertanyaan yang ditanyakan akan dibahas kemudian dalam pertemuan, katakan, "Itu pertanyaan yang bagus dan yang akan kita bicarakan sebentar lagi."
Jika pertanyaan yang ditanyakan ada di luar topik dan tidak akan dibahas dalam pertemuan, berikan satu set instruksi spesifik untuk resolusi. Jika Anda hanya menolak untuk menjawab pertanyaan atau memberikan penilaian, "itu bukan tujuan dari pertemuan ini," Anda mungkin akhirnya mengirimkan pesan yang salah kepada karyawan Anda: manajemen tidak peduli.
Cara lain untuk menunda pertanyaan yang tidak akan dibicarakan dalam pertemuan adalah meminta orang tersebut untuk bertemu dengan Anda (atau anggota manajemen yang tepat lainnya) secara pribadi untuk mendiskusikan kekhawatiran mereka secara lebih rinci.
Anda bahkan mungkin menyarankan (jika perlu) bahwa pertanyaan itu cukup penting untuk menjamin pertimbangan akan dibahas dalam pertemuan terpisah di masa mendatang.
Menunda pertanyaan sangat membantu karena:
- Dalam lingkungan kerja yang santai, karyawan mungkin merasa terlalu bebas untuk mengutarakan pikiran mereka dan dapat mengendalikan rapat;
- Sebagian besar karyawan yang marah atau tidak puas ingin didengar lebih dari apa pun. Memberi mereka papan suara di saat yang tepat dan pengaturan dapat membantu menghindari masalah kecil menjadi masalah yang lebih besar; dan
- Karyawan membutuhkan dan menanggapi kepemimpinan yang baik. Jika manajemen mempertahankan kontrol dengan cara yang adil dan seimbang, ia mengirimkan pesan kepada karyawan bahwa manajemen sedang mendengarkan, tetapi harus menetapkan batasan yang tepat.