Cara Mendevaluasi Suatu Pertanyaan - Bukan Orang yang Mengajukan Pertanyaan
Itu dapat terjadi dalam pertemuan bisnis apa pun: Beberapa karyawan yang tidak senang mengajukan pertanyaan yang tidak sesuai topik, hanya terkait dengan situasi mereka sendiri, atau untuk mendorong agenda lain. Bagaimana Anda menanggapi karyawan yang tidak puas dan pertanyaan yang menantang itu penting karena mengirimkan pesan kepada karyawan lain tentang sikap dan filosofi yang dipegang oleh manajemen - bahkan ketika sikap itu tidak selalu dari perusahaan itu sendiri.
Strategi berikut dapat membantu Anda merespons dengan tepat kepada karyawan yang berusaha menyulut masalah dalam pertemuan bisnis.
Mendevaluasi Satu Pegawai Menangguhkan Lainnya
Jika Anda merendahkan satu karyawan , rekan-rekan mereka mungkin merasa terdevaluasi. Misalnya, jika Anda menghina satu pekerja jalur perakitan, Anda menghina mereka semua. Jika Anda mengkritik satu sekretaris, yang lain mungkin juga merasa dikritik. Bahkan jika Anda membuat pernyataan carte blanche; "Dukungan teknis gagal untuk melakukan pekerjaan mereka tetapi kami berupaya untuk mempercepat mereka" Anda mendevaluasi rekan kerja lain, teman, rekan kerja, dan mengirim pesan diam jika manajemen akan secara terbuka mencambuk satu orang atau departemen, mereka dapat merusak Anda juga.
Memberikan Arah Tetapi Tidak Bertemu Waktu Udara
Jika seseorang mengajukan pertanyaan yang tidak bersahabat, tidak berhubungan, atau tidak pantas , arahkan orang yang mengajukan pertanyaan dengan perintah atau instruksi khusus, seperti menuliskannya kepada manajemen sehingga Anda punya waktu untuk mempertimbangkan masalah atau ide secara hati-hati nanti.
Anda mungkin dapat meredakan pertanyaan yang sangat mudah berubah dengan memasukkan orang yang mengajukan pertanyaan daripada mengecualikannya. Misalnya, Anda mungkin menyarankan mereka membuat agenda pertemuan singkat tentang topik itu atau daftar masalah. Pastikan untuk memberi mereka orang tertentu untuk mengirimkannya secara tertulis.
Jika Anda tidak menawarkan satu set instruksi yang jelas, Anda terdengar meremehkan. Jika Anda tidak yakin siapa titik kontak yang tepat, katakan demikian, dan mintalah karyawan untuk menelepon atau mengirim email kepada Anda nanti setelah Anda memiliki waktu untuk mencari tahu siapa mereka harus benar-benar mengajukan pertanyaan mereka.
Dalam kebanyakan situasi, penting bahwa Anda tidak secara langsung menjawab pertanyaan yang tidak bersahabat karena:
- Ini memberi kredibilitas terhadap pertanyaan (itu harus menjadi masalah jika Anda mengambil begitu banyak waktu untuk menjawabnya);
- Itu bisa membuat Anda tampil defensif (terutama jika Anda tertangkap basah); dan
- Segera setelah Anda memberi "waktu tayang" untuk pertemuan, atau menghabiskan terlalu banyak waktu menangani satu penanya yang marah, Anda mungkin akan berakhir dengan orang lain yang melompat ke atas kapal karena "fenomena orang banyak."
Fenomena kerumunan menggambarkan kapan seseorang yang mungkin tidak melakukan atau mengatakan sesuatu pada dirinya sendiri merasa diberdayakan ketika orang lain melakukan sesuatu, bergabung dengan apa pun yang dilakukan orang lain dalam kelompok atau kerumunan. Dalam sebuah pertemuan, jika satu orang lolos dengan mengambil waktu, yang lain cenderung mencoba bergabung dengan agenda, kekhawatiran, atau pertanyaan mereka sendiri.
Jangan membuat pernyataan yang merendahkan orang secara langsung atau tidak langsung. Jika Anda mengatakan sebuah pertanyaan tidak berdasar dan tidak mendapat jawaban, pesan yang mungkin didengar audiens adalah bahwa Anda mengabaikan masalah yang mereka miliki.
Validasi Tanpa Setuju
Anda dapat memvalidasi pertanyaan seseorang tanpa menilai di luar perasaan orang lain. Validasi hanyalah pengakuan bahwa sesuatu itu penting atau bernilai bagi orang lain - bahkan jika itu tidak untuk orang lain.
Dengan memasukkan pernyataan seperti, "Saya mengerti mengapa Anda berpikir itu penting," atau "Jelas situasinya mengecewakan Anda," tidak sama dengan mengakui Anda setuju.