Cara menemukan catatan penting dengan cepat dan mudah
Satu-satunya saat Anda berpikir tentang dokumen penting Anda adalah ketika Anda membutuhkannya. Dan, seringkali, Anda tidak dapat menemukannya ketika Anda membutuhkannya karena Anda tidak memiliki sistem yang tersusun dan terpusat untuk menyimpan dokumen penting Anda dan / atau terakhir kali Anda membutuhkannya, Anda cukup melemparkannya kembali ke lautan makalah di kantor rumah Anda alih-alih meletakkannya kembali di tempatnya.
Terdengar akrab?
Dengan semua makalah penting Anda tersebar di seluruh rumah Anda, Anda membuang banyak waktu dan energi untuk mencari mereka. Anda juga berisiko kehilangan sebagian dari mereka sepenuhnya. Tetapi dengan beberapa langkah sederhana, Anda dapat mengatur dokumen kertas penting Anda dalam satu jam akhir pekan ini!
Anda akan membutuhkan lemari arsip kecil dengan dua laci atau kotak file gantung portabel, file gantung multi-warna (6 warna berbeda), folder tab bagian atas yang dipotong ketiga, dan brankas tahan api (opsional). Atau Anda dapat membeli pengikat besar dan sisipan tab. Setelah Anda mendapatkan barang di sini adalah enam langkah yang akan Anda ikuti untuk mengatur dokumen Anda.
Langkah Satu: Kumpulkan semua dokumen Anda
Sebelum Anda dapat mengatur semua dokumen penting Anda, Anda harus menemukannya. Ini kadang lebih mudah diucapkan daripada dilakukan.
Periksa kantor rumah Anda seperti di laci dan kertas yang ditumpuk di meja atau meja Anda. Periksa tumpukan kertas yang mengotori meja dapur Anda serta laci dapur dan keranjang.
Lihatlah pada meja rias dan nakas kamar tidur Anda (Anda bisa meninggalkan mereka di sana di pagi hari dan lupa tentang mereka). Terakhir, tetapi tidak sedikit, periksa tas atau tas Anda untuk dokumen penting yang secara tidak sengaja Anda bawa-bawa (opps).
Langkah Kedua: Mengkategorikan dokumen Anda
Dokumen yang paling penting termasuk dalam salah satu dari enam kategori berikut.
Urutkan semua dokumen yang Anda kumpulkan sebagai berikut:
- Catatan rumah dan properti - hipotek, akta properti, proyek dan penerimaan perbaikan rumah, petunjuk dan garansi alat, informasi pajak properti, kebijakan asuransi rumah dan manual
- Rekaman otomatis - judul, catatan pemeliharaan, kebijakan dan informasi asuransi, informasi pinjaman dan catatan pembayaran
- Catatan kesehatan - kebijakan asuransi, panduan manfaat asuransi kesehatan, penjelasan tentang manfaat medis, tagihan dokter, daftar resep, informasi pengeluaran fleksibel, tanda terima medis, arahan medis, kebijakan asuransi jiwa
- Catatan keuangan - laporan bank, pengembalian pajak, catatan pengurangan pajak, catatan investasi, catatan pinjaman, laporan kartu kredit
- Catatan elektronik - kontrak telepon seluler dan manual; tanda terima penjualan dan jaminan untuk komputer, laptop, dan iPad; rencana dan tagihan kabel dan Internet; tanda terima dan manual penjualan router nirkabel
- Catatan pribadi - akte kelahiran, surat nikah, akta cerai, surat-surat penahanan, informasi jaminan sosial, catatan imunisasi, paspor, catatan dinas militer, pembaptisan dan catatan konfirmasi, surat wasiat, rencana pemakaman dan informasi lokasi pemakaman. Jika Anda memiliki hewan peliharaan, Anda juga dapat menyertakan dokumen penting mereka seperti informasi veteriner dan vaksin dalam kategori ini.
Langkah Ketiga: Temukan dokumen vital Anda
Sebagian besar dokumen penting Anda dapat disimpan dalam lemari arsip biasa atau kotak file gantung portabel. Namun ada beberapa yang benar-benar harus disimpan dalam pilihan penyimpanan aman atau di luar lokasi yang aman seperti kotak penyimpanan aman.
Dokumen-dokumen penting adalah dokumen yang akan sangat sulit atau sangat memakan waktu untuk diganti. Mereka mungkin berisi informasi pribadi yang sensitif yang dapat dikompromikan jika terjadi pembobolan atau perampokan. Dalam acara tersebut, rumah Anda dihancurkan oleh api atau banjir yang Anda inginkan agar dokumen-dokumen penting ini tetap utuh.
Bagi kebanyakan orang, dokumen-dokumen berikut ini akan dianggap penting: informasi jaminan sosial, akta kelahiran, polis asuransi bersama dengan informasi kontak agen Anda, surat wasiat, akta properti, titel mobil, paspor Anda, dan kontrak atau perjanjian apa pun yang mewajibkan tanda tangan asli Anda.
Buat daftar utama dari semua dokumen penting yang Anda tempatkan di brankas tahan api Anda atau di opsi penyimpanan di luar lokasi.
Langkah Empat: Gandakan dompet Anda
Sebagian besar dari kita membawa informasi penting di dompet kita setiap hari. Apakah Anda tahu semua yang ada di dompet Anda? Apa yang akan Anda lakukan jika dompet Anda hilang atau dicuri?
Buat salinan SIM Anda, kartu donor, kartu asuransi kesehatan, kartu keanggotaan seperti kartu loyalitas toko kelontong gym, klub gudang, dan yang paling penting, semua kartu kredit dan debit (salin depan dan belakang). Simpan salinan ini dengan dokumen kertas penting Anda lainnya:
Langkah Kelima: Buat sistem pengarsipan sederhana
Semakin sederhana sistem pengarsipan, semakin besar kemungkinan Anda menggunakannya secara konsisten. Ambil setiap kategori dokumen penting dan tetapkan warna file gantung:
- Catatan Rumah dan Properti
- Rekaman Otomatis
- Catatan Kesehatan
- Catatan Keuangan
- Catatan Elektronik
- Catatan Pribadi
Tambahkan jumlah file gantung yang sesuai ke sistem pengarsipan Anda untuk jumlah dokumen yang Anda miliki di setiap kategori.
Gunakan folder manila dan buat folder untuk masing-masing dokumen dalam setiap kategori. Tempatkan folder di bagian file gantung berwarna yang sesuai.
Jika Anda membeli pengikat tiga lubang besar dan sisipan tab, beri label tab dengan nama-nama catatan di atas, tusuk kertas melubangi semua dokumen dan mengaturnya. Jika kertas tidak boleh dilubangi kertas lubang, taruh kertas pada folder dan letakkan dokumen di dalam folder.
Sekarang, jika dokumen bukan barang Anda, ini mungkin saat yang tepat untuk Anda. Anda dapat memindai semua dokumen ini, menyimpannya ke hard drive, dan kemudian membuang semuanya. Tetapi gunakan kebijaksanaan Anda sendiri karena beberapa dokumen lebih baik dibiarkan disimpan. Gunakan penilaian terbaik Anda.
Pemeliharaan Berkelanjutan
Sekarang setelah makalah penting Anda diatur, buatlah tetap teratur. Setiap bulan ketika Anda membayar tagihan Anda, file dokumen baru di bagian yang sesuai dari sistem pengarsipan Anda. Pada saat yang sama, carilah dokumen apa pun yang Anda hapus dari sistem selama bulan yang mungkin masih ada di luar sistem pengarsipan. Kirim ulang file itu. Setidaknya dua kali setahun, tinjau dokumen dalam sistem pengarsipan Anda untuk melihat apakah ada yang dapat dibersihkan. Jadwal yang baik untuk diikuti adalah pada awal tahun dan di akhir setiap tahun sekolah.
Dengan sedikit usaha, Anda dapat meraup keuntungan jangka panjang dengan mengatur dokumen kertas penting Anda.
Diedit oleh Elizabeth McGrory.