Menggunakan waktu Anda dengan bijaksana juga berarti menentukan tugas apa yang perlu dilakukan terlebih dahulu, bagaimana menghindari gangguan, dan bagaimana menyelesaikan sesuatu ketika prioritas baru muncul. Ketika pemberi kerja mengajukan pertanyaan dalam wawancara tentang manajemen waktu, mereka mencoba untuk mengukur bagaimana Anda mengelola sumber daya Anda dan jika Anda bisa fleksibel dan gesit sambil tetap menghasilkan produk kerja yang berkualitas.
Tips untuk Menjawab Pertanyaan Wawancara Manajemen Waktu
Bersiap-siap dengan jawaban yang teliti dan terinci yang secara hati-hati dianggap akan mengesankan seorang calon manajer. Menyebutkan bagaimana Anda menangani berbagai aspek manajemen waktu akan membedakan Anda dari kandidat lain, terutama jika Anda memberikan contoh spesifik.
Penetapan Prioritas Harian
Pengusaha ingin tahu Anda dapat menangani tugas Anda sendiri setiap hari tanpa diberitahu secara langsung setiap langkah apa yang perlu dilakukan. Mereka juga ingin tahu Anda dapat mengatur untuk memprioritaskan pekerjaan dengan tepat. Anda dapat mencapai hal ini dalam jawaban Anda dengan mengatakan Anda membuat daftar hal-hal baru yang harus dilakukan sendiri pada awal setiap hari kerja, diurutkan berdasarkan tenggat waktu dan berdasarkan tingkat kepentingannya. Karena Anda tahu bahwa kejutan dan interupsi dapat terjadi, Anda membuat tiga "must-wins" untuk diri Anda sendiri dari tugas-tugas yang harus diselesaikan pada akhir bisnis.
Anda mungkin juga menjelaskan bagaimana Anda memanfaatkan "Peraturan 80/20" (juga dikenal sebagai "Prinsip Pareto") untuk memprioritaskan tugas-tugas kerja.
Peraturan 80/20 menyatakan bahwa, dalam proyek apa pun, 20% kegiatan menghasilkan 80% hasil. Biasanya, 10% pertama dan 10% dari waktu yang dihabiskan untuk proyek menghabiskan sebagian besar sumber daya dan merupakan yang paling padat karya. Dengan demikian, Anda dapat menjelaskan bagaimana Anda menjadwalkan waktu Anda sehingga Anda dapat memberikan perhatian penuh pada tahap paling penting dari setiap proyek yang diberikan (biasanya, awal dan akhir / peluncuran).
Menghindari Multitasking
Meskipun ada suatu masa ketika karyawan yang dapat melakukan banyak hal sekaligus dihargai, penelitian terbaru menunjukkan bahwa multitasking , secara umum, sangat berlebihan. Terlalu sering orang yang mencoba menyelesaikan banyak tugas pada saat yang sama akhirnya melakukan pekerjaan yang ceroboh, kehilangan waktu mereka "diselamatkan" ketika mereka kemudian dipaksa untuk memperbaiki kesalahan mereka.
Elemen kunci dari manajemen waktu yang efektif adalah kemampuan untuk menjadwalkan waktu Anda sehingga Anda dapat fokus pada satu hal pada suatu waktu. Jika Anda dapat mendemonstrasikan, dengan satu atau dua contoh, kemampuan Anda untuk tugas pekerjaan yang rumit dan "tugas tunggal" yang menantang, Anda akan memberi pewawancara pada Anda kesan yang baik bahwa Anda berdedikasi untuk menyediakan pekerjaan yang berkualitas.
Bertemu Tenggat Waktu
Bertemu tenggat waktu penting adalah aspek penting dari pekerjaan Anda. Ketika calon majikan menanyakan bagaimana Anda menangani tenggat waktu, tekankan pemahaman Anda tentang proses dan pentingnya bekerja di depan. Misalnya, jawaban Anda bisa jadi adalah Anda bekerja mundur dari tenggat waktu ketika merencanakan pendekatan Anda ke proyek, memecahnya menjadi tugas yang lebih kecil dan menetapkan tenggat waktu mini untuk setiap tugas yang mengarah ke tanggal jatuh tempo keseluruhan proyek. Dengan cara itu, Anda terus membuat kemajuan setiap hari dan Anda memastikan proyek selesai tepat waktu.
Menangani Interupsi
Interupsi dan gangguan sering terjadi di tempat kerja. Kemampuan Anda untuk memblokir dan menangani mereka dengan tepat sangat penting untuk kinerja Anda secara keseluruhan. Pengusaha mencari pekerja yang dapat menetapkan batas-batas tegas, menjaga diri dari terganggu bekerja oleh rekan kerja atau situs web yang menyenangkan. Sebutkan strategi yang Anda gunakan, seperti memakai headphone untuk memblokir obrolan, meletakkan blok di komputer Anda untuk bagian inti "waktu kerja" tertentu, dan membatasi gosip yang lebih dingin.
Keseimbangan Work-Life
Untuk perusahaan yang baik, memastikan karyawan seimbang dan tidak stres atau terbakar adalah penting untuk semangat kerja dan produktivitas perusahaan. Ketika majikan bertanya tentang hal ini, mereka benar-benar tidak mencari seseorang untuk mengatakan "pekerjaan adalah hidupku" atau bahwa mereka tidak memiliki hobi atau kewajiban di luar tempat kerja; manajer tahu itu tidak sehat.
Sebaliknya, fokuskan jawaban Anda pada bagaimana Anda memberikan upaya penuh Anda di tempat kerja dan benar-benar hadir saat Anda sedang bekerja, dan efisiensi Anda memungkinkan Anda untuk memutuskan sambungan saat Anda di rumah.
Pertanyaan manajemen waktu dapat menjadi rumit, karena manajer benar-benar mencari informasi lebih banyak daripada hanya bagaimana Anda menggunakan waktu Anda. Fokuskan jawaban Anda pada faktor-faktor penting ini untuk menunjukkan keefektifan dan produktivitas Anda.