Sekretaris litigasi bekerja di firma hukum dari semua ukuran. Beberapa sekretaris menyediakan dukungan administratif murni. Namun, sekretaris di banyak perusahaan melakukan peran hibrida, berfungsi sebagai paralegal sekretaris dan litigasi.
Di bawah ini adalah beberapa fungsi paling umum dari sekretaris litigasi selama siklus hidup litigasi.
Peran sekretariat bervariasi tergantung pada perusahaan, jenis praktik litigasi, dan ukuran staf.
Penyaringan Kasus
Dalam firma penggugat, langkah pertama dari suatu kasus adalah menyaring kasus itu untuk mendapat untung. Apakah klien potensial memiliki penyebab tindakan? Apakah ada konflik? Sekretaris dapat membantu menyiapkan formulir skrining kasus dan menjadwalkan pertemuan awal antara pengacara dan klien potensial. Dalam beberapa kasus, sekretaris akan menyelesaikan pemeriksaan awal dengan mengajukan pertanyaan klien potensial melalui telepon. Jika klien ditandatangani, sekretaris akan mengatur file kasus baru, dan meneruskan kontrak retensi dan dokumen lainnya kepada klien.
Penyelidikan
Dalam banyak kasus, para pihak melakukan investigasi sebelum gugatan diajukan. Investigasi ini dapat melibatkan menemukan dan mewawancarai saksi, memeriksa lokasi kecelakaan dan mengumpulkan dokumenter dan bukti lainnya. Sekretaris litigasi dapat membantu dalam proses dengan menjadwalkan pertemuan dan konferensi telepon atas nama pengacara, membuat daftar saksi, mengatur bukti, dan dokumen lainnya dan menciptakan sistem pengarsipan yang dapat diandalkan untuk dokumen kertas dan elektronik.
Permohonan
Jika gugatan diajukan, sekretaris akan menyiapkan pembelaan dalam program pengolah kata. Permohonan mungkin termasuk panggilan, keluhan, pernyataan tertulis, permintaan untuk penerimaan, dan gerakan. Sekretaris litigasi sering membuat pengikat yang mengatur dan mengindeks semua pembelaan untuk kasus tertentu.
Sekretaris dapat mengajukan dokumen-dokumen ini ke pengadilan, baik secara langsung atau secara elektronik, meskipun tugas ini sering dilakukan oleh paralegal atau utusan pengadilan .
Penemuan
Penemuan adalah fase terpanjang dari proses litigasi. Selama penemuan, sekretaris litigasi dapat melakukan semua atau beberapa tugas berikut:
- Menyiapkan dokumen penemuan dalam sistem pengolah kata, termasuk interrogatories dan permintaan untuk produksi
- Mengetik, mengirim, dan melacak panggilan dari pengadilan
- Menjadwalkan deposisi dengan beberapa pihak, termasuk pengacara, klien, penentang penasihat dan wartawan pengadilan
- Penjadwalan pemeriksaan medis independen dan janji lain yang diperlukan oleh Peraturan Prosedur Perdata
- Membuat binder pengenal; pengindeksan dan pengarsipan dokumen penemuan
- Pengorganisasian dan pengarsipan dokumen perkara
- Menjadwalkan pemeriksaan situs
- Menemukan dan berkomunikasi dengan para ahli; mengatur dan melaporkan laporan ahli
Pra-Uji Coba
Setelah tanggal persidangan ditetapkan, sekretaris membantu tim hukum mempersiapkan persidangan. Peran sekretaris dapat meliputi:
- Mengetik dan memformat dokumen pra-sidang termasuk mosi, brief, panggilan dari pengadilan, dan daftar saksi
- Mengumpulkan dan mengatur pameran
- Membuat, mengatur dan / atau mengindeks pengeditan percobaan
- Membantu mengatur uji coba cacian
- Melacak tenggat waktu dan mengirim pengingat ke tim hukum
- Kutip pemeriksaan dan pemeriksaan proofreading dan dokumen hukum
- Memastikan bahwa dokumen diformat dengan benar sesuai dengan aturan pengadilan
- Koordinator saksi
Percobaan
Sekretaris litigasi melakukan peran pendukung penting selama persidangan. Tugasnya mungkin termasuk:
- Mempersiapkan, mengetik dan memformat dokumen percobaan
- Mengkoordinasikan persiapan grafik, grafik, dan visual ruang sidang lainnya
- Penjadwalan kurir, wartawan pengadilan, dan saksi ahli
- Pengorganisasian, pengarsipan dan pengelolaan dokumen, pameran, dan pengikat percobaan
- Koordinasi pengaturan perjalanan untuk pengacara, saksi, klien, dan lainnya
Tugas Administratif Lainnya
Bagi mereka yang bekerja di sisi pertahanan, sekretaris litigasi akan memasuki waktu pengacara dan paralegal yang dihabiskan untuk setiap kasus ke dalam waktu dan sistem penagihan perusahaan.
Ia juga akan mengirim faktur berkala ke klien dan menindaklanjuti pembayaran terlambat. Tugas umum lainnya yang dilakukan oleh sekretaris litigasi meliputi:
- Memproduksi informasi dengan mentranskripsikan, memformat, memasukkan, mengambil, menyalin, dan mentransmisikan teks, data, dan grafik
- Melacak tenggat waktu kasus
- Sesuai dengan klien, saksi, dan penasihat lawan
- Menjawab telepon
- Membuat spreadsheet untuk melacak biaya, pameran, dan informasi lainnya
- Menuliskan dikte
- Mempertahankan sistem map
- Routing korespondensi, laporan, dan dokumen hukum
- Mengorganisir konferensi klien dan pertemuan pengacara
- Mempersiapkan laporan pengeluaran
- Mempertahankan kalender pengacara dengan merencanakan dan menjadwalkan konferensi, teleconference, deposisi, dan perjalanan
- Memesan persediaan
Pendidikan Sekretaris Litigasi
Banyak sekretaris litigasi menyelesaikan sertifikat atau program gelar associate di sekolah perdagangan atau perguruan tinggi. Namun, sekretaris dengan gelar sarjana empat tahun memiliki peluang peningkatan terbesar dalam sebuah firma hukum. Pelatihan litigasi sering terjadi di tempat kerja. Sekretaris litigasi berpengalaman sering pindah ke peran lain di perusahaan, termasuk paralegal dan posisi manajemen kantor.
Keahlian dan Pengetahuan Sekretaris Litigasi
Sekretaris Litigasi harus memiliki berbagai keterampilan interpersonal, teknologi dan kantor serta pengetahuan hukum dan prosedural. Keterampilan dan pengetahuan yang diperlukan meliputi:
- Kemahiran dengan pengolah kata, spreadsheet, presentasi dan waktu dan perangkat lunak penagihan; keakraban dengan Microsoft Office suite
- Kecakapan dengan peralatan transkripsi
- Kemampuan menulis dan verbal yang sangat baik
- Pengetahuan tentang dokumentasi litigasi dan prosedur pengarsipan pengadilan lokal, negara bagian dan federal
- Kecakapan dengan database dokumen seperti Ringtail, Summation, dan Konkordansi
- Pengalaman e-filing
- Pengetahuan tentang prosedur kantor dan terminologi hukum
- Ketrampilan mengetik yang kuat
- Keterampilan organisasi yang solid dan keterampilan multi-tasking
- Kemampuan untuk berinteraksi secara profesional dengan semua tingkat personil