Dengan Kit Pers yang Efektif, Anda Dapat Benar-benar Berdiri.
Anda mungkin pernah mendengar istilah "pers kit" digunakan dalam iklan dan agensi PR, dan bahkan mungkin telah menerima alat pers untuk sesuatu. Meskipun bentuk dan fungsi alat pers dapat sangat bervariasi menurut industri, definisi yang diterima adalah:
"Paket materi promosi yang diberikan kepada anggota pers untuk menjelaskannya, terutama tentang produk, layanan, atau kandidat."
Itu benar-benar adalah istilah yang luas, dan jika itu semua yang Anda harus teruskan, Anda tidak akan membuat alat pers yang memiliki dampak yang seharusnya.
Jadi, mari kita lihat sedikit lebih dalam komponen-komponen aktual yang dapat membuat kit pers, dan bagaimana merakit yang memberi produk atau layanan Anda peluang terbaik publisitas gratis, juga dikenal sebagai media yang menghasilkan. Jika Anda melakukan kit pers Anda dengan benar, Anda akan melihat pengembalian berkali-kali lebih besar dari investasi awal Anda, terutama jika perangkat mendapatkan waktu siaran produk atau layanan Anda di stasiun-stasiun berita, atau tulisan online yang bagus dan di majalah.
Membuat Perangkat Pers Anda
Tidak ada buku aturan tentang pembuatan alat pers yang mengatakan komponen apa yang harus Anda sertakan. Alat pers Anda akan bervariasi berdasarkan pada apa yang Anda gunakan PR untuk mempromosikan, dan jenis tempat di mana Anda akan mendistribusikan alat pers Anda. Kebanyakan alat pers dikirim keluar, sering kali kepada orang yang memiliki asisten admin, dan itu adalah tugas Anda untuk membuat alat pers yang cukup menarik untuk melewati orang itu. Konten, dan presentasi, sangat berarti.
Jadi, apa yang Anda sertakan adalah keputusan yang sangat penting karena alat pers adalah cara mudah untuk menyoroti Anda atau bisnis Anda.
Anda bahkan dapat menganggapnya sebagai kompilasi klik terbesar perusahaan Anda, karena Anda mengumpulkan informasi yang Anda ingin media ketahui tentang Anda dan produk dan layanan Anda menjadi satu paket yang rapi. Karena itu, komponen kit pers utama yang ingin Anda pertimbangkan adalah:
1. Siaran Pers
Siaran pers press kit Anda mengumumkan seluruh ide.
Jika Anda memiliki produk baru, alat pers membantu memperkenalkannya. Jika perusahaan Anda bergabung dengan perusahaan lain, pers kit memenangkannya.
Anda dapat menyertakan beberapa rilis pers di perangkat pers Anda, atau Anda dapat mengeluarkan siaran pers sebelum perangkat tersebut keluar. Misalnya, alat press pameran dagang mungkin berisi siaran pers merger perusahaan, tiga siaran pers produk baru, dan siaran pers yang mengumumkan CEO baru.
Sebuah kata peringatan; jangan kemas peralatan pers Anda dengan lebih dari satu siaran pers hanya karena Anda bisa. Jika Anda mengirim kit pers ke editor, Anda hanya perlu satu siaran pers. Jika Anda membagikan alat pers Anda di pameran dagang, beberapa siaran pers di dalamnya tidak biasa. Tetapi ingat, semakin banyak yang Anda masukkan, semakin banyak pekerjaan yang Anda lakukan untuk orang lain. Anda ingin membuat pekerjaan mereka semudah mungkin.
2. Surat Singkat / Daftar Isi
Ini sangat membantu untuk semua jenis alat pers yang mencakup banyak elemen yang berbeda, tetapi sama pentingnya. Surat Anda dapat ditujukan kepada media untuk berterima kasih kepada mereka atas minat mereka di perusahaan Anda, dan kemudian Anda dapat memberikan ringkasan tentang apa yang disertakan.
Pastikan untuk membuat nama kontak media Anda, dan informasi kontak, jelas di halaman ini karena ini akan menjadi yang pertama yang akan dilihatnya.
Semua elemen ini membantu konten Anda bersatu dan merasa jauh lebih teratur daripada kertas dan sampel yang dimasukkan secara acak ke dalam folder.
3. Brosur
PR pro menggunakan alat pers untuk mengumumkan produk baru, tetapi Anda juga dapat menyertakan brosur Anda. Brosur sangat membantu menjelaskan produk atau layanan Anda di luar siaran pers sederhana. Ini adalah satu hal untuk membuat alat pers untuk camilan kesehatan jenis baru; itu adalah sesuatu yang lain sepenuhnya untuk membuat alat pers yang membawa produk keuangan baru ke pasar investasi.
Untuk alat press pameran dagang, Anda dapat menyertakan sejumlah brosur yang memberi editor / reporter sejumlah besar informasi tentang produk / layanan Anda. Ini membantu mereka menentukan apakah mereka bahkan ingin menutupi apa yang Anda tawarkan untuk paparan media gratis.
4. Sampel Produk
Jika produk Anda cukup kecil, dan Anda mampu melakukannya, Anda harus memasukkan sampel ke dalam alat pers.
Ini memberi editor dan reporter peluang untuk menguji produk sendiri, dan memberikannya jempol ke atas atau jempol ke bawah.
Jika produk Anda terlalu besar dan Anda akan mengadakan demonstrasi di fasilitas Anda, sertakan informasi itu agar editor / reporter dapat datang ke lokasi Anda dan mendapatkan produk Anda. Atau jika stan pameran dagang Anda memiliki demo, itu adalah cara hebat lain untuk memberikan sejumlah besar editor dan reporter dari seluruh negeri cara untuk melihat produk Anda beraksi.
Jika Anda hanya dapat mengirim beberapa sampel, buatlah mailing kit tekan berjenjang. Tingkat atas mungkin hanya terdiri dari lima hingga sepuluh prospek, tetapi mereka akan menjadi yang paling penting. Mereka menerima barang yang sebenarnya. Tingkat lainnya kurang, berdasarkan pengaruh mereka. Beberapa orang mungkin hanya mendapatkan kartu pos atau surat yang mencakup informasi dasar.
5. Liputan Press Terakhir
Jika Anda telah menerima liputan media gratis sebelumnya, Anda dapat menyertakan lembar yang merinci media tersebut. Beberapa perusahaan ingin menyertakan salinan artikel yang ditulis tentang mereka di perangkat pers mereka, dan itu menambah tingkat kredibilitas pada kampanye. Jangan berlebihan. Mempublikasikan kesuksesan masa lalu adalah satu hal, tetapi sesi yang menyombongkan sangat tidak menguntungkan.
Jika Anda termasuk artikel, beberapa halaman akan lebih dari cukup konten untuk perangkat pers Anda. Tentukan apakah lembaran sederhana yang mengidentifikasi gerai ini akan lebih baik melayani alat pers Anda dan editor / reporter.
6. Lembar Fakta
Ini bisa menjadi tambahan yang bagus untuk alat pers karena detail fitur, manfaat, dan informasi spesifik lainnya dengan cara yang mendidik reporter atau editor tentang perusahaan Anda dan / atau produk dengan informasi cepat. Lembar fakta dapat digunakan untuk peluncuran produk, alat pers tentang karyawan baru , konferensi berita, dan area lain di mana Anda ingin memberikan fakta kunci kepada editor bahwa mereka mungkin ingin menggunakan kata demi kata.
7. Latar Belakang Perusahaan
Menulis halaman sejarah perusahaan dapat bermanfaat untuk perangkat pers saat ini dan di masa mendatang. Latar belakang ini merinci permulaan perusahaan Anda; dari tempat Anda berada, ke mana Anda pergi, dan rencana Anda untuk ekspansi dan pengembangan produk. Pastikan untuk memperbaruinya dengan pencapaian terbaru dan berita baik lainnya dalam sejarah Anda.
8. Bios Eksekutif
Baik itu CEO baru , eksekutif PR baru, atau anggota baru di dewan direksi Anda, ini adalah tempat untuk memberi tahu orang-orang tentang mereka.
BIOS eksekutif, bersama dengan gambar resolusi tinggi, memberikan informasi latar belakang yang sangat dibutuhkan kepada editor tentang orang-orang di belakang perusahaan. Beberapa publikasi mencetak kata bio untuk kata, jadi tulis bio di sudut pandang orang ketiga daripada sudut pandang orang pertama. Dan, tak perlu dikatakan lagi, pastikan bios akurat dan terkini. Memalukan untuk memasukkan informasi kontak pada orang yang telah berhenti, atau telah dilepaskan.
9. Lembar Penawaran dan FAQ
Informasi kontak media Anda akan sangat mudah bagi editor mana pun untuk menemukan pertanyaan tambahan tentang perangkat pers Anda. Namun, lembar kutipan (yang menampilkan kutipan langsung dari orang-orang di perusahaan Anda) juga dapat digunakan untuk memberikan penawaran editor yang sibuk yang mereka butuhkan untuk menyelesaikan artikel tanpa melacak karyawan humas perusahaan.
Lembar ini dapat menampilkan kutipan dari eksekutif Anda, pengembang produk, dan bahkan kontak PR. Satu lembar kutipan dapat menjawab pertanyaan paling jelas yang kemungkinan dimiliki seorang editor, dan dapat dimasukkan dalam format yang profesional dan informatif. Anda ingin setiap kutipan terlihat bagus di atas kertas karena kutipan itu kemungkinan besar akan digunakan dalam cetak verbatim.
10. Foto Hi-Res pada Drive Flash
Apakah gambar relevan dengan perangkat pers Anda? Jika demikian, pastikan mereka gambar beresolusi tinggi, disimpan pada perangkat media yang sangat berguna seperti flash drive, atau CD / DVD.
Anda juga dapat menyertakan gambar beresolusi tinggi di situs Web Anda agar media dapat mengunduh juga. Pastikan untuk menyertakan tautan langsung ke galeri gambar Anda dalam materi kit tekan Anda.
11. CD, DVD, Flash Drives, Perangkat Lunak, dan Video
Bahan-bahan ini dapat mahal ketika Anda membuat alat pers dalam jumlah besar. Apakah mereka diperlukan? Tidak selalu. Tetapi seberapa efektif mereka tergantung pada cakupan apa yang Anda cari.
Jika Anda membuat alat pers untuk band, CD demo atau tautan ke musik yang dapat diunduh akan memberi Anda jarak tempuh lebih banyak dalam alat pers daripada hanya rilis yang mengumumkannya. Jika Anda mencoba mendapatkan cakupan untuk video game perusahaan Anda, CD yang memiliki beberapa versi demo dari judul baru Anda adalah cara yang jauh lebih baik untuk mendapatkan minat editor daripada lima siaran pers . Jika Anda baru saja membuka fasilitas manufaktur baru dan Anda mengirimkan materi Anda ke editor / wartawan terlalu jauh untuk melakukan perjalanan untuk tur, DVD dapat menawarkan tur video fasilitas tersebut. Dan, tentu saja, seiring dengan perkembangan teknologi, begitu juga peralatan pers Anda. Anda dapat menyertakan kode QR yang mengirim orang ke situs web yang unik, dengan pesan yang disesuaikan hanya untuk mereka.