Cara menggunakan daftar tugas Anda untuk benar-benar menyelesaikan lebih banyak pekerjaan dan merasa lebih baik
Daftar A Tidak Cukup
Membuat "hal-hal yang harus dilakukan" tidak cukup. Anda harus memberi peringkat pada mereka. Anda harus tahu tugas mana yang lebih penting sehingga Anda dapat fokus pada mereka. Maka Anda harus mengalokasikan sumber daya untuk barang-barang itu, mengukur kemajuan Anda, dan menghadiahi diri Anda untuk kesuksesan Anda.
Peringkat
Buat daftar semua hal yang harus dilakukan dalam spreadsheet, meskipun Anda juga dapat melakukannya di atas kertas. Anda juga dapat menempatkannya di komputer atau ponsel cerdas Anda, tulis di kalender Anda, atau masukkan ke perangkat lunak manajemen waktu.
Langkah pertama adalah daftar semua yang harus Anda lakukan. Kemudian, berikan peringkat kepada mereka sehingga Anda dapat fokus pada hal - hal penting .
Gunakan peringkat A, B, C. Daftar A adalah hal-hal yang harus saya selesaikan hari ini sebelum saya pergi. B-list adalah hal-hal yang perlu Anda selesaikan, tetapi tidak harus hari ini. Akhirnya, daftar-C adalah hal-hal yang Anda butuhkan untuk menemukan waktu untuk segera melakukannya.
Anda dapat mengetahui dengan cepat bahwa hal-hal di C-list, dan bahkan daftar-B, tidak pernah selesai. Dalam satu posisi Manajer Operasi beberapa tahun yang lalu, saya merasa semakin frustrasi dengan daftar-A saya. Tidak hanya saya tidak melewatinya setiap hari, seperti yang selalu saya alami sebelumnya, tetapi daftar A terus bertambah. Saat itulah saya tahu apa yang harus saya lakukan untuk membuat daftar pekerjaan saya bekerja untuk saya, dan saya mengembangkan sistem yang berhasil.
Manajemen waktu
Tidak cukup untuk mengetahui apa yang penting; apa yang membuat A-list. Saya juga perlu tahu berapa lama waktu yang dibutuhkan dan berapa banyak waktu yang harus saya curahkan kepada mereka. Saya menambahkan kolom ke daftar tugas saya dengan perkiraan waktu setiap tugas harus mengambil dan kolom yang berdekatan dengan total kumulatif.
Lalu saya melakukan studi waktu sederhana. Ketika saya melakukan setiap tugas saya menuliskan apa yang saya lakukan dan waktu mulai dan akhir. Saya terus melacak sepanjang hari. Kemudian saya mengulanginya beberapa minggu kemudian pada hari yang berbeda. Ini bukan survei yang lengkap dengan cara apa pun, tetapi itu memberi saya beberapa wawasan. Sebagai Manajer Operasional, sebagian besar hari saya diambil oleh interupsi - berurusan dengan peristiwa yang terjadi, krisis yang muncul, atau masalah yang harus diselesaikan. Rata-rata interupsi ini dikonsumsi empat jam sehari. Karena saya biasanya bekerja sepuluh jam sehari, itu membuat saya enam jam sehari untuk hal-hal yang harus saya kerjakan.
Setiap malam, sebelum saya meninggalkan kantor, saya akan memperbarui daftar tugas saya. Saya akan menghapus hal-hal yang telah saya selesaikan, delegasikan, atau diturunkan, menambahkan hal-hal baru yang muncul, mengatur ulang prioritas untuk mendapatkan tugas paling penting di bagian atas, dan menetapkan perkiraan waktu untuk masing-masing. Lalu aku akan turun daftar ke tanda enam jam dan menarik garis. Itu menjadi target saya untuk hari berikutnya.
Hadiahi Diri Anda
Paling sering, garis itu jatuh di suatu tempat di A-list saya. Jarang ada di dekat bagian bawah. Namun, itulah tujuan saya. Jika saya memukul atau melewati garis, saya pulang ke rumah merasa seperti hari yang produktif dan sukses.
Daripada menyalahkan diri sendiri atas hal-hal yang tidak bisa saya dapatkan, saya mengakui keberhasilan saya karena telah memenuhi atau mengalahkan tujuan saya. Keesokan harinya, saya harus mulai dari awal lagi dan meraih tujuan baru, tetapi saya melakukannya dari perspektif membangun pada kesuksesan sebelumnya daripada dari frustrasi terus-menerus memiliki lebih banyak daripada yang saya punya waktu untuk menyelesaikan.
Anda Membutuhkan Sistem
Agar berhasil, Anda harus mengembangkan sistem untuk mengelola waktu Anda sehingga Anda dapat menyelesaikan lebih banyak hal pada waktu yang Anda miliki. Jika garis target Anda pada daftar yang harus dilakukan selalu di dekat puncak, bos Anda akan mulai mencari orang lain yang dapat bekerja sedikit lebih jauh dalam daftar setiap hari. Di bawah ini, periksa beberapa sumber daya untuk membantu Anda melakukan pekerjaan manajemen waktu yang lebih baik.
Kelola Masalah Ini
Buat daftar tugas yang harus Anda lakukan. Prioritaskan yang penting, bukan hanya mendesak.
Miliki rencana untuk apa yang harus diselesaikan setiap hari. Bekerja menuju rencana itu. Hadiahi diri Anda ketika Anda bertemu atau mengalahkan tujuan Anda.