Bersih atau berantakan tidak masalah. Efektif tidak.
Masalahnya di sini bukan karena meja Anda berantakan. Masalahnya adalah barang-barang penting itu hilang. Itu terkubur oleh materi baru yang masuk, atau materi baru tetapi tidak diperhatikan.
Akibatnya, Anda menghabiskan terlalu banyak waktu untuk hal-hal yang lebih mendesak daripada yang penting.
Ketika atasan Anda ingin tahu seberapa cepat ia dapat memiliki laporan itu untuk Wakil Presiden , Anda tidak ingin memberi tahu dia bahwa Anda tidak memperhatikan memo yang ia kirimkan kepada Anda untuk meminta laporan tersebut. Bos Anda juga tidak akan senang mendengar bahwa tata letak untuk lini produk baru terlambat karena Anda mengesampingkannya dan itu ditutup-tutupi dan Anda lupa tentang itu.
Beberapa orang akan memberi tahu Anda cara terbaik untuk memecahkan masalah ini adalah meja yang bersih. Yang lain mengatakan kekacauan itu tidak masalah. Siapa yang benar? Bukan keduanya. Dan keduanya.
Meja yang berantakan, pikiran yang berantakan
Belum lama ini, ada ungkapan populer 'meja yang berantakan adalah tanda pikiran yang kacau.' Ungkapan itu memunculkan seluruh industri yang dirancang untuk membantu eksekutif bisnis membersihkan desktop mereka sebagai tanda ketajaman mental mereka.
Tidak diragukan lagi Anda telah melihat film di mana bos duduk di kantornya di gedung pencakar langit di pusat kota.
Dia duduk di belakang meja kaca tanpa laci. Satu-satunya hiasan adalah set pena yang mengesankan untuk menandatangani dokumen penting dan telepon atau interkom sehingga ia dapat memberi perintah.
Di samping itu...
Banyak orang tidak melihat ada yang salah dengan tumpukan kertas yang menutupi desktop, bahkan tumpah ke kursi kursi dan lantai kantor.
Mereka mengutip kata-kata pujian seperti 'meja yang berantakan adalah tanda jenius' dan 'meja yang berantakan hanya merupakan tanda meja yang berantakan.'
Kita semua tahu seseorang yang mejanya seperti itu. Anda tidak melihat bagaimana mereka bahkan dapat mengetahui apakah desktop adalah logam atau kayu. Namun, ketika Anda meminta mereka untuk sesuatu, mereka langsung ke tumpukan, daun melalui 2 atau 3 lembar, dan tarik keluar apa yang Anda minta.
Apa yang Bekerja untuk Anda
Kedua belah pihak benar. Masalahnya bukan yang benar. Masalahnya adalah yang akan membuat Anda lebih efektif. Ada beberapa pedoman mendasar yang berlaku untuk kedua pendekatan, tetapi kuncinya adalah bekerja dengan cara yang memungkinkan Anda menjadi paling efektif. Hampir semua orang perlu menyingkirkan beberapa kekacauan di atas meja mereka, tetapi memiliki tidak lebih dari satu barang di meja Anda pada satu waktu tidak akan berhasil bagi banyak dari kita.
Banyak orang yang mengerjakan beberapa proyek pada saat yang bersamaan (atau hampir bersamaan). Tipe kreatif merasakan kebutuhan untuk memiliki inspirasi di sekitar mereka. Individu yang berorientasi pada detail membutuhkan banyak materi referensi dekat. Beberapa orang merasa tumpukan pekerjaan membuat mereka terlihat sibuk dan, dengan demikian, membuat mereka lebih aman pada saat PHK . Orang lain merasa meja yang bersih menunjukkan seberapa efisien mereka dalam menyelesaikan pekerjaan.
Yang penting adalah melakukan apa yang berhasil untuk Anda.
Bagaimana cara menjinakkan Monster
Apakah Anda akan pergi untuk desktop kaca steril, atau hanya ingin membawa sedikit lebih banyak pesanan ke kekacauan desktop Anda, ada beberapa panduan mendasar:
- Benar-benar ingin meningkatkan.
Saya tidak merekomendasikan pendekatan yang benar-benar berat yang dilakukan beberapa orang. Sayangnya, itu membuat alasan menjadi terlalu mudah untuk diri sendiri. Upaya ini untuk membuat meja Anda tidak berantakan dan lebih efisien tergantung pada Anda melakukan upaya serius. - Keep, toss, atau bergerak.
Temukan tiga kontainer. Beri label "keep" terkecil. Beri label "undian" terbesar. Memiliki wadah lain yang berlabel "bergerak." Barang-barang yang sangat penting akan masuk ke dalam wadah penyimpanan Anda untuk diurutkan kemudian. Apa pun yang ingin Anda bawa pulang atau berikan masuk ke wadah "pindahkan". Segala sesuatu yang lain masuk ke dalam undian kontainer. (Idealnya, wadah undian Anda akan menjadi dua bagian. Satu bagian akan menjadi sampah yang harus dibuang. Yang lainnya adalah produk kertas, yang dapat didaur ulang.)
- Mulai dengan yang tertua.
Anda bisa tahu dengan melihat mereka yang tumpukan adalah yang tertua. Biasanya, itu terjauh dari kursi Anda. Ini akan menjadi yang termudah untuk membuang barang-barang dari tumpukan ini. - Evaluasi masing-masing bagian hanya sekali
Lihatlah setiap item dalam tumpukan. Tentukan wadah mana yang akan dituju. Anda tidak dapat mengaturnya kembali di meja Anda untuk nanti, Anda harus memutuskan sekarang. Masukkan semuanya ke dalam salah satu dari tiga kontainer. Tidak ada pilihan lain. - Tanya dirimu sendiri ini ...
Pertanyaan pertama adalah "apakah saya memiliki ini di tempat lain, atau dapatkah saya mendapatkannya dari seseorang?" Jika Anda memiliki salinan di email Anda, atau dalam laporan, atau di meja orang yang menyiapkan analisis pasar, dll., Anda tidak perlu menyimpan salinan lain. Lemparkan itu. Kemudian tanyakan "mengapa saya membutuhkan ini?" Jika jawabannya adalah a) untuk mengambil tindakan terhadapnya, b) untuk melakukan sesuatu dengannya ketika saya mendapat lebih banyak informasi dari seseorang, atau c) untuk merujuk seperti saya melakukan pekerjaan lain, masukkan ke dalam tumpukan tumpukan. (Setelah Anda menyingkirkan kekacauan, Anda akan menyusun ulang tumpukan tumpukan Anda dengan ketiga kategori tersebut, jadi jangan ragu untuk memisahkannya sekarang. Ini akan menghemat waktu nantinya.) Jika jawaban Anda adalah yang lain, lepaskan item itu. - Jadilah kejam. Beranilah.
Ketika Anda maju melalui setiap tumpukan, semakin dekat dan dekat dengan hal-hal yang baru saja tiba, menjadi kejam dalam keputusan Anda. Jangan bawa tahanan. Jika Anda benar-benar tidak membutuhkannya, lepaskan. Dan jadilah berani. Jangan bergantung pada sesuatu hanya karena seseorang mungkin menanyakan sesuatu kepada Anda suatu hari nanti. Jangan membangun benteng kertas untuk melindungi diri sendiri.
Kelola Masalah
Desktop Anda tidak harus steril dan benar-benar tanpa kertas, meskipun bisa jadi jika itu membantu. Tujuan Anda adalah mengatur desktop Anda sehingga memaksimalkan efisiensi Anda. Jika itu berarti lebih banyak tumpukan di meja Anda daripada orang di sebelah, tidak apa-apa - asalkan semua yang Anda simpan membantu Anda mencapai tujuan peningkatan efisiensi .