Proses Pengembangan Rencana Outsourcing
Tetapi ketika keluarga mengambil keputusan yang berbeda, perusahaan dapat mengambil keputusan yang berbeda tentang outsourcing. Tidak ada template yang berfungsi untuk semua perusahaan, tetapi ada proses yang perlu dipertimbangkan oleh semua perusahaan:
Realisasi
Di masa lalu, banyak perusahaan mungkin tidak tahu apa itu outsourcing. Hari ini, mereka tahu tentang outsourcing, tetapi mungkin tidak menyadari berapa banyak program outsourcing (dan alih daya) yang sudah mereka operasikan: Pusat penyalinan, ruang surat, manajemen fasilitas, TI, dan bahkan bagian dari departemen hukum perusahaan. Outsourcing mungkin tidak menyelesaikan setiap masalah, tetapi belajar tentang kontrak generasi sebelumnya akan mengidentifikasi proyek baru dan memberikan wawasan yang berharga.
Penetapan tujuan
Agar berhasil dalam menciptakan program alih daya, Anda perlu menentukan sasaran spesifik, seperti mengurangi biaya perusahaan secara keseluruhan hingga lima persen, fokus pada efisiensi untuk satu lokasi, atau hanya melihat fungsi yang dilakukan di satu unit bisnis.
Tujuan tidak perlu detail yang luar biasa. Ketika pengalaman outsourcing Anda meningkat, definisi akan berubah.
Partisipasi
Anda membutuhkan peserta dari berbagai bidang keahlian untuk memberikan masukan pada rencana, untuk memverifikasi asumsi dan untuk memberikan penilaian ahli. Ketika Anda berpindah dari rencana umum ke proyek-proyek tertentu, Anda akan mengulangi proses ini dan membuat sub-kelompok dengan pengetahuan yang lebih spesifik.
Identifikasi
Sekarang Anda memiliki tujuan dan ahli untuk mengidentifikasi dan menafsirkan informasi, saatnya untuk mengidentifikasi proyek-proyek spesifik untuk program outsourcing Anda. Setiap perusahaan mengembangkan kriteria yang berbeda, dan didorong oleh budaya sebanyak analisis finansial atau operasional, tetapi ada kriteria umum yang harus Anda perhatikan:
- Keputusan sebelumnya: Perusahaan Anda mungkin membuat keputusan sebelumnya tentang menggunakan non-karyawan, seperti pekerja sementara atau kontrak layanan. Bekerja dengan Pengadaan dan PMO Anda (Kantor Manajemen Proyek ) untuk rincian. Lihat bagaimana mereka menangani masalah pada daftar ini, dan kompilasi pelajaran yang didapat.
- Keahlian: Apakah Anda melakukan fungsi atau menghasilkan produk tanpa keahlian yang memadai, atau apakah Anda mengalami masalah dalam mempertahankan manajer? Apakah manajemen saat ini memiliki rencana untuk mengatasi masalah ini? Jika tidak, ini bisa menjadi proyek outsourcing yang baik.
- Kualitas: Bahkan jika suatu fungsi memiliki orang dengan keterampilan yang tepat dan manajer berpengalaman, Anda mungkin tidak mendapatkan tingkat layanan yang Anda butuhkan. Apakah manajer melakukan survei pelanggan? Apa yang dikatakan pelanggan tentang produk atau layanan? Kesenjangan dalam kualitas atau kurangnya minat dalam layanan pelanggan adalah bendera lain untuk outsourcing.
- Biaya: Layanan yang sangat berkualitas tinggi belum tentu merupakan nilai yang baik. Bagaimana biaya Anda dibandingkan dengan pesaing? Apakah fungsi menghasilkan laporan bulanan: Biaya unit, biaya operasi, tren biaya multi-tahun? Jika fungsi ini tidak dapat menghasilkan laporan ini, layanan yang dialihdayakan mungkin memberikan transparansi yang lebih besar ke dalam operasi Anda.
- Skala: Ketika Anda memeriksa seluruh perusahaan Anda, Anda akan membuat banyak penemuan tak terduga. Tetap fokus! Satu proyek besar adalah kandidat outsourcing yang lebih baik daripada sejumlah proyek yang lebih kecil. Proyek besar tunggal itu akan membutuhkan sumber daya administrasi dan manajemen yang jauh lebih sedikit. Buat daftar yang komprehensif, tetapi hanya pilih kandidat daripada memberikan dampak besar dalam gelombang proyek pertama Anda.
- Keamanan: Anda sekarang memiliki ide bagus tentang proyek potensial. Saatnya memfilternya sesuai dengan standar keamanan. Keamanan adalah subjek yang kompleks dan kontroversial. Standar yang berbeda berlaku untuk industri yang berbeda, dan beberapa perusahaan lebih sadar keamanan daripada pesaing mereka. Memahami standar internal dan industri, dan membatasi proyek-proyek outsourcing yang sesuai. Sertakan hukum , TI, keamanan korporat, kepatuhan (jika itu berlaku), dan setiap departemen "risiko" dalam diskusi Anda.
- Prioritisasi: Setiap item di atas (dan mungkin karakteristik lainnya) harus diberi skor dan kemudian setiap proyek harus diberi "nilai outsourcing" total. Tidak diragukan lagi, akan ada banyak perdebatan tentang karakteristik mana yang paling penting, jika skor mereka akurat, dan jika karakteristik lain harus dipertimbangkan. Jangan terkejut jika proses ini berlangsung selama berbulan-bulan atau bahkan bertahun-tahun.
- Komunikasi: Pada saat Anda memprioritaskan proyek potensial, Anda telah mengadakan banyak pertemuan dan berbicara dengan banyak orang. Harapkan diskusi ini menjadi informasi publik di departemen yang Anda targetkan untuk outsourcing. Selalu berasumsi bahwa diskusi ini akan sampai ke populasi karyawan Anda, sering secara real time. Komunikasi perusahaan yang dipikirkan secara hati-hati harus disiapkan dan siap. Jangan biarkan rumor menjadi sumber informasi yang lebih baik daripada fakta.
Menjalankan Rencana Outsourcing Anda
Pada akhir proses ini, Anda akan memiliki rencana outsourcing awal Anda. Ada banyak langkah lagi saat Anda menjalankan rencana ini: Mengkonfirmasi data, membuat sub-komite untuk proyek-proyek tertentu, mengidentifikasi vendor, menjalankan pilot, memberikan kontrak, dan sebagainya. Namun, mengembangkan rencana Anda memberi Anda langkah pertama dan terpenting.