Kunci Manajemen Pertemuan - Stand PAT
Beberapa manajer menggunakan PAT
pendekatan untuk pertemuan, membutuhkan P urpose, A genda, dan T imeframe. Mempersenjatai para peserta dengan titik-titik kritis konteks menjelang sesi memastikan bahwa orang-orang muncul siap untuk berpartisipasi dan mendukung maksud keseluruhan dari pertemuan tersebut. Garis besar PAT yang jelas membantu memastikan sesi yang produktif.
Anda harus dapat menentukan tujuan rapat dalam 1 atau 2 kalimat paling banyak. "Pertemuan ini adalah merencanakan kampanye pemasaran baru" atau "pertemuan ini untuk meninjau kebijakan baru pengiriman untuk menangani pengembalian." Tujuannya membantu memastikan semua orang tahu mengapa mereka ada di sana, apa yang perlu dilakukan, dan bagaimana memandu kemajuan dan mendorong untuk sebuah kesimpulan.
Buat agenda. Buat daftar barang-barang yang akan Anda ulas / diskusikan / periksa. Saya ingin menetapkan batas waktu untuk setiap item agenda (lihat di bawah) dan mengidentifikasi orang yang bertanggung jawab untuk memoderasi diskusi. Tetapkan jangka waktu; setidaknya set awal dan akhir waktu.
Saya juga merekomendasikan menetapkan durasi untuk setiap item dalam agenda. Ini harus berjumlah keseluruhan kerangka waktu pertemuan.
Mulai Rapat Anda Tepat Waktu
Jika Anda bekerja di salah satu budaya di mana orang-orang datang ke pertemuan sepanjang jalan hingga lima atau sepuluh menit setelah waktu mulai yang dijadwalkan, sekarang saatnya untuk memulai tren baru.
Satu perusahaan mendorong para manajernya untuk menutup pintu pada waktu mulai yang dijadwalkan, dan mereka yang terlambat tidak diterima untuk hadir. Meskipun hal ini mungkin lebih kejam dari yang Anda rencanakan, Anda tidak perlu ragu untuk membawa pertemuan untuk memesan, meninjau tujuan dan mengonfirmasikan harapan dan waktu.
Jangan menunggu orang asing muncul. Ketika seseorang datang terlambat, jangan kembali dan tinjau apa yang sudah dibahas. Lanjutkan dengan topik rapat Anda. Ini akan menjadi canggung bagi yang tersesat dan meningkatkan kemungkinan dia tiba tepat waktu di pertemuan berikutnya.
Jika organisator pertemuan / sponsor tidak muncul tepat waktu, pertimbangkan pertemuan dibatalkan dan kembali bekerja. Masa tunggu lima hingga tujuh menit adalah wajar. Kemungkinannya, penyelenggara pertemuan mengalami kesulitan yang tak terduga dan lebih memilih Anda tidak membuang-buang waktu Anda untuk menunggunya.
Pertahankan Pertemuan di Topik
Praktik yang baik adalah memberi seseorang peran menjaga semua orang di jalur selama pertemuan. Terlalu sering, diskusi melayang dan kemudian menurun ke pusaran pendapat, ide, fakta, dan emosi. Sebagai gantinya, tetapkan peran dan informasikan kepada semua orang yang hadir bahwa individu ini akan menyela jika dan ketika diskusi berbelok dari agenda dan butir khusus diskusi.
Di beberapa perusahaan, peran ini direferensikan sebagai "Traffic Cope", yang lain, "Topic Keeper." Apa pun labelnya, peran ini sangat membantu dalam memperkuat keefektifan dan produktivitas rapat Anda.
Jika topik tambahan muncul yang di luar agenda tetapi penting untuk didiskusikan, topik tersebut harus secara jelas ditangkap dan ditempatkan di "tempat parkir" untuk pertimbangan dan diskusi di masa mendatang atau untuk pertemuan diskrit. Pemilik rapat berhak untuk mengizinkan diskusi kecil yang berbeda jika mendukung tujuan pertemuan secara keseluruhan.
Simpan dan Bagikan Catatan Pertemuan / Menit
Seseorang, selain penyelenggara rapat, harus membuat notulen rapat. Rekaman yang baik dari menit akan mencakup:
- Waktu rapat, tanggal, lokasi
- Deskripsi tujuan
- Salinan agenda
- Daftar hadirin dan daftar orang-orang yang tidak hadir
- Daftar ringkasan kesimpulan yang terperinci, item tindakan, tanggung jawab dan tanggal penyelesaian. Banyak penyewa menggunakan agenda sebagai panduan untuk daftar kesimpulan dan tindakan.
- Pertemuan tindak lanjut yang direncanakan jika benar-benar diperlukan.
Idealnya, bagikan catatan rapat sesegera mungkin setelah kesimpulan dari rapat dan benar-benar dalam satu hari kerja. Risalah dan catatan berfungsi sebagai pengingat penting bagi peserta serta sumber informasi bagi pemangku kepentingan lain atau, bagi mereka yang tidak menghadiri rapat. Risalah adalah alat yang bagus untuk memanfaatkan untuk mengingatkan orang dan tim tentang tindakan tindak lanjut mereka yang berkomitmen.
The Bottom Line for Now:
Ada kemungkinan bahwa pertemuan akan menghasilkan hasil yang positif, membantu mendorong proyek dan orang-orang ke depan, tapi jangan mengandalkannya. Ketekunan dan tekad yang disengaja untuk teknik manajemen rapat Anda akan meningkatkan peluang Anda untuk mendorong hasil yang bagus.
-
Diperbarui oleh Art Petty