Dalam posting ini, saya menawarkan panduan untuk melibatkan dan mengelola percakapan.
10 Tips untuk Meningkatkan Kenyamanan Anda dengan Percakapan yang Sulit:
- Lakukan pekerjaan perencanaan. Pengamatan Anda terhadap perilaku yang dipertanyakan, dan kemampuan Anda untuk menghubungkan perilaku tersebut dengan bisnis sangat penting. Ketahuilah ke mana Anda ingin percakapan itu pergi. Guru umpan balik yang benar mengembangkan disiplin untuk menulis dan melatih pembuka percakapan yang direncanakan mereka. Perencanaan sebelumnya mencegah kinerja buruk!
- Ketepatan waktu sangat penting. Jika Anda pernah menerima peninjauan kinerja tahunan yang mencakup kritik terhadap sesuatu yang Anda duga lakukan atau tidak lakukan beberapa bulan yang lalu, Anda tahu betapa berbahayanya umpan balik. Adalah tugas Anda sebagai manajer untuk memastikan bahwa umpan baliknya adalah perilaku, fokus bisnis, dan tepat waktu. Mitra penulis saya untuk buku pertama saya, Practical Lessons in Leadership, menyarankan bahwa nilai umpan balik konstruktif menurun 50% setiap hari Anda menunda memberikannya.
Jika emosi panas, biarkan segalanya menjadi dingin. Sementara saya baru saja selesai memohon Anda untuk memberikan umpan balik yang tepat waktu — sedekat mungkin dengan kejadian itu — jika ada yang memanas, luangkan waktu sehari untuk membuat mereka sedikit tenang. Jangan biarkan itu berlama-lama terlalu lama.
- Pilih pengaturan . Jika topik sulit Anda berpotensi memalukan atau Anda mengantisipasi respons emosional, hindari pengaturan kantor terbuka atau ruang konferensi dengan jendela kaca. Jangan melakukan kesalahan di sisi lain dengan memilih pengaturan yang dirancang untuk mengintimidasi. Pengaturan pribadi yang netral adalah yang terbaik untuk percakapan yang lebih sulit. Jika Anda takut reaksi fisik, konsultasikan dengan perwakilan SDM Anda yang mungkin memutuskan untuk hadir bersama Anda.
- Persiapkan sikap Anda. Sangat penting untuk masuk ke diskusi ini dengan perasaan percaya diri dan sikap yang menunjukkan Anda tenang dan berkomitmen untuk hasil yang positif. Nada suara Anda, bahasa tubuh, dan kontak mata semuanya penting. Ingat, percakapan ini penting untuk bisnis Anda, tim Anda, dan individu yang duduk di hadapan Anda. Kelola diri Anda untuk menggambarkan tingkat penyelesaian yang tepat dengan tingkat kepedulian yang tepat untuk kesejahteraan pihak lain.
- Gunakan kalimat pembuka yang Anda siapkan dalam sesi perencanaan . Pembuka yang baik mengidentifikasi perilaku, menghubungkannya dengan dampak bisnis, dan menunjukkan perlunya perubahan. Jangan merasa terpaksa untuk membungkusnya dengan pujian. Sementara beberapa praktisi umpan balik menghargai "mengapit" umpan balik yang konstruktif dengan positif, banyak yang percaya ini hanya membingungkan pesan. Dan, tentu saja, Anda harus memberikan umpan balik positif —setelah memperoleh — awal dan sering.
- Jangan kehilangan kendali atas percakapan. Lebih dari beberapa manajer yang bermaksud baik telah menemukan diri mereka terbalik dalam percakapan ini. Jika peserta menanggapi pernyataan pembuka Anda dengan sesuatu seperti, "Yah, saya akan melakukan itu jika Anda seorang manajer yang lebih baik," jangan bersikap defensif dan biarkan percakapan berubah menjadi argumen atas kinerja Anda. Tanggapan yang wajar mungkin, "John, percakapan ini adalah tentang perilaku yang saya gambarkan dan dampaknya terhadap bisnis kami, bukan tentang kinerja saya."
- Jangan tergelincir oleh pengairan. Saya memiliki laki-laki dan perempuan yang menangis di depan saya, dan meskipun tidak nyaman, seringkali cara individu menanggapi stres. Bersiaplah dengan tisu. Berikan waktu bagi mereka untuk menulis. Jika diperlukan, istirahat sejenak. Anda dapat bersikap empati dengan situasi ini, tetapi jangan biarkan air mata menggagalkan fokus Anda untuk mendapatkan resolusi yang tepat.
- Promosikan dialog . Umpan balik terbaik dan percakapan yang berfokus pada perilaku adalah diskusi, bukan monolog. Pihak lainnya akan memberi Anda kesempatan untuk membuat diskusi jika diperlukan. Kiat untuk mengkonfirmasi pemahaman dan mintalah gagasan untuk memperkuat atau mengubah perilaku yang dipertanyakan. Anda tahu itu bekerja ketika pihak penerima menawarkan ide-ide tentang perbaikannya sendiri.
- Ingatlah untuk bekerja menuju arah yang direncanakan untuk percakapan Anda. Jika perilaku adalah keterampilan atau pengetahuan yang terkait, bersiaplah dengan ide-ide untuk pelatihan. Jika itu adalah pelatihan untuk meningkatkan kepercayaan diri atau mendorong individu untuk mengambil langkah berikutnya, kenakan topi pelatihan Anda. Jika topik difokuskan pada perilaku yang tidak dapat diterima, ulangi kembali dampak bisnis dari perilaku tersebut dan tawarkan konseling yang jelas untuk menghindari hal ini di masa depan. Ketika berhadapan dengan topik atau perilaku yang paling sulit, harus ada implikasi untuk ketidakpatuhan.
- Buat rencana aksi bersama. Setelah Anda mendapatkan kejelasan tentang masalah ini, bekerja bersama untuk menentukan jalan ke depan. Sepakati rencana aksi dan tetapkan tanggal yang jelas untuk menindaklanjuti dan mendiskusikan kemajuan.
The Bottom-Line untuk Sekarang:
Dalam posting asli saya, saya berbagi rahasia bahwa kebanyakan manajer mengulur-ulur untuk melakukan apa yang mereka anggap akan menjadi percakapan yang sulit. Rahasia lainnya adalah kebanyakan orang menginginkan umpan balik dan ingin meningkatkan. Dalam jajak pendapat setelah jajak pendapat di lokakarya saya, orang-orang secara besar-besaran menyatakan bahwa mereka ingin manajer mereka memberi mereka lebih banyak umpan balik — baik konstruktif maupun positif. Daripada menunda kinerja ini, karir, dan bisnis meningkatkan rencana diskusi untuk sukses dan menggunakan proses dan tips di atas untuk membantu Anda memperkuat kinerja Anda sendiri dengan alat manajemen kritis ini.