Menyimpan kertas akan menghemat uang bisnis rumah Anda dan menyimpan beberapa pohon juga!
Ketika datang ke kertas, jangan hanya mendaur ulang - kurangi dan gunakan kembali - untuk menghemat biaya kertas dan pencetakan. Setiap kali Anda menggunakan printer, Anda tidak hanya menghabiskan uang di atas kertas tetapi juga pada toner dan tinta. Saat Anda menghemat kertas, Anda juga akan menghemat kartrid printer . Dan Anda akan membuat kantor rumah yang lebih ramah lingkungan .
Cara paling sederhana untuk menghemat kertas adalah, tentu saja, untuk mencetak lebih sedikit barang. Namun, dibutuhkan beberapa disiplin dan pemikiran ulang untuk mempraktikkan ini. Coba 12 tip ini dan hemat biaya pada kertas dan toner.
01 Kenali printer Anda.
Pelajari cara menggunakan printer Anda lebih efektif untuk menghemat kertas. Sebelum mencetak, pilih "cetak pratinjau" untuk memeriksa apakah satu baris akan menyebabkan seluruh halaman lain dicetak.
Jangan hanya menekan tombol OK ketika kotak dialog cetak muncul. Kurangi rentang cetak hanya ke halaman yang Anda butuhkan. Anda juga dapat menyorot hanya teks yang Anda butuhkan dan memilih "pemilihan cetak." Ini sangat berguna saat mencetak dari situs web karena Anda dapat menghilangkan iklan.
Jika Anda kesulitan mencetak, kosongkan antrean printer Anda setelah memperbaiki masalah. Dengan begitu printer Anda tidak akan memuntahkan enam upaya yang Anda lakukan sebelum Anda tahu bahwa Anda kehabisan kertas!
02 Gunakan tablet atau e-reader.
Jika Anda mencetak dokumen karena lebih mudah atau lebih nyaman untuk membacanya saat bepergian, pertimbangkan untuk berinvestasi dalam tablet atau e-reader. Anda dapat menggunakannya untuk membaca dokumen Word dan PDF dan bahkan membuat catatan di dalamnya dalam banyak kasus.
03 Buat catatan, tangkapan layar dan bookmark halaman web.
Saat melihat situs web, catat informasi daripada mencetak seluruh halaman hanya untuk nomor telepon atau alamat. Anda juga dapat menyalin dan menempel informasi ke dokumen Word atau perangkat lunak pengorganisasian lainnya. Atau, jika itu adalah sesuatu yang ingin Anda simpan untuk referensi di masa mendatang, cukup bookmark.
04 Proofread dengan hati-hati!
Pastikan untuk memeriksa pekerjaan Anda sebelum Anda menekan cetak. Jika Anda menemukan kesalahan, tekan membatalkan dengan cepat, sehingga Anda hanya memiliki satu halaman salah cetak. Jika seluruh dokumen mencetak sebelum Anda menemukan kesalahan, hanya cetak ulang halaman dengan kesalahan, jika memungkinkan.
05 Kirim faktur elektronik ke klien.
Ini akan menghemat uang pada ongkos kirim juga. Jangan cetak salinan cetak untuk catatan Anda juga. File mereka secara elektronik di komputer Anda (tetapi pastikan untuk membuat cadangan catatan Anda!). Sementara Anda melakukannya, mintalah pernyataan tanpa kertas untuk tagihan Anda agar kantor Anda bebas kertas.
06 Bagikan dokumen secara online dengan alat kantor online gratis.
Gunakan alat kantor online gratis ini untuk mengirim dan menerima dokumen melalui web. Ini dapat diunduh dan diarsipkan di hard drive Anda atau dibiarkan online sehingga Anda dan klien Anda atau rekan kerja dapat melakukan perubahan tanpa pernah menggunakan selembar kertas.
07 Mencetak pada kedua sisi kertas.
Ini dapat berarti mengatur untuk pekerjaan cetak dua sisi (kadang-kadang disebut "pencetakan dupleks"). Ini juga berarti menempatkan pekerjaan cetak baru di balik kertas lama. Isi baki kertas dengan cetakan lama yang salah. Setelah selesai dicetak, balik dokumen Anda ke sisi yang salah dan tandai garis melaluinya, sehingga di masa depan Anda tidak akan membuang waktu untuk membaca sisi yang salah.
Meskipun Anda tidak ingin menggunakan teknik ini untuk sesuatu yang Anda kirim ke klien, itu bekerja dengan baik untuk dokumen internal.
08 Menggunakan kembali kertas bekas.
Kapan pun memungkinkan, gunakan kembali kertas. Anda tidak hanya dapat mencetak pada sisi belakang, seperti yang dijelaskan di atas, tetapi Anda dapat menggunakannya untuk banyak tujuan lain:
- Potong menjadi dua bagian untuk membuat kertas bekas untuk daftar. (Memotongnya agar tidak bercampur dengan dokumen saat ini, tetapi Anda juga bisa menandai garisnya.)
- Staple bersama-sama untuk membentuk notebook memo-kertas.
- Berikan kepada anak-anak Anda untuk menggambar atau menggores kertas untuk mengerjakan PR matematika.
- Rusakkan untuk membuat bahan pengepakan.
- Jika Anda menggunakan pembayaran tagihan elektronik, simpan amplop pengembalian yang masuk ke tagihan Anda dan gunakan untuk mengirimkan uang makan anak-anak atau untuk mengatur barang-barang kecil.
09 Sesuaikan margin Anda.
Gunakan margin yang lebih sempit, font yang lebih kecil, dan jarak garis yang lebih dekat untuk mendapatkan lebih banyak halaman. Sepanjang garis yang sama ini, satu tip untuk menghemat kartrid tinta printer adalah dengan menggunakan pengaturan kualitas "konsep" atau skala abu-abu saat mencetak.
10 Gunakan email lebih banyak; cetak lebih sedikit.
Menulis email yang efektif adalah keterampilan kunci untuk telekuter, tetapi sistem pengarsipan yang baik untuk email hampir sama pentingnya. Jika disimpan dan dicadangkan di hard drive Anda atau daring, surel sangat jarang membutuhkan pencetakan. Atur folder di klien email Anda dan suruh email Anda diurutkan secara otomatis. Anda tidak hanya menyimpan kertas; Anda akan menghemat waktu juga.
11 Masukkan mesin faks Anda untuk beristirahat.
Kirim dan terima dokumen sebagai PDF daripada faks. Kualitasnya lebih baik, dan lebih mudah, terutama jika Anda tidak memiliki saluran kedua untuk faks. Dan jika Anda memiliki baris kedua, Anda dapat menyingkirkan tagihan bulanan itu.