Tips Cara Menjadi Lebih Efisien
Untuk strategi tambahan, tinjau kiat manajemen waktu ini dan kiat keseimbangan kehidupan kerja .
Cara Bekerja Cerdas dan Lebih Efisien
Menggunakan waktu dengan lebih efisien adalah keterampilan penting yang dapat dipelajari oleh setiap orang dari resepsionis hingga mitra pengelola.
Mengadopsi kombinasi praktik manajemen waktu yang tepat dapat mengurangi stres dan menyelamatkan Anda hingga satu jam sehari. Di bawah ini ada sembilan tips tentang cara bekerja cerdas dan menjadi lebih efisien.
1. Gunakan teknologi untuk berorganisasi. Anda tidak bisa menjadi yang paling produktif jika Anda tidak teratur dan dikelilingi oleh kekacauan. Singkirkan tumpukan kertas acak dan catatan tempel dan gunakan sistem pengarsipan elektronik sederhana. Ada banyak program perangkat lunak yang dapat membantu Anda mengatur beragam pelanggan dan detail produk, yang memungkinkan akses cepat dan mudah. Juga, gunakan program penjadwalan pribadi yang memungkinkan Anda menyimpan kalender, daftar tugas, rencana kerja, dan direktori kontak.
2. Kelompokkan pesan masuk. Terus-menerus memeriksa dan menjawab email Anda, pesan suara, dan pesan lainnya hanya mengganggu alur pemikiran Anda dan menghambat produktivitas, terutama dalam pekerjaan yang membutuhkan pemikiran kreatif, inovatif atau strategis .
Pelajari cara menanggapi pesan masuk secara berkelompok dan pertimbangkan untuk memeriksanya hanya tiga atau empat kali sehari.
3. Mengadopsi pendekatan "satu sentuhan". Memanfaatkan prinsip "Do, Delegate, Delete atau File" untuk menangani e-mail, surat, tagihan, pesan teks, pesan suara, dan permintaan lainnya.
4. Pembuang waktu penurunan. Banyak waktu terbuang percuma saat bekerja dengan menunda-nunda, melakukan "pekerjaan sibuk," mengunjungi situs-situs yang mengganggu (terutama situs media sosial ), menghadiri pertemuan yang tidak perlu, mengedit laporan secara berlebihan dan berinteraksi dengan rekan-rekan yang cerewet yang selalu bergosip atau mengeluh.
Berkonsentrasi pada tugas dan kegiatan yang benar-benar "memindahkan jarum" dari bisnis dan mengurangi atau menghilangkan yang tidak.
5. Ambil mini-break yang sering. Bahkan orang yang paling sibuk pun perlu menjernihkan pikiran mereka dan meregangkan kaki mereka sekarang dan lagi. Secara berkala mengambil nafas lima sampai sepuluh menit dari meja Anda. Ambil jalan cepat di luar jika Anda bisa, lakukan beberapa latihan peregangan atau berjalan naik dan turun tangga beberapa kali. Bicara dengan seseorang yang Anda nikmati. Minum air. Makan camilan sehat seperti buah dan sayuran segar. Dengan cepat melangkah menjauh dari pekerjaan Anda akan membuat tubuh rileks dan meremajakan pikiran Anda. Selain itu, Anda akan kurang lelah ketika kembali ke rumah di malam hari.
6. Delegasikan. Anda tidak harus melakukan semuanya. Sangat. Orang lain cukup mampu menangani beberapa tugas yang biasanya Anda miliki untuk diri sendiri. Pertimbangkan tugas apa yang bisa Anda bagikan dengan orang lain. Kemudian mulailah perlahan-lahan membagi beberapa tanggung jawab ini. Ini akan memungkinkan Anda untuk fokus pada item prioritas tinggi Anda sambil memberi kesempatan rekan kerja Anda untuk tumbuh dan bersinar.
7. Belajar berkata tidak. Kata yang begitu kecil, namun sulit dikatakan. Ketika seseorang meminta Anda untuk melakukan sesuatu yang bukan gairah atau prioritas Anda, dengan sopan tetapi dengan tegas menolak.
Ingatkan diri Anda bahwa mengatakan tidak kepada satu hal memberi Anda kebebasan untuk mengatakan ya untuk sesuatu yang lain yang lebih memuaskan dan lebih layak waktu dan keterampilan Anda.
8. Berhenti membidik untuk kesempurnaan. Anda jarang akan mencapainya, dan hampir selalu tidak diperlukan. Perfeksionisme sering mengarah pada pengelolaan mikro, hubungan yang buruk dengan rekan kerja, penundaan, produktivitas rendah, depresi, stres, dan kecemasan. Orang-orang yang paling sukses adalah mereka yang puas ketika suatu pekerjaan dilakukan dengan baik dan menyimpan kebutuhan mereka akan kesempurnaan untuk beberapa, hal-hal yang benar-benar penting.
9. Tahu kapan harus meminta bantuan. Jika Anda kewalahan di tempat kerja, dan itu menyebabkan stres yang tidak semestinya, jangan menderita dalam keheningan. Tinggalkan gambar Superwoman / Superman dan jelaskan situasi Anda kepada atasan atau supervisor Anda. Situasi kerja yang tidak dapat diatasi biasanya dapat dikurangi, tetapi akan membutuhkan ketegasan di pihak Anda.
Demikian pula, jika kehidupan yang seimbang terus menghindari Anda, atau Anda mengalami stres kronis, bicaralah dengan seorang profesional (seorang konselor, pekerja kesehatan mental, atau pendeta). Manfaatkan layanan yang ditawarkan oleh Program Bantuan Karyawan (EAP) Anda. Membiarkan hidup Anda membanjiri Anda minggu demi minggu, bulan demi bulan, dapat menyebabkan masalah fisik, mental, dan sosial yang serius. Bersikaplah positif, dan ketahuilah bahwa ada solusi untuk masalah Anda, tetapi Anda perlu mencari bantuan.