Input data pada lembar waktu ini, biasanya oleh staf di departemen kreatif , mencatat jam-jam yang telah dihabiskan untuk setiap bagian proyek.
Itu tidak hanya berarti pembuatan kampanye, tetapi pengarahan awal, presentasi klien, dan bahkan waktu yang dihabiskan di studio produksi dan tunas. Hanya dengan mendapatkan gambaran yang jelas tentang cara waktu yang telah dihabiskan, agen dapat menangani beban kerja, pengaturan penagihan klien, dan bagaimana waktu dialokasikan secara efektif di antara tim.
The Timesheet Singkatnya
Pada masa-masa awal periklanan, seperti begitu banyak tugas pada era itu, waktu direkam secara manual di atas kertas dengan pena dan pensil (dan banyak penghapusan). Hari-hari ini, waktu dimasukkan ke komputer atau tablet menggunakan perangkat lunak canggih yang dapat menarik laporan dari semua varietas. Sebagian besar toko memiliki template yang sangat mirip yang mencakup:
- Nomor pekerjaan
- Klien
- Tugas di tangan
- Setiap dan semua staf yang ditugaskan
- Tanggal dan jumlah jam kerja
- Harga per jam
- Lembur
Ketika memulai proyek untuk klien, manajer akun atau manajer lalu lintas akan membuka nomor pekerjaan dan mulai melacak jam.
Ini biasanya akan cocok dengan proposal atau penawaran yang diberikan kepada klien, dan akan dipecah menjadi beberapa jam yang dihabiskan terutama dalam: penelitian, perencanaan dan strategi, pengembangan kreatif , produksi dan administrasi proyek.
Jika semua berjalan sesuai rencana, jam aktual yang dihabiskan untuk proyek akan berkorelasi baik dengan perkiraan, tetapi itu biasanya tidak terjadi.
Pengembangan kreatif sering memakan lebih banyak waktu daripada bagian lain dari proses, karena perubahan arah, umpan balik klien, atau ketidakmampuan untuk memecahkan brief. Ini bisa menjadi titik pertikaian dengan klien karena mereka tidak ingin menghabiskan banyak uang ekstra pada waktu kreatif karena departemen kreatif mengalami kesulitan mengidentifikasi solusi.
Namun, lembar waktu harus diisi dengan benar untuk melacak waktu itu dan menunjukkan kepada klien bagaimana uang dibelanjakan, dan bagaimana biro itu beroperasi. Ini adalah cara yang baik untuk melihat apakah beberapa proyek terlalu padat karya untuk menghasilkan laba, atau jika ada yang sangat menguntungkan untuk mendapat investasi di klien itu untuk pekerjaan lebih lanjut. Dan secara singkat, itulah peran dari absen.
Kelebihan Timesheets
Inilah alasan mengapa timesheets adalah sumber kehidupan dari agensi mana pun:
- Uang - Timesheet menunjukkan agen (bahkan di rumah) berapa jam yang dicatat untuk setiap bagian dari setiap kampanye. Sangat mudah untuk melihat apakah punggawa klien sepadan, atau apakah sudah waktunya untuk menempatkan klien pada proyek per proyek. Dengan agen in-house, waktu itu mungkin tidak langsung mengarah ke tagihan, tetapi itu menunjukkan manajemen seberapa efektif mereka memanfaatkan waktu departemen kreatif. Jika ditemukan mereka menghabiskan 90% waktu mereka hanya pada satu aspek bisnis, yang dapat menciptakan beberapa bendera merah.
- Transparansi - Jika timesheets dilakukan dengan benar, mudah untuk melihat di mana hal-hal berjalan lancar, dan di mana kemacetan atau ketidakefisienan merayap masuk. Mengapa satu copywriter menghabiskan separuh waktu pada satu klien daripada yang lain? Dan jika lebih banyak materi iklan diperlukan, tampilan cepat di lembar waktu akan melihat apakah departemen terlalu banyak bekerja.
- Komitmen dan akuntabilitas - Sebagian besar klien mengharapkan jumlah jam tertentu untuk dibelanjakan untuk sebuah proyek. Jika mereka tidak percaya jumlah usaha yang tepat dimasukkan ke dalam pekerjaan, timesheets dapat memberikan data untuk mengatakan sebaliknya. Ini juga merupakan cara untuk menunjukkan kepada beberapa klien berapa banyak nilai yang mereka dapatkan dari agensi.
- Analisis - Kinerja masa lalu seringkali merupakan indikator yang baik untuk masa depan. Jika seorang klien menghisap kehidupan dari agensi dan membuatnya menjadi neraka bagi semua orang, data dari lembar waktu dapat menunjukkan apakah ada gunanya mempertahankan klien itu, atau jika sudah waktunya untuk membiarkannya pergi. Di sisi lain dari persamaan, itu dapat menunjukkan agen profitabilitas beberapa klien, yang membutuhkan kerja dan usaha kreatif minimal, tetapi pengembalian maksimum investasi.
The Cons of Timesheets
Dengan semua poin plus itu, apa masalahnya? Nah, ada alasan bahwa timesheets secara universal dibenci oleh hampir semua orang kecuali angka-angka dari agensi:
- Waktu - Banyak orang di agensi, terutama di departemen kreatif, tidak mau mendedikasikan sebagian waktu mereka untuk administrasi. Sebagai seorang kreatif, dapat merusak untuk melepaskan diri dari brainstorm kreatif yang hebat untuk mengisi jam. Banyak manajer akun memiliki masalah yang sama. Ini ironis, tetapi waktu untuk timesheets jarang dialokasikan.
- Kesalahan - Ini langsung menuju ke titik pertama. Banyak materi iklan akan meninggalkan timesheets hingga menit terakhir sebelum laporan penagihan akhir bulan. Dan itu berarti bahwa keakuratan lembar waktu berjalan dari cukup baik hingga mengerikan. Sulit untuk mengingat berapa menit yang Anda habiskan untuk satu pekerjaan dua minggu yang lalu, jadi sering kali ini merupakan tebakan. Jika semua timesheets ditebak, itu membuat mereka hampir tidak berguna.
- Fokus Buruk - Waktu bukanlah indikator yang bagus untuk iklan yang bagus. Satu toko bisa menghabiskan 40 jam dan tidak menghasilkan apa pun dari catatan, yang lain bisa bekerja 10 dan menghasilkan sebuah karya. Timesheets tidak merekam kualitas pemikiran, hanya waktu yang dihabiskan untuk melakukannya.
Masa Depan Timesheets
Timesheets di sini untuk tinggal, dan mereka harus dilakukan secara manual. Pelacakan waktu otomatis tidak berfungsi, karena memerlukan manual mulai dan berhenti. Jika Anda lupa untuk memulai jam, Anda kehilangan jam. Lupakan untuk menghentikannya dan beberapa klien miskin ditagih untuk jam kerja yang dihabiskan untuk proyek lain. Itu, pada gilirannya, dapat menyebabkan masalah (dan bahkan tuntutan hukum) dengan overbilling, dan hilangnya klien yang berharga.
Satu-satunya cara untuk menjamin pelacakan waktu yang baik adalah dengan meminta semua orang di agensi memperbarui timesheets setidaknya dua kali sehari, satu kali sebelum makan siang dan kemudian lagi sebelum pulang. Jika ini dilakukan, timesheet akan akurat dan membantu. Dan jika tidak dilakukan, biro iklan harus kreatif dengan motivasi. Temukan cara untuk mendorong proses pelacakan waktu.
Berikan karyawan yang menyimpan catatan waktu mereka yang teliti bonus mingguan, atau beberapa jam libur pada hari Jumat. Ini mungkin tampak seperti buang-buang waktu dan uang, tetapi timesheet yang akurat dapat bernilai jauh lebih banyak bagi agensi daripada beberapa ratus dolar di sini atau di sana setiap minggu.