Pilih kata-kata terbaik untuk situasi apa pun.
Tujuan Umpan Balik
Tujuan dari umpan balik adalah untuk memperkuat perilaku positif yang berkontribusi terhadap kinerja atau yang menghilangkan perilaku negatif yang dapat mengurangi kinerja.
Memberi umpan balik adalah salah satu bagian terpenting dari pekerjaan seorang manajer. Karyawan yang baik membutuhkan dan ingin tahu bagaimana kinerja mereka, dan manajer yang efektif bekerja keras untuk menguasai seni dan proses melakukan percakapan yang sulit dan menawarkan pujian yang berarti .
Kita semua memiliki titik buta, dan seorang manajer yang berfokus pada pengembangan karyawan dapat membantu membuka mata karyawan terhadap titik-titik buta tersebut. Dia dapat melatih karyawan tentang cara meningkatkan.
Umpan Balik yang Efektif
Umpan balik yang efektif dan positif harus:
- Spesifik: Langsung ke intinya. Jangan menyeret insiden semi-terkait atau serupa lainnya ke dalam percakapan. Fokus pada satu acara per percakapan.
- Tulus: Jika Anda memiliki konflik kepribadian dengan individu tersebut, pertimbangkan untuk meminta bantuan penyelia lain untuk menyampaikan umpan balik daripada keluar seolah Anda memberi pujian dengan enggan — atau lebih buruk lagi, bahwa Anda terlalu keras tentang kesalahan.
- Tepat waktu: Masalah alamat ketika muncul, tidak setelah kebiasaan negatif menjadi mengakar. Berikan pahala penghargaan segera setelah seorang karyawan mencapai sesuatu. Acara ini akan tetap segar dalam pikiran karyawan sehingga ia dapat menempatkannya dalam konteks dan mengambil pendekatan yang sama lagi.
- Berarti atau perilaku: Umpan balik harus langsung menangani pekerjaan atau bagaimana individu menangani pekerjaan.
- Sesuatu yang dapat diubah oleh seseorang: Jika perubahan adalah tantangan yang sulit, tawarkan saran atau bantuan setidaknya. Dapatkan karyawan untuk mengambil langkah pertama ke arah yang benar.
Berikut ini beberapa jenis umpan balik umum, dengan trek kata sampel yang baik dan buruk untuk masing-masing.
Umpan balik kinerja pekerjaan
Contoh positif: “Bill, Anda melampaui target produksi Anda sebesar 20 persen minggu lalu. Kerja bagus. Itu benar-benar akan membantu kami memenuhi keseluruhan produksi pabrik dan tujuan keuangan kami. Bagaimana kamu melakukannya?"
Contoh yang buruk: “Bill, saya hanya melihat Anda melebihi target produksi Anda bulan lalu. Target bulan ini akan meningkat 20 persen. "
Contoh yang buruk: " Bill, saya perhatikan Anda melebihi target produksi Anda bulan lalu. Saya harap ini tidak berarti Anda akan meminta kenaikan gaji."
Contoh pertama menunjukkan minat pada keahlian Bill, sedangkan Bill belum menerima kemiripan apa pun dari hadiah untuk produksi teladannya dalam tanggapan kedua atau ketiga. Faktanya, dua tanggapan ini mungkin meyakinkannya bahwa dia seharusnya tidak perlu repot bekerja keras lagi.
Umpan Balik Perilaku
Contoh positif: “Nancy, saya perhatikan pada pertemuan pagi ini bahwa Anda menjadi defensif ketika data Anda ditantang selama presentasi Anda. Ketika Amy mengajukan pertanyaan tentang perhitungan Anda, Anda pendek dengannya dan mengatakan kepadanya bahwa dia perlu percaya bahwa Anda tahu bagaimana melakukan pekerjaan Anda. Ketika Anda menanggapinya seperti itu, dia menutup untuk sisa pertemuan dan tampak marah. Anda benar-benar membutuhkan dukungannya, dan saya ingin tahu apakah Anda akan memilikinya sekarang. Apa opinimu? "
Miskin contoh : "Nancy, Anda bentak pada Amy dalam pertemuan minggu lalu. Anda perlu mengendalikan amarah Anda. "
Contoh yang buruk: "Nancy, cobalah untuk meninggalkan emosi Anda di rumah. Tanggapan Anda terhadap Amy sangat tidak profesional."
Sudah ditetapkan bahwa Nancy tidak merespon dengan baik terhadap kritik. Anda tidak akan meyakinkannya untuk memperbaiki perilakunya dengan mengkritiknya lebih lanjut. Tanggapan pertama menunjukkan bantuannya dalam mengatasi situasi.
Umpan Balik Karir
Contoh positif: “Matt, saya pikir Anda memiliki potensi kepemimpinan. Anda telah menunjukkan kemampuan untuk memotivasi tim, Anda dapat menangani ambiguitas, dan Anda belajar cepat. Apakah ada sesuatu yang ingin Anda jelajahi? ”
Miskin contoh: "Matt, selamat, saya mempromosikan Anda!"
Miskin contoh: " Sepertinya Anda mungkin tertarik lebih dari peran kepemimpinan, tapi saya pikir Anda perlu fokus pada tanggung jawab pekerjaan Anda saat ini sekarang."
Anda tidak memberi masukan nyata dalam tanggapan kedua. Kenapa kamu mempromosikannya? Berikan Matt sesuatu untuk dibangun dan dibanggakan, seperti disediakan dalam tanggapan pertama. Tanggapan ketiga sebenarnya tidak mendorong Matt mengasah keterampilan itu.
Umpan Balik Reputasi
Contoh positif: “Lisa, saya telah mendengar dan memperhatikan bahwa karyawan baru kami telah datang kepada Anda untuk meminta nasihat tentang bagaimana berhasil dalam budaya kami. Anda tampaknya mengembangkan reputasi sebagai seseorang yang benar-benar mengerti bagaimana kita melakukan sesuatu di sini. Itu hebat. Terima kasih telah membantu mereka, saya sangat menghargainya. Anda adalah teladan bagi nilai-nilai kami, dan saya yakin karyawan kami yang baru akan menghargai saran Anda. ”
Contoh buruk: “Lisa, Anda mulai mengembangkan reputasi sebagai pengadu. Cobalah untuk tetap lebih positif. ”
Contoh yang buruk: "Lisa, tolong jangan membahas masalah pribadi dengan karyawan baru kami. Ini adalah tempat kerja. Kami tidak punya waktu atau keinginan untuk menyelidiki masalah budaya."
Karyawan menanggapi pujian. Contoh pertama memberikannya. Dua tanggapan kedua dapat membatasi perilaku yang sebenarnya menguntungkan perusahaan Anda, belum lagi bahwa mereka mendemoralisasi karyawan dan akan memengaruhi dinamika Anda sendiri dengannya.
Umpan Balik Yang Datang Dari Orang Lain
Contoh positif: “Tom, saya mendapat umpan balik dari orang lain di departemen bahwa Anda terlalu kritis terhadap mereka tentang pekerjaan mereka. Saya belum melihat langsung Anda melakukan ini sendiri, tetapi saya khawatir bahwa orang lain telah memperhatikan dan itu cukup mengganggu mereka sehingga mereka datang kepada saya. Bisakah kamu menjelaskan hal ini? ”
Contoh yang buruk: "Tom, saya pikir Anda terlalu kritis terhadap anggota tim Anda."
Contoh yang buruk: “Carly dan Jeff telah mengeluh kepada saya tentang Anda terlalu keras terhadap mereka. Apa yang terjadi dengan itu? Apakah ini benar?"
Meskipun contoh pertama dan ketiga mencoba mencari tahu mengapa Tom sangat kritis, hanya respons pertama yang menjadikannya masalah di tempat kerja, bukan tuduhan yang hanya ditujukan pada Tom.
Umpan Balik Tentang Masalah Pribadi yang Dicurigai
Contoh positif: “Ann, saya perhatikan Anda belum menjadi diri Anda sendiri dalam dua minggu terakhir. Anda membuat dua kesalahan signifikan pada dua proposal terakhir Anda, Anda melewatkan tenggat waktu yang penting , dan ketika kami bertemu kemarin, Anda sepertinya tidak memperhatikan saya. Saya harus mengulang dua kali. Saya khawatir karena ini tidak seperti Anda sama sekali. Jika ada sesuatu yang terjadi dalam hidup Anda, saya menyadari bahwa itu mungkin pribadi dan bukan urusan saya, tetapi saya khawatir bahwa itu berdampak pada pekerjaan Anda. Apakah ada sesuatu yang saya bisa lakukan?"
Contoh buruk: "Ann, apakah Anda dan suami Anda mengalami masalah?"
Contoh yang buruk: "Anda jauh lebih baik dalam pekerjaan Anda sebelum Anda mulai mengalami masalah pribadi. Apa yang terjadi?"
Perhatikan bahwa pendekatan pertama tidak mencoba mengidentifikasi masalah pribadi. Karyawan akan merasa terhormat bahwa privasinya dihormati. Tetaplah menanggapi kinerja pekerjaan, dan tawarkan bantuan jika Anda bisa. Buat rujukan ke Program Bantuan Karyawan jika Anda memilikinya.
Pendekatan ketiga mengkritik Ann untuk sesuatu yang kemungkinan besar di luar kendalinya. Dia kemungkinan besar akan memperbaiki masalah jika dia bisa. Anda hanya menambahkan lebih banyak stres, yang kontraproduktif.
Garis bawah
Contoh dan trek kata ini hanya contoh. Cara umpan balik disampaikan dan bagaimana masalah dibahas pasti akan tergantung pada konteks dan hubungan antara manajer dan karyawan . Namun, contoh-contoh sedikit berlebihan ini diharapkan akan menawarkan model yang efektif untuk mempersiapkan dan membuka diskusi umpan balik Anda.