Contoh Catatan Ketidakhadiran untuk Kunjungan Dokter
Kebijakan Ketiadaan Tempat Kerja
Selalu tanyakan apa kebijakan umum tentang ketidakhadiran dan pergilah untuk janji medis sebelum Anda perlu menerapkannya.
Jangan berasumsi bahwa tempat kerja Anda saat ini memiliki kebijakan yang sama seperti kebijakan sebelumnya. Kebijakan juga dapat berubah, jadi yang paling bijaksana adalah selalu memberi tahu supervisor Anda, jika mungkin, bahwa Anda perlu mengambil cuti untuk janji medis. Pemberitahuan seminggu mungkin cukup waktu, kecuali Anda terlibat dalam proyek deadline-critical di mana Anda tahu ketidakhadiran Anda akan terlewatkan. Dalam hal ini, cobalah memberi waktu tambahan kepada atasan Anda sehingga pengaturan yang cocok untuk pengganti dapat dilakukan.
Ketika pemberitahuan tertulis diperlukan, Anda mungkin perlu menulis surat atau majikan Anda dapat meminta surat dari dokter Anda. Contoh yang diberikan di sini hanya untuk panduan umum, jadi edit agar sesuai dengan situasi pribadi Anda dan untuk memenuhi persyaratan tempat kerja Anda.
Apa yang Dibutuhkan Tempat Kerja Anda untuk Catatan Ketidakhadiran?
Anda mungkin perlu memberi tahu supervisor Anda sebelum janji yang dijadwalkan agar dapat dimaafkan.
Jika Anda tidak melakukannya, ketidakhadiran Anda mungkin memiliki dampak disiplin. Namun, untuk janji darurat, Anda mungkin dapat mengajukan surat alasan setelah kejadian.
Beberapa tempat kerja mungkin memerlukan catatan tertulis, yang ditandatangani sementara yang lain dapat menerima email, faks, atau pesan teks. Kirim atau serahkan catatan segera setelah Anda kembali bekerja, karena beberapa perusahaan memiliki batas waktu untuk menerimanya.
Majikan Anda mungkin juga memiliki kebijakan yang mengharuskan dokumentasi penunjukan , seperti catatan dari kantor dokter. Jika ini kasusnya, Anda mungkin ingin meminta catatan seperti itu pada saat janji dokter Anda, atau mintalah kantor mengosongkan catatan yang serupa dengan yang satu ini.
Contoh Surat Kunjungan Dokter
Apakah kunjungan dokter yang dijadwalkan atau tidak terduga membuat Anda kehilangan pekerjaan tanpa sempat memberi tahu majikan Anda sebelumnya? Tulis surat yang mirip dengan surat kunjungan dokter sampel ini ketika Anda perlu memberikan pemberitahuan tertulis bahwa Anda telah kehilangan pekerjaan karena janji dokter.
Tanggal
Nama
Alamat
Kota (*): Negara (*): Kode pos
Dear Mr./Ms. Nama keluarga:
Harap setujui surat ini sebagai pemberitahuan tertulis bahwa saya tidak dapat menghadiri pekerjaan pada hari Senin, 15 Juni 20XX, karena janji dokter yang sudah dijadwalkan sebelumnya.
Tolong beri tahu saya jika saya dapat memberikan informasi atau dokumentasi lebih lanjut.
Hormat saya,
Tanda Tangan Anda (surat hard copy)
Nama Diketik Anda
Mengirim Pesan Email
Jika Anda lebih suka mengirim pemberitahuan melalui email, pastikan pesan Anda berbunyi secara profesional . Sertakan alamat email Anda dan nomor telepon di mana Anda dapat dihubungi, jika majikan Anda memiliki pertanyaan.
Contoh Catatan Dokter
Jika majikan Anda memerlukan dokumentasi tertulis mengenai kunjungan dokter, kantor medis Anda mungkin memiliki pemberitahuan standar pada kop surat yang dapat mereka cetak atas permintaan.
Jika tidak, Anda harus membuat alasan seperti contoh berikut dan meminta dokter Anda menandatanganinya di akhir janji Anda.
Tanggal
Nama Dokter
Alamat
Kota (*): Negara (*): Kode pos
Untuk Perhatian:
Harap setujui surat ini sebagai dokumentasi yang saya perlakukan [masukkan Nama Karyawan] saat janji di kantor saya pada hari Senin, 9 Mei, 20XX, pukul 14:00
Jika Anda memerlukan konfirmasi tambahan, silakan hubungi staf kantor saya di (XXX) XXX-XXXX.
Hormat saya,
Tanda Tangan Dokter (surat hard copy)
Nama Dokter yang Diketik, MD
Langkah Tambahan Mungkin Diperlukan
Anda mungkin perlu menindaklanjuti dan mendokumentasikan ketidakhadiran Anda dalam sistem ketepatan waktu, dan meminta untuk keluar secara surut. Di tempat kerja dengan kebijakan sumber daya manusia yang lebih ketat, Anda mungkin berada pada status "tidak ada tanpa cuti" sampai permintaan cuti Anda diajukan dan disetujui.
Ini dapat mengakibatkan tindakan disipliner oleh beberapa perusahaan jika Anda tidak mengikuti semua prosedur mereka.
Sementara perawatan medis pencegahan dan perawatan kondisi penting untuk tenaga kerja yang sehat, masalah waktu dan kehadiran serta kebijakan harus tetap diikuti. Anda mungkin bisa meminta maaf karena lupa janji yang sudah dijadwalkan satu kali, tetapi kejadian yang berulang-ulang dapat menempatkan Anda dalam cahaya yang buruk dengan majikan Anda.
Lebih Banyak Surat Kesopanan Absen
Karyawan mungkin perlu memberikan surat alasan ketika mereka melewatkan waktu kerja karena alasan lain selain penyakit. Contoh surat alasan untuk berbagai keadaan dapat diedit agar sesuai dengan situasi pribadi dan profesional Anda.