Apa itu Formulir I-9?
Pengusaha diminta untuk memverifikasi identitas dan kelayakan untuk bekerja untuk semua karyawan baru. Formulir Kelayakan Kerja (I-9) adalah formulir yang dibuat oleh Departemen Kewarganegaraan dan Layanan Imigrasi Amerika Serikat (USCIS) dari Department of Homeland Security (DHS) yang harus diselesaikan untuk setiap karyawan yang dipekerjakan di Amerika Serikat.
Formulir I-9 digunakan untuk memverifikasi identitas karyawan dan untuk memastikan bahwa dia memenuhi syarat untuk mulai bekerja untuk perusahaan. Pastikan Anda menggunakan versi terbaru I-9, formulir tersebut direvisi mulai tanggal 17 Juli 2017.
Ketika Formulir Kelayakan Kerja Diselesaikan
Formulir Kelayakan Kerja (I-9) harus diselesaikan untuk semua karyawan baru . Majikan harus memverifikasi kelayakan pekerjaan dan dokumen identitas yang disajikan oleh karyawan dan mencatat informasi dokumen pada formulir I-9 dalam waktu tiga hari kerja.
Jika majikan gagal untuk melengkapi dan mempertahankan formulir I-9 untuk setiap karyawan baru, mereka mungkin dikenakan denda atau konsekuensi hukum lainnya dari Departemen Tenaga Kerja. Karyawan harus menyediakan dokumentasi untuk mendukung klaim mereka dan membuktikan bahwa mereka secara hukum berhak untuk bekerja di AS
Selain itu, karyawan harus menunjukkan dokumen asli, bukan fotokopi.
Satu-satunya pengecualian adalah karyawan dapat menyajikan salinan akta kelahiran bersertifikat.
Pada formulir, majikan harus memverifikasi kelayakan pekerjaan dan dokumen identitas yang disajikan oleh karyawan dan mencatat informasi dokumen pada formulir I-9.
Latar belakang tentang Perundang-undangan
Undang-Undang Reformasi dan Kontrol Imigrasi 1986 (IRCA) menganggap majikan Amerika bertanggung jawab secara hukum untuk verifikasi kelayakan kerja yang diperlukan untuk semua karyawan baru.
Bagian pertama dari formulir I-9 harus diselesaikan oleh karyawan, dan majikan diminta untuk menyelesaikan bagian kedua dalam tiga hari dari tanggal mulai karyawan. Sementara formulir I-9 tidak diperlukan untuk sukarelawan atau karyawan berbasis kontrak, warga negara asing dengan visa kerja diharuskan mengisi formulir untuk menunjukkan status hukum mereka di Amerika Serikat.
Jika karyawan tidak dapat membaca atau menulis dalam bahasa Inggris, formulir tersebut memungkinkan penerjemah atau pembuat hukum untuk melengkapi formulir atas nama karyawan. Hingga Oktober 2004, proses verifikasi I-9 dapat diselesaikan secara elektronik.
Dokumentasi yang Diwajibkan untuk Membuktikan Kelayakan untuk Bekerja
Selain informasi pribadi dasar Anda, ketika Anda mengisi Formulir I-9, Anda perlu memberikan dokumen yang menetapkan identitas Anda dan kelayakan Anda untuk bekerja di Amerika Serikat . Dokumentasi biasanya mencakup beberapa jenis identifikasi foto dan konfirmasi status hukum di negara itu untuk memeriksa silang kelayakan untuk bekerja di Amerika Serikat.
Dokumen I-9 yang Dapat Diterima
Ada tiga kategori dokumen yang diizinkan untuk Anda kirimkan. Karyawan diminta untuk menyajikan salah satu dokumen dari Daftar A atau salah satu dokumen dari Daftar B dan salah satu dokumen dari Daftar C.
Daftar A (Dokumen yang menetapkan identitas dan kelayakan pekerjaan)
- Paspor Amerika Serikat
- Kartu Penduduk Permanen atau Kartu Tanda Registrasi Alien (I-551)
- Kartu Penduduk Sementara (I-688)
- Dokumen Otorisasi Pekerjaan (I-766, I-688B, atau I-688A)
- Paspor Asing dengan cap sementara I-551
- Untuk orang asing yang diberi wewenang untuk bekerja hanya untuk majikan tertentu, paspor asing dengan Formulir I-94 yang mengizinkan pekerjaan dengan majikan ini
Daftar B (Dokumen yang menetapkan identitas saja)
- Surat ijin mengemudi yang dikeluarkan oleh negara atau kepemilikan terluar
- Kartu ID yang diterbitkan oleh negara atau kepemilikan terluar
- Dokumen suku asli Amerika
- SIM Kanada atau KTP dengan foto (untuk orang asing Kanada yang diizinkan bekerja hanya untuk majikan tertentu)
- KTP sekolah dengan fotografi
- Kartu pendaftaran pemilih
- Kartu Militer AS atau rekor draf
- Kartu Identitas ID militer
Daftar C (Dokumen yang menetapkan kelayakan pekerjaan saja)
- Kartu nomor akun Jaminan Sosial tanpa batasan kerja
- Salinan akta kelahiran asli atau bersertifikat dengan stempel resmi yang diterbitkan oleh lembaga pemerintah negara bagian atau lokal
- Sertifikasi Kelahiran Luar Negeri
- Kartu ID Warga AS
- Dokumen suku asli Amerika
- Formulir I-94 mengotorisasi pekerjaan dengan majikan ini (untuk orang asing yang berwenang untuk bekerja hanya untuk perusahaan tertentu)
- Laporan Konsuler Kelahiran di Luar Negeri (Formulir FS-240)
Kapan Anda Tidak Perlu Menyelesaikan Formulir I-9
Karena undang-undang itu dilembagakan pada tanggal 6 November 1986, sebagian besar pekerja yang dibayar diminta untuk menyerahkan formulir I-9. Namun, ada beberapa pengecualian terhadap aturan tersebut. Anda tidak memerlukan formulir I-9 jika Anda:
- Dipekerjakan pada atau sebelum 6 November 1986, dan terus bekerja dengan harapan untuk melanjutkan perusahaan Anda di masa depan.
- Anda disewa untuk "pekerjaan rumah tangga biasa," seperti menjaga anak, mengasuh atau membersihkan, di rumah pribadi secara intermiten.
- Anda adalah seorang kontraktor independen.
- Anda tidak bekerja secara fisik di Amerika Serikat.
Tidak Ada Dokumentasi I-9?
Karyawan yang gagal menghasilkan dokumen yang diperlukan, atau tanda terima untuk dokumen pengganti (dalam kasus dokumen yang hilang, dicuri, atau dihancurkan), dalam waktu tiga hari kerja sejak tanggal pekerjaan dimulai, dapat dihentikan . Seorang karyawan yang menunjukkan tanda terima memiliki sembilan puluh hari untuk menyajikan dokumen asli.
Proses Verifikasi Formulir I-9
Formulir I-9 warga negara Amerika Serikat berlaku tanpa batas waktu kecuali jika ada kesenjangan dalam pekerjaan melebihi satu tahun. Warga Asing dengan visa kerja atau siswa dan pengunjung pertukaran harus mendapatkan I-9 yang diverifikasi ulang dengan setiap perpanjangan, atau setelah visa mereka berakhir dengan izin izin kerja yang baru dikeluarkan.
Formulir I-9 wajib disimpan oleh pemberi kerja selama tiga tahun setelah tanggal mulai karyawan atau satu tahun setelah pekerjaannya diakhiri, yang mana pun yang lebih lambat.
Klausul Anti Diskriminasi
IRCA juga mencakup klausul anti diskriminasi . Di bawah IRCA, Warga Negara AS, Penduduk Permanen, dan Pencari Suaka yang diizinkan secara hukum untuk bekerja di Amerika Serikat secara sah tidak dapat ditolak bekerja atau diberhentikan secara paksa berdasarkan asal atau kewarganegaraan. Selain itu, pemberi kerja harus menerima dokumen-dokumen yang disebutkan di atas untuk formulir I-9 asalkan dokumen asli atau salinan resmi. IRCA dapat diberlakukan untuk semua pengusaha dengan tiga pekerja lagi.
Verifikasi Perusahaan Informasi I-9
Pengusaha dapat memverifikasi informasi I-9 karyawan secara online untuk menghindari denda atau hukuman dengan menggunakan sistem E-Verifikasi. Ini adalah layanan online yang disediakan oleh pemerintah federal yang membandingkan informasi dari Formulir I-9 karyawan, Verifikasi Kelayakan Kerja, hingga informasi dari Departemen Keamanan Dalam Negeri AS dan catatan Administrasi Keamanan Sosial untuk memastikan kelayakan pekerjaan.
Hukuman untuk Majikan yang Merekrut Pekerja Tidak Resmi
Pengusaha yang mempekerjakan pekerja tidak resmi dapat didenda antara $ 250 dan $ 5.500 per pekerja tergantung pada tingkat keparahan situasi. Menerima dokumen palsu juga dapat menyebabkan perusahaan membayar antara $ 375 dan $ 3,200 untuk pelanggaran pertama, dan menggandakan yang terakhir per dokumen untuk kejadian tambahan.
Akhirnya, pengusaha dapat didenda atau terkena dampak lain untuk diskriminasi berdasarkan kewarganegaraan, asal kebangsaan, penipuan dokumen atau penolakan, atau pembalasan.