Siapa yang Harus Meninjau Surat Penawaran untuk Calon Pekerjaan?
Berbicara tentang surat penawaran, tingkat karyawan atau manajer HR mana yang diharapkan untuk meninjau surat penawaran yang disiapkan oleh Asisten SDM dan untuk berapa bulan seharusnya proses peninjauan ini berlanjut jika Asisten SDM adalah karyawan baru? Jika Asisten SDM adalah karyawan yang berpengalaman?
Siapa yang harus menjadi penandatangan surat penawaran? Haruskah Asisten SDM yang menyiapkan surat penawaran atau karyawan atau manajer tingkat lebih tinggi yang meninjau surat penawaran (jika review diperkirakan akan terjadi)?
Terima kasih banyak atas bantuan apa pun yang dapat Anda berikan untuk menjawab pertanyaan-pertanyaan ini.
Dear Belinda,
Tanggapan saya terhadap dua pertanyaan ini adalah pendapat saya, karena tidak ada masalah hukum yang terlibat dalam tanggapan. Ketika saya bekerja sebagai Direktur SDM sementara untuk sebuah perusahaan klien, antara mantan personel HR yang pergi dan saya mengambil alih, Asisten SDM mengirimkan surat penawaran dengan gaji yang salah. Saya langsung tahu ketika saya menariknya dari tumpukan dokumen yang menyambut saya pada kedatangan saya karena terlalu rendah untuk pekerjaan itu.
Bicara tentang titik belajar instan.
Meskipun saya mengakui bahwa di beberapa organisasi, manajer SDM, direktur, atau VP - tidak pernah menjadi asisten SDM, dalam pengalaman saya - menandatangani surat tawaran pekerjaan yang diberikan kepada kandidat, ini adalah praktik buruk di sektor swasta. Bukan orang HR yang membuat tawaran itu. Orang HR berkonsultasi dengan manajer perekrutan yang harus membuat keputusan akhir tentang seorang kandidat dan menandatangani surat penawaran.
Surat penawaran adalah komitmen manajer untuk karyawan baru. Dengan membuat penawaran, dia menegaskan komitmennya terhadap keberhasilan karyawan baru. Menyambut karyawan baru adalah bagian dari seluruh rekrutmen, seleksi, dan proses perekrutan. Mereka semua adalah komponen dalam proses orientasi .
Tawaran pekerjaan adalah bagian lain dari menyambut karyawan baru ke dalam organisasi Anda dan membuat karyawan baru merasa diinginkan. Ini mengirimkan pesan yang lebih kuat ketika datang dari bos baru calon karyawan.
Pengecualian terhadap Praktik yang Direkomendasikan
Di sektor publik, di perusahaan Fortune 500, dan di tempat kerja yang diwakili serikat pekerja, saya mengakui bahwa praktik ini mungkin berbeda. Ketika sebuah organisasi besar dan karyawan tersebar di banyak lokasi, secara logistik, ini menambah waktu dan kebingungan pada proses pembuatan tawaran pekerjaan.
Organisasi yang lebih besar memiliki tantangan tambahan untuk konsistensi di banyak lokasi sehingga banyak sistematisasi praktik ketenagakerjaan berada di tangan HR.
Di tempat kerja yang diwakili serikat pekerja, terutama di sektor publik, manajer mungkin tidak memiliki keputusan akhir dalam siapa yang mendapatkan pekerjaan. Ini mungkin secara kontrak ditentukan oleh faktor-faktor seperti senioritas dan pendidikan. Dalam hal ini, masuk akal juga bahwa dokumen berasal dari staf SDM. Mereka bertanggung jawab untuk memastikan bahwa kondisi dan praktik kerja mematuhi kontrak.
Dalam contoh-contoh ini, HR harus meminta pengacara mereka untuk meninjau format dan proses surat penawaran untuk memastikan bahwa mereka layak, legal, dan melindungi majikan.
Kecuali surat penawaran berbeda dari format standar, bagaimanapun, biasanya tidak perlu meminta pengacara untuk memeriksa setiap huruf.
Haruskah Manajer SDM atau Direktur Tinjau Semua Surat Penawaran Pekerjaan?
Saya mengambil dari pengalaman yang saya sebutkan sebelumnya dalam artikel ini, adalah bahwa setiap dokumen yang mewajibkan perusahaan secara legal atau finansial harus ditinjau oleh manajer SDM atau direktur. Inilah alasannya:
- Surat penawaran dan banyak dokumen lain yang dikirim oleh staf HR secara hukum mewajibkan perusahaan. Tentu, ketika kesalahan $ 10.000 ditemukan, Anda dapat menarik penawaran dan menjelaskan bahwa itu adalah kesalahan yang dilakukan oleh karyawan yang tidak berpengalaman, tetapi mengapa membuka perusahaan ke situasi di mana tawaran gaji berubah harus diperpanjang, baru yang tidak bahagia karyawan mungkin masih mengambil pekerjaan, atau Anda bisa kehilangan calon yang sangat cocok yang kempes dan terluka, karena kesalahan. Selain itu, bisa membuka perusahaan Anda untuk tindakan hukum.
- Untuk menghormati tawaran pekerjaan yang salah, menggunakan contoh yang sama, sama tidak menariknya. Sebelum perusahaan memperluas penawaran, seseorang di HR meneliti pasar, meninjau apa yang karyawan lain lakukan dalam pekerjaan serupa, dan menyimpulkan dengan tawaran pekerjaan yang sesuai. Jadi, percabangan semakin jauh jika karyawan lain belajar diferensial gaji.
- Tidak peduli tingkat pengalaman seorang asisten SDM yang harus, di kantor SDM, menyiapkan tawaran untuk mengirim, sepasang mata kedua yang meninjau apa saja yang berpotensi mengharuskan perusahaan secara finansial atau membuka pintu untuk tindakan hukum, adalah cerdas. Organisasi mengharapkan lebih banyak kewaspadaan dan pengawasan dari karyawan yang diberi nama manajer atau direktur.
- Kegagalan untuk berkomunikasi dapat mengakibatkan syarat dan ketentuan kerja yang salah yang tidak dinegosiasikan atau dijanjikan kepada seorang kandidat. Misalnya, asisten SDM mungkin tahu bahwa pekerjaan itu akan membayar $ 40.000 tetapi dalam proses negosiasi, kandidat itu ditawarkan lebih banyak bonus tanda tangan dan, dalam kesibukan sehari-hari, manajer gagal memberi tahu asisten SDM.
Ketika seorang kandidat pekerjaan menerima tawaran yang salah, dia mengevaluasi kembali integritas perusahaan Anda. Anda menciptakan penghalang untuk penerimaan yang tidak perlu karena calon khawatir tentang bagaimana menangani situasi. - Dokumen yang ditujukan kepada orang-orang yang Anda coba rekrut untuk perusahaan Anda harus sempurna. Mereka memberi sinyal pesan kepada karyawan potensial tentang budaya perusahaan Anda. Bahkan salah ketik dapat memberi kandidat jeda. Salinan dokumen juga akan hidup di file perusahaan Anda selama bertahun-tahun. Jadi, dalam banyak kasus, sepasang mata kedua yang meninjau dokumen itu adalah praktik cerdas.
Saya tidak melihat tinjauan dokumen yang mewajibkan perusahaan secara finansial atau berpotensi, secara hukum, sebagai kritik atas pengetahuan, pengalaman, atau ketekunan asisten SDM. Ini adalah praktik bisnis yang cerdas untuk semua alasan ini.
Catatan tentang tawaran pekerjaan: HR harus meminta pengacara mereka untuk meninjau format dan proses surat penawaran untuk memastikan bahwa mereka layak, legal, dan memberikan perlindungan hukum kepada pemberi kerja. Kecuali surat penawaran berbeda dari format standar, bagaimanapun, biasanya tidak perlu meminta pengacara untuk memeriksa setiap huruf.
Punya Pertanyaan untuk Ditanyakan?
Harap sertakan Ask Susan di baris subjek Anda sehingga saya dapat dengan mudah mengidentifikasi pertanyaan pembaca. Klik di sini untuk mengirimkan pertanyaan Anda.
Karena banyaknya email yang saya terima, saya minta maaf karena saya tidak dapat menanggapi semua pertanyaan secara pribadi atau memberikan tinjauan ulang, rekomendasi, atau rekomendasi sekolah secara individual.
Baca lebih lanjut: Tanyakan Susan Pertanyaan dan Jawaban
Penolakan:
Susan Heathfield berusaha keras untuk menawarkan saran manajemen Sumber Daya Manusia, majikan, dan tempat kerja yang akurat, masuk akal, etis, baik di situs web ini, dan ditautkan dari situs web ini, tetapi dia bukan seorang pengacara, dan konten di situs tersebut, sementara berwibawa, tidak dijamin untuk keakuratan dan legalitas, dan tidak dapat dianggap sebagai nasihat hukum.
Situs ini memiliki undang-undang dan peraturan perburuhan di seluruh dunia dan pekerjaan bervariasi dari negara bagian ke negara dan negara ke negara, sehingga situs tidak dapat menjadi definitif pada semuanya untuk tempat kerja Anda. Jika ragu, selalu mencari penasihat hukum atau bantuan dari sumber daya pemerintah Negara Bagian, Federal, atau Internasional, untuk memastikan penafsiran dan keputusan hukum Anda benar. Informasi di situs ini adalah untuk panduan, ide, dan bantuan saja.