Dengan cara yang sama, umpan balik konstruktif yang salah tempat atau kurang disampaikan adalah makanan malam tanpa tidur dan stres yang signifikan dalam kehidupan orang-orang di luar tempat kerja.
Dalam banyak situasi pembinaan, banyak klien yang secara kasar meremehkan kekuatan dan dampak dari interaksi sehari-hari mereka dengan anggota tim. Hal ini sangat relevan ketika menyangkut para manajer dan pemimpin dengan kebiasaan umpan balik yang ceroboh. Terlepas dari niatnya, umpan yang disusun dengan buruk dan disampaikan dapat merusak dan bahkan kejam. Perhatikan kasus John yang diuraikan di bawah ini.
Hasil yang Baik Menyamarkan Praktik Komunikasi yang Buruk dari Manajer ... untuk sementara:
Salah satu klien pelatihan yang sangat menantang, "John," memiliki reputasi sebagai manajer tanpa basa-basi dengan gaya mengemudi yang agresif. Ketika John mewarisi bos baru — wakil presiden divisi yang bernama Rick, setelah merger, Rick pada awalnya menghargai kemampuan John untuk mendatangkan pendapatan dan biaya yang tepat, namun, setelah beberapa saat, menjadi jelas bahwa tidak semuanya baik-baik saja di tim John .
Semangat rendah dan perputaran tim tinggi - dua barometer penting dari efektivitas seorang manajer.
Selama wawancara keluar dengan bintang muda di tim John, Rick teringat terkejut oleh masukan: “Bekerja untuk John adalah latihan harian untuk bertahan hidup. Dia sangat pintar dan dia menuntut kinerja dari semua orang dan itu baik-baik saja. Di mana dia menyakiti dirinya sendiri, adalah dengan umpan baliknya. Dia secara teratur mengkritik pekerjaan kami tetapi jarang memberi kami informasi yang cukup untuk bertindak demi perbaikan. Orang-orang mengartikannya sebagai penghinaan konstan dan meremehkan dan mereka menjadi lelah karenanya. ”
Setelah Rick meminta bantuan untuk memperbaiki situasi, banyak waktu dihabiskan di awal pertunangan mendengarkan John dan orang-orangnya dan mengamati dia beraksi. Inilah yang dilihat dan didengar:
- Anggota tim John benar-benar takut padanya. Mereka mengerti bahwa jika mereka melakukan kesalahan, mereka akan mendengarnya. Ketika seorang karyawan menawarkan: "Semua orang akan mendengar tentang hal itu — John adalah seorang yeller."
- Setelah mewawancarai tim, saya menghabiskan waktu mengamati John beraksi selama satu minggu. Tidak ada keraguan dia (dan) seorang profesional yang pintar, didorong untuk menghasilkan hasil yang luar biasa bagi perusahaannya. Lebih jauh lagi, saya merasa dia benar-benar menyukai dan menghargai anggota timnya, namun, emosi positif itu hilang dalam beberapa kebiasaan umpan balik yang benar-benar menyedihkan .
- John cepat mengkritik tetapi menawarkan sedikit masukan tentang cara meningkatkannya. Sebagian besar interaksinya adalah monolog, bukan diskusi, dan John hampir tidak pernah menawarkan umpan balik positif. Pegawainya sering bekerja untuk menghindarinya, terutama jika ada masalah karena mereka tidak ingin mengundang salah satu kemarahan emosionalnya.
Pengakuan adalah Langkah Pertama untuk Pemulihan
John awalnya terkejut dengan umpan balik tentang umpan baliknya dan akhirnya menawarkan pertahanan yang lemah: “Saya akui bahwa saya adalah orang yang emosional. Saya dibesarkan di rumah tangga di mana berteriak adalah cara kami berkomunikasi, dan orang tua saya tidak mentoleransi kinerja buruk di sekolah dalam olahraga atau dalam kehidupan. Jika kami melakukan kesalahan, kami mendengarnya. ”
Begitu John mengerti betapa berartinya pendekatan komunikasinya kepada anggota timnya, dia benar-benar menyesali kebiasaan buruknya. Dalam apa yang menjadi bukti karakternya, dia setuju untuk mencari pelatihan umpan balik dan untuk melibatkan timnya dalam memantau kemajuannya dan meminta pertanggungjawabannya untuk meningkatkan kejelasan, empati dan keefektifannya secara keseluruhan. Dia memulai proses dengan mengadakan rapat tim dan menjelaskan apa yang telah dia pelajari dan lakukan untuk meningkatkan. Dia kemudian bertemu dengan masing-masing anggota timnya dan secara pribadi meminta maaf.
Sementara John masih didorong untuk menghasilkan hasil dan ia beroperasi dengan satu kecepatan: cepat, anggota tim dan bosnya semua mengakui bahwa keterampilan komunikasinya telah meningkat pesat. "Moral meningkat, perputaran sedang menurun dan John telah berupaya keras untuk meningkatkan pengiriman umpan balik dan komunikasi hariannya seperti yang dilakukannya untuk menghasilkan hasil yang bagus bagi perusahaan kami," kata bosnya, Rick, enam bulan setelah konsultasi berakhir.
Pelajaran yang dipelajari dan diterapkan John merupakan pelajaran bagi setiap manajer yang berusaha meningkatkan kinerjanya.
9 Pelajaran Umpan Balik Dari John Itu Setiap Manajer Harus Mengadopsi
1, Dengarkan lebih dari yang Anda bicarakan setiap hari.
2. Jika Anda harus berbicara, ajukan pertanyaan.
3. Simpan jurnal atau log jumlah berapa kali setiap hari Anda memberi perintah dibandingkan mengajukan pertanyaan. Berusahalah untuk memiringkan rasio secara tepat demi pertanyaan.
4. Jangan pernah berteriak, tidak peduli seberapa menjengkelkan situasinya bagi Anda atau firma.
5. Ketika masalah terjadi — dan itu terjadi setiap hari — minta masukan dan tanyakan pada individu bagaimana dia ingin memperbaiki masalah dibandingkan hanya mengeluarkan pesanan.
6. Ketika Anda telah mengamati perilaku yang memberikan umpan balik yang membangun, fokus pada menghubungkan perilaku dengan bisnis daripada menjadikannya pribadi.
7. Selalu, selalu, selalu melibatkan penerima umpan balik dalam dialog untuk memastikan kejelasan situasi dan pengembangan bersama dari solusi.
8. Berikan umpan balik positif lebih sering daripada umpan balik yang membangun.
9. Minta umpan balik tentang tanggapan Anda. Cobalah pertanyaan-pertanyaan ini sebagai permulaan:
- Apakah Anda merasa dihormati selama diskusi dan diskusi umpan balik kami?
- Apakah Anda merasa bahwa saya menghargai ide dan masukan Anda ketika kami sedang mengerjakan masalah dan solusi?
- Apakah umpan balik yang saya berikan tepat waktu dan dapat ditindaklanjuti?
- Apakah umpan balik konstruktif saya mendukung pembelajaran dan pertumbuhan Anda?
- Apakah kita berbicara tentang bagaimana kinerja harus terlihat di masa depan?
- Apakah saya menindaklanjuti diskusi umpan balik kami?
- Apakah saya secara teratur memberi Anda umpan balik positif tentang pencapaian Anda?
- Bagaimana saya dapat meningkatkan tanggapan saya kepada Anda?
The Bottom-Line untuk Sekarang
Sayangnya, tidak semua manajer termotivasi seperti John untuk meningkatkan. Pemutaran John merupakan bukti komitmennya terhadap kehidupan profesionalnya dan pada hal yang tulus bagi karyawannya. Dengan usaha yang besar, ia berubah dari seorang manajer lincah dan pemarah, yang gaya komunikasinya lebih merusak daripada produktif, untuk melayani sebagai manajer efektif yang mendukung pertumbuhan anggota timnya.
Apakah sudah waktunya bagi Anda untuk mengajukan beberapa pertanyaan penting di atas, dan menilai apakah Anda sedang kejam atau baik dalam komunikasi manajemen Anda?