Ini adalah langkah-langkah dan pertimbangan dalam memilih solusi HRMS
Untuk memulai proses ini, kami sarankan untuk mengeksplorasi solusi HRMS berbasis web , yang menghindari jebakan dari pembelian perangkat lunak yang mahal, keterlibatan TI internal, atau proses implementasi yang panjang.
Menentukan Kebutuhan Solusi HRMS
Sebelum memilih solusi HRMS, Anda harus mengidentifikasi kebutuhan bisnis Anda , proses, dan tujuan jangka pendek dan panjang . Termasuk profesional SDM, yang mengelola operasi SDM Anda saat ini, dalam prosesnya juga penting, karena akan berdampak pada embracement versus abandonment.
Terlepas dari ukuran organisasi Anda, manajemen penggajian harian, administrasi tunjangan , pelatihan, dan kebutuhan SDM lainnya yang terus berubah dapat menjadi tantangan juga. Platform HRMS berbasis web menawarkan opsi menarik bagi banyak organisasi, terutama usaha kecil dan menengah (UKM) yang mencari solusi terpusat, terintegrasi, dan hemat biaya.
Memberdayakan karyawan untuk melayani diri sendiri menawarkan penghematan waktu yang signifikan bagi administrator atau departemen. Menggunakan HRMS berbasis web, karyawan dapat dengan mudah mengakses sistem untuk mencetak stub pembayaran, W-2, mendaftarkan tunjangan karyawan, melihat waktu lunas , dan memperbarui informasi pribadi.
Menyediakan akses real-time ke informasi penting melengkapi karyawan dan manajer SDM dengan alat untuk menghilangkan alur kerja SDM yang tidak perlu.
Keamanan dan Solusi HRMS
Perhatian kritis ketika merangkul sistem HRMS berbasis web adalah keamanan, terutama berkenaan dengan menjaga data perusahaan dan privasi karyawan.
Ketika memilih solusi HRMS, pastikan bahwa ia menggunakan metode transmisi aman seperti Secure Sockets Layer (SSL) untuk mengenkripsi data saat dialirkan melalui Internet publik.
Selanjutnya, pastikan bahwa kebijakan kata sandi untuk aplikasi mematuhi prosedur internal Anda sendiri. Anda tidak ingin Administrator SDM Anda menggunakan kata sandi yang mudah ditebak. Ini dapat dengan mudah diabaikan tetapi akan memungkinkan pelanggaran keamanan yang akan membahayakan privasi data perusahaan Anda. Pastikan aplikasi menyertakan aturan untuk mencegah akses yang tidak sah.
Akhirnya, Anda benar-benar harus membeli dari tim kepemimpinan TI Anda sendiri dengan mengintegrasikan mereka ke dalam proses evaluasi dengan vendor potensial dalam hal kebijakan keamanan, akses data, dan prosedur cadangan dan pemulihan.
Untuk menyeimbangkan keamanan dengan aksesibilitas dan skalabilitas, Anda harus mendiskusikan kebutuhan integrasi Anda dengan penyedia solusi potensial juga. Skew menuju vendor dengan platform database terbuka (ODBC compliant), seperti Oracle atau Microsoft SQL Server, sebagai lawan dari sistem proprietary atau mainframe. Ini akan menawarkan fleksibilitas yang paling, terutama ketika Anda memerlukan integrasi dengan aplikasi lain sebagai kebutuhan mendesak atau di masa depan sebagai perusahaan Anda tumbuh.
Cari fitur lain termasuk dukungan XML (Extensible Markup Language) dan kemampuan pelaporan yang kuat untuk memastikan bahwa Anda dapat dengan mudah menyampaikan informasi dari satu aplikasi ke aplikasi lainnya. Ini sangat penting dengan aplikasi penggajian, karena Anda mungkin membutuhkan feed untuk paket akuntansi dan pihak ketiga termasuk rencana pensiun dan penyedia layanan.
Lacak dan Kelola Aset Paling Berharga Anda — Karyawan Anda.
Memanfaatkan platform berbasis web memungkinkan Anda untuk merampingkan seluruh siklus hidup SDM dari rekrutmen dan pelatihan ke administrasi penggajian dan tunjangan. Mengkonsolidasikan proses ini ke dalam satu sistem memungkinkan usaha kecil dan menengah untuk secara proaktif mengelola operasi SDM dan meningkatkan efisiensi.
Kebanyakan platform HRMS berbasis web menawarkan lebih dari layanan HR dan imbalan kerja. Carilah solusi yang menawarkan berbagai macam penawaran layanan termasuk penggajian, manajemen bakat , pelacakan pelamar , alat rekrutmen, pengujian pra-pekerjaan, pemeriksaan latar belakang, sumber daya hukum perburuhan, dan pelatihan keterampilan.
Alat pelaporan yang kuat dan mudah digunakan juga sangat penting.
Meskipun akses karyawan ke berbagai layanan siklus hidup HR sangat membantu dalam menyederhanakan proses SDM, sangat penting untuk memilih platform HRMS berbasis web yang mudah digunakan. Karyawan cenderung tidak menggunakan layanan ini jika mereka terlalu rumit. Keep it simple.
Terlepas dari industri atau ukuran, platform HRMS dapat membantu usaha kecil dan menengah mencapai tingkat efisiensi dan produktivitas yang belum pernah terjadi sebelumnya dan dapat menawarkan alat dan layanan organisasi Anda untuk tetap kompetitif. Ini memberi Anda keunggulan dengan memungkinkan Anda untuk fokus pada bisnis inti Anda.
Kunci untuk menemukan sistem HRMS yang tepat adalah memilih solusi bisnis SDM yang aman, didukung dengan baik, dan dilengkapi untuk membantu Anda mencapai tujuan Anda. Dengan platform HRMS berbasis web yang terpusat untuk mendukung departemen SDM Anda, Anda memiliki kemampuan untuk berhasil melacak, mengelola, dan mengendalikan aset Anda yang paling berharga, karyawan Anda.