Bagaimana SDM Dapat Menanggapi Kebutuhan Layanan Karyawan Paling Efektif
HR juga mendukung mereka melalui beberapa peristiwa yang paling penting dan penting dalam hidup mereka, termasuk pernikahan, persalinan, dan berjuang melawan penyakit serius.
Tetapi terlalu sering, layanan administrasi rutin, seperti menjawab pertanyaan yang sama berulang kali atau menyelesaikan transaksi sederhana, menghabiskan sebagian besar waktu SDM.
Kurangi Beban Kerja Administratif
Kunci untuk mengurangi beban kerja administratif adalah melatih karyawan untuk menjadi lebih mandiri dan mengotomatisasi tugas-tugas duniawi. Di situlah penerapan pendekatan manajemen layanan dapat membantu. Manajemen layanan menyederhanakan pengiriman layanan administrasi rutin, membebaskan waktu untuk fokus pada aktivitas bernilai tinggi.
Organisasi SDM biasanya memiliki sistem untuk mengelola data karyawan dan kegiatan terkait pembayaran. Namun, mungkin tidak memiliki sistem otomatis untuk menangani pertanyaan karyawan dan memenuhi permintaan.
Pertimbangkan apa yang terjadi ketika seorang karyawan menerima panggilan untuk tugas juri : kemungkinan perusahaan masih bergantung pada dokumen fisik atau serangkaian email untuk menangani permintaan karyawan untuk waktu yang jauh dari pekerjaan.
Karena interaksi karyawan umumnya dilacak menggunakan email dan spreadsheet, permintaan karyawan sering terlewatkan atau diabaikan. Kesalahan kemudian terjadi, menciptakan frustrasi lebih lanjut dan pekerjaan tambahan untuk SDM.
Dengan email, tidak ada cara mudah untuk melihat apakah suatu permintaan terhenti atau untuk menentukan dan menghilangkan kemacetan proses.
Demikian pula, sulit untuk menganalisis dan menanggapi kebutuhan karyawan — misalnya, mengidentifikasi informasi yang sering diminta dan memastikan ini tersedia online.
Proses administrasi manual membuat frustrasi karyawan dan menguras banyak tim SDM. Satu survei baru-baru ini menemukan bahwa karyawan HR menghabiskan rata-rata 12 jam seminggu menangani panggilan dan email karyawan rutin.
Pendekatan Manajemen Layanan untuk Memenuhi Kebutuhan Karyawan
Pendekatan manajemen layanan menghilangkan proses-proses yang membosankan dan memakan waktu. Itu tidak hanya menggantikan email — itu mengubah cara HR terlibat dengan karyawan.
Pikirkan manajemen layanan sebagai kombinasi sempurna dari asisten administrasi dan manajer proyek. Ini merespon langsung permintaan karyawan, melanjutkan kasus, mengotomatiskan proses manual yang berulang, dan bahkan mengelola aktivitas lintas departemen yang rumit seperti onboarding karyawan dan off-boarding.
Manajemen layanan tidak pernah lupa atau membuat kesalahan, selalu menindaklanjuti dengan orang-orang sehingga hal-hal dapat diselesaikan, dan memberi tahu Anda jika ada masalah yang tidak bisa diselesaikan. Ini juga menunjukkan kepada Anda di mana karyawan menghabiskan waktu mereka - sehingga Anda dapat mengoptimalkan penyebaran sumber daya dan memaksimalkan produktivitas.
Manajemen layanan tidak menggantikan sistem Manajemen Sumber Daya Manusia Anda saat ini — itu terintegrasi dengan dan melengkapi itu, memberi Anda visibilitas dan kontrol atas pekerjaan yang mungkin Anda lakukan kebanyakan melalui email hari ini.
Ini juga memberikan tingkat keterlihatan yang sama kepada karyawan. Mereka dapat melihat status permintaan mereka, daripada merasa bahwa permintaan mereka menghilang ke dalam lubang hitam segera setelah mereka menyerahkannya.
Menyediakan karyawan dengan kemampuan untuk mengawasi kemajuan permintaan mereka secara signifikan mengurangi jumlah email tindak lanjut yang frustrasi, panggilan telepon dan kunjungan langsung ke SDM, lebih lanjut mengurangi beban kerja administratif HR.
Keuntungan dari Pendekatan Manajemen Layanan
Manajemen layanan dimulai dengan peluncuran portal SDM berbasis web di mana karyawan dapat menemukan informasi SDM dan meminta layanan SDM. Idealnya, karyawan dapat mengakses portal ini di PC kantor mereka, komputer rumah, laptop dan smartphone dan tablet mereka.
Ini memungkinkan mereka mengendalikan kebutuhan dasar SDM mereka — seperti pendaftaran manfaat atau pembaruan perubahan status.
Karyawan hanya memilih layanan aktual yang mereka butuhkan dari katalog layanan atau mencari informasi di basis pengetahuan portal.
Ketika seorang karyawan mengajukan permintaan melalui portal, sistem manajemen layanan secara otomatis membuat kasus dan menggembalakannya melalui proses pemenuhan lengkap. Ini termasuk menyerahkan kasus kepada ahli SDM yang tepat, secara otomatis merutekan kasus dari orang ke orang karena setiap langkah pemenuhan selesai, dan mempertahankan riwayat kasus lengkap.
Anda juga dapat memperluas layanan ini ke departemen lain. Sebagai contoh, sistem manajemen layanan dapat secara otomatis mengatur akun TI atau meminta ruang kantor untuk karyawan baru sebagai bagian dari proses onboarding.
Sistem manajemen layanan menggerakkan proses pengiriman layanan SDM dari ujung ke ujung dan mengetahui bagaimana proses ini berjalan. Misalnya, secara otomatis dapat memberi tahu Anda ketika sebuah kasus macet sehingga Anda dapat mengambil tindakan.
Ini juga menghasilkan berbagai KPI dan metrik proses lainnya — seperti seberapa baik tim Anda menanggapi pertanyaan karyawan. Ia bahkan dapat menganalisis jenis kueri basis pengetahuan sehingga mudah untuk mengidentifikasi dan mengisi kesenjangan konten apa pun.
Kesimpulan
Para profesional HR memilih untuk mengejar karir di HR karena mereka ingin membantu orang, tidak menghabiskan hari-hari mereka mengajukan makalah, memperbarui spreadsheet dan menanggapi email. Terlalu sering, permintaan duniawi dan tumpukan dokumen mengganggu pekerjaan itu, yang membuat mereka frustrasi dan karyawan yang mereka coba bantu.
HR adalah penyedia layanan dan dapat melihat contoh dari penyedia layanan sesama, departemen TI. TI telah memimpin dalam banyak upaya perusahaan untuk menerapkan disiplin manajemen layanan untuk mengotomatisasi pengiriman dan pemenuhan permintaan bantuan TI.
Mengotomasi tugas-tugas ini memungkinkan TI untuk fokus pada pekerjaan yang lebih strategis yang dapat membantu perusahaan memenuhi sasaran bisnisnya yang lebih luas, dan lebih mendemonstrasikan nilai IT.
Pendekatan manajemen layanan adalah kunci untuk meningkatkan profil SDM ke pemimpin bisnis dengan memberikan layanan berkualitas tinggi dan meningkatkan kepuasan karyawan sekaligus mengurangi beban kerjanya sendiri. SDM dapat mencurahkan waktu dan keahliannya untuk kegiatan yang lebih strategis yang menggerakkan bisnisnya ke depan .