1. 8:00 Senin Rapat Staf Pagi
Masalah dengan pertemuan ini adalah bahwa tidak ada yang pernah siap untuk itu. Lagi pula, sudah jam 08:00 pagi pada Senin pagi — belum ada yang terjadi dan apa pun yang terjadi minggu lalu sebagian besar adalah sejarah kuno.
Masalah kedua dengan pertemuan ini adalah bahwa bagi siapa saja yang harus dipersiapkan, mereka harus bekerja Minggu malam yang baik-baik saja kadang-kadang tetapi dijamin untuk memberi Anda beberapa suara serius untuk "brengsek tahun ini" dari karyawan dan anggota keluarga karyawan.
Solusinya: jika Anda harus menjalankan rapat tim pada hari Senin, dorong ke lain waktu di pagi hari atau di sore hari. Lebih baik lagi, dorong ke Selasa pagi.
2. Rapat Status Round-the-Table
Anda tahu pertemuan ini. Ini adalah tempat di mana orang-orang bergerak di sekitar ruangan berbagi pembaruan, kisah, fantasi, dan impian terbaru mereka. Duduklah di tempat yang salah dan Anda berakhir sebagai orang ke-22 yang menawarkan pembaruan kepada kelompok yang kandung kemihnya terlalu tegang dan otak mati rasa dari pembaruan berorientasi politik yang berasal dari mulut kolega dalam fungsi yang sangat jauh.
Solusinya: temui jika Anda harus, tetapi tetapkan beberapa aturan tentang pembaruan. Minta orang untuk fokus pada berita penting yang memengaruhi semua orang atau untuk mengidentifikasi tantangan yang memerlukan bantuan dari seluruh fungsi.
Lakukan apa saja untuk membatasi deru menyakitkan pembaruan status serampangan dan melayani diri sendiri yang tidak menghasilkan disiplin yang dihasilkan rapat-rapat meja bundar.
3. Pertemuan Berulang yang Hilang Tujuannya
Setiap pertemuan yang berulang di mana tidak ada yang dapat mengingat mengapa pertemuan ini masih berlangsung adalah kandidat untuk segera dihapus.
Hukum fisika transfer ke pertemuan dan pertemuan pada jadwal cenderung tetap pada jadwal lama setelah itu telah digunakan kegunaannya di tempat kerja. Seorang manajer baru meninjau daftar pertemuan yang berulang pada jadwal timnya dan membatalkan dua di antaranya karena dia tidak dapat menemukan alasan untuk rapat ini ada. Dia menerima lebih dari beberapa ucapan terima kasih dan beberapa komentar dari orang-orang yang bertanya-tanya bagaimana dia berhasil membunuh pertemuan yang mereka coba hilangkan selama setahun terakhir.
Solusinya: tinjau semua pertemuan rutin yang Anda ajarkan kepada tim Anda atau bahwa Anda adalah peserta, dan hilangkan mereka dari kehidupan Anda dan kehidupan anggota tim Anda. Jika Anda bukan tuan rumah pertemuan, beri tahu tuan rumah niat Anda dan perspektif Anda tentang kegunaan rapat. Jika Anda adalah tuan rumah / sponsor, anggota tim jajak pendapat dan beri mereka suara dan suara. Sedikit pemerasan berulang pertemuan membuka waktu berharga untuk kegiatan lain yang lebih penting.
4. Kelompok Pertemuan Memimpin Kata
Ini adalah pertemuan di mana Anda mengumpulkan sekelompok orang untuk mengerjakan kata demi kata: visi, misi, pernyataan strategi, pernyataan lingkup dalam manajemen proyek.
Hasil dari sesi-sesi ini biasanya merupakan serangkaian kalimat yang dibuat dengan canggung yang mencerminkan kompromi dari pihak orang yang bertanggung jawab. Tidak ada seorang pun di ruangan itu yang setuju dengan produk akhir, tetapi semua orang mengangguk setuju ketika kata-kata itu bergeser keluar dari kata-kata konyol menjadi mengerikan dalam upaya untuk menghilangkan rasa sakit.
The olution: tidak pernah mengasingkan kata-kata kasar dari sesuatu ke komite. Bawalah item yang dipertanyakan sendiri, lepaskan dari beberapa rekan dan ketika Anda mendekati sesuatu yang mulai bekerja untuk Anda, sangat hati-hati meminta masukan dari grup. Ajukan pertanyaan klarifikasi, ambil catatan yang bagus lalu hapus dan buat ulang pernyataan, ulangi proses seperlunya.
5. Pertemuan Strategi Template
Saya mengakhiri di mana saya memulai, dengan pertemuan strategi yang sangat rusak yang diuraikan dalam pembukaan artikel ini.
Tidak ada proses magis atau template atau bahkan serangkaian langkah sederhana yang membantu kejelasan strategis muncul. Melakukan analisis SWOT (kekuatan, kelemahan, peluang, dan ancaman) tidak selalu berada pada jalur kritis untuk sampai pada penilaian kondisi dan peluang yang akurat. Dan jumlah serta target dan pertumbuhan bukanlah strategi. Waspadalah terhadap siapa pun yang menyarankan bahwa mereka memiliki proses yang sederhana untuk topik rumit ini.
Solusinya: Investasikan pada fasilitator atau penasihat strategi yang berkualifikasi dan berpengalaman yang memahami bagaimana memandu, terkadang memimpin dan kadang-kadang mengikuti dalam mengejar pengembangan strategi yang dapat ditindaklanjuti dan bermakna. Profesional yang tepat akan meminta pertanggungjawaban kelompok untuk menemukan jawaban atas pertanyaan yang benar (sulit) yang harus dijawab di jalan menuju kejelasan strategis.
Garis bawah
Pertemuan adalah peluang yang tak ternilai untuk menghubungkan, berkomunikasi, membangun hubungan, dan menstimulasi pemecahan masalah secara kreatif. Mereka juga merupakan peluang yang matang untuk digunakan secara berlebihan dan bahkan penyalahgunaan. Berusaha menjadi manajer yang menghargai kekuatan dan pentingnya rapat. Gunakan forum-forum ini untuk alasan yang benar dengan merancangnya untuk fokus pada isu-isu kunci, mencari ide dan yang penting, menghargai waktu yang diberikan setiap orang ke dalam sesi. Anggota tim Anda akan menghargai pendekatan positif Anda lebih dari yang pernah Anda ketahui.